Cómo organizar una competición de atletismo sin perder el control

Una competición de atletismo se organiza en tres líneas paralelas: programa deportivo, participantes y logística del recinto. Empieza por confirmar las pruebas y los horarios; después abre las inscripciones, asigna el jurado y comprueba permisos y reservas. En la última semana, convierte los datos en listas de salida, instrucciones y formularios listos para imprimir. El día de la competición, separa claramente inscripción, jurado, calentamiento, competición y catering para que cada equipo sepa dónde ir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer el programa de la competición
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Procesar las inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar las pruebas de competición
2 personas
7
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Hacer reservas
10
Comprobar permisos
11
Seguir la previsión del tiempo
12
Crear la lista final de participantes
2 personas
13
Preparar las listas de salida
2 personas
14
Imprimir instrucciones del jurado
15
Informar a los participantes
16
Hacer la compra
3 personas
17
Ordenar los dorsales
2 personas
18
Preparar los lotes de medallas
2 personas
19
Preparar los formularios de competición
2 personas
20
Comprobar el material
3 personas
21
Cargar las baterías
22
Llenar las neveras portátiles
2 personas
23
Inspeccionar el recinto
3 personas
24
Montar la mesa de inscripción
3 personas
25
Montar las mesas del jurado
4 personas
26
Colocar las sillas del público
4 personas
27
Marcar la zona de salida y meta
4 personas
28
Delimitar las zonas de salto y lanzamiento
5 personas
29
Colocar vallas y esterillas
4 personas
30
Probar el sistema de megafonía
2 personas
31
Probar los relojes de competición
2 personas
32
Colgar señalización
2 personas
33
Preparar el catering
3 personas
34
Abastecer las mesas del jurado
2 personas
35
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
36
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
2 personas
38
Recibir a los miembros del jurado
2 personas

Evento

39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Repartir dorsales
3 personas
41
Realizar la última revisión del recorrido
3 personas
42
Preparar los anuncios de apertura
2 personas
43
Reunir a los grupos de salida
3 personas
44
Supervisar las competiciones
8 personas
45
Registrar horarios
3 personas
46
Anotar los intentos y las distancias
5 personas
47
Dar las órdenes de salida
2 personas
48
Supervisar los puestos del recorrido
6 personas
49
Informar al público
50
Servir las bebidas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir fruta y snacks
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Trasladar el material de competición
4 personas
55
Comprobar los resultados
2 personas
56
Preparar los premios
2 personas
57
Gestionar la entrega de premios
3 personas
58
Hacer los anuncios finales
59
Despedir a los participantes
2 personas
60
Recoger los formularios de la competición
2 personas

Seguimiento

61
Despejar el recinto
5 personas
62
Recoger las vallas y los colchones
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Separar y desechar los residuos
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger el catering
3 personas
67
Limpiar el recinto
4 personas
68
Publicar los resultados
2 personas
69
Clasificar los objetos perdidos
70
Limpiar el material
3 personas
71
Guardar el material
3 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Enviar los resultados por correo a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas del juradocant. 8
Mesas de cateringcant. 4
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Material deportivo

Bloques de salidacant. 8
Vallascant. 20
Barras de salto de alturacant. 2
Listones de salto de alturacant. 4
Colchonetas de salto de alturacant. 2
Tablas de saltocant. 2
Cintas métricascant. 6
Barras de medicióncant. 4
Balascant. 4
Lanzamiento de discocant. 4
Lanzascant. 6
Testigos de relevocant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 50
Cinta de balizamientocant. 6
Pistola de salida
Cartuchos para pistola de salidacant. 2
Cintas de metacant. 6
Banderas de la competicióncant. 12
Cinturones para dorsalescant. 180
Portapapeles del juradocant. 20
Portapapelescant. 10
Chalecos del juradocant. 20
Chalecos para voluntarioscant. 15
Cintas de medallacant. 60
Portamedallascant. 60
Trofeoscant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Mantas térmicascant. 10
Sombrillascant. 4

Equipo

Cronómetros electrónicoscant. 3
Cronómetroscant. 8
Sistema de megafonía
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Portátilescant. 3
Impresorascant. 2
Impresoras de etiquetas

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Faroles LEDcant. 8

Decoración

Paneles de señalizacióncant. 14
Banners de salida y llegadacant. 4
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Botellas térmicascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Fregaderoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Indica cada prueba, categoría, hora prevista y tiempo de transición; si cambias una prueba después, tendrás que rehacer invitaciones, listas y horarios.
Fija una fecha límite de inscripción y deja al menos 3 días para procesar los datos. Recoge también las preferencias dietéticas en el mismo formulario, no por mensajes sueltos de última hora.
Asigna el jurado y los voluntarios por función, no solo por nombre. Prepara instrucciones impresas para cada mesa y confirma quién controla salidas, tiempos, mediciones, resultados y atención a participantes.
Haz una inspección del recinto como máximo 48 horas antes y otra al llegar. Comprueba bloques de salida, vallas, zonas de salto y lanzamiento, señalización, megafonía, cronómetros y baterías antes de montar las mesas.
Prepara los dorsales, formularios, listas de salida y lotes de medallas el día anterior. Llena las neveras portátiles y coloca la mesa de inscripción con antelación para que el registro no retrase la primera prueba.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de atletismo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varias pruebas, jurado y muchos participantes. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar permisos, revisar el tiempo y preparar listas y material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones al menos 5 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para procesar los datos, crear las listas de salida, comprobar las pruebas y preparar dorsales y formularios.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Revisa el recinto, el material deportivo, la megafonía y los cronómetros entre 24 y 48 horas antes. También deben estar listos los dorsales, las instrucciones del jurado, las medallas y las neveras portátiles.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de atletismo?: Como punto de partida, asigna 1 persona para la inscripción, 2 para cada mesa del jurado y al menos 1 responsable por zona técnica. Añade 2 o 3 personas para circulación, atención a participantes y cambios entre pruebas.

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