Organiser une compétition d’athlétisme : la méthode

Commencez par fixer le programme des épreuves, le format de la journée et les règles d’inscription. Vous pourrez ensuite engager le jury, répartir les bénévoles et réserver les installations adaptées. Les dernières semaines servent à consolider les listes de départ, les besoins alimentaires et les autorisations. La veille, contrôlez chaque équipement, rechargez les batteries et préparez l’accueil pour éviter les retards au premier départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le programme de la compétition
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Valider les épreuves du concours
2 personnes
7
Contacter les membres du jury
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Vérifier les autorisations
11
Suivre les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
13
Établir les listes de départ
2 personnes
14
Imprimer les instructions du jury
15
Informer les participants
16
Faire les courses
3 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Composer les packs de médailles
2 personnes
19
Préparer les formulaires de concours
2 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Recharger les batteries
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Installer la table d’inscription
3 personnes
25
Installer les tables du jury
4 personnes
26
Installer les sièges du public
4 personnes
27
Marquer la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
28
Délimiter les zones de saut et de lancer
5 personnes
29
Installer les haies et les tapis
4 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Tester les horloges de course
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Préparer le catering
3 personnes
34
Approvisionner les tables du jury
2 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes
38
Accueillir les membres du jury
2 personnes

Événement

39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Effectuer le dernier contrôle du parcours
3 personnes
42
Annonces d’ouverture
2 personnes
43
Rassembler les groupes de départ
3 personnes
44
Encadrer les matchs
8 personnes
45
Enregistrement des horaires
3 personnes
46
Noter les essais et les distances
5 personnes
47
Donner les consignes de départ
2 personnes
48
Tenir les postes du parcours
6 personnes
49
Informer le public
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des fruits et des snacks
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Déplacer le matériel de compétition
4 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Préparer les prix
2 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Faire les annonces de fin
59
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes
60
Rassembler les formulaires de compétition
2 personnes

Suivi

61
Dégager le site
5 personnes
62
Ranger les haies et les tapis
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger le service traiteur
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Publier les résultats
2 personnes
69
Trier les objets trouvés
70
Nettoyer le matériel
3 personnes
71
Stocker le matériel
3 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Envoyer les résultats par e-mail aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 8
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Montants de saut en hauteurqté 2
Barres de saut en hauteurqté 4
Tapis de saut en hauteurqté 2
Planches de saut en longueurqté 2
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Ballesqté 4
Lancer du disqueqté 4
Lancesqté 6
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 50
Ruban de balisageqté 6
Pistolet de départ
Cartouches pour pistolet de départqté 2
Rubans d’arrivéeqté 6
Drapeaux de matchqté 12
Ceintures de dossardqté 180
Presse-papiers pour le juryqté 20
Porte-blocsqté 10
Gilets de juryqté 20
Gilets de bénévolesqté 15
Rubans de médailleqté 60
Porte-médaillesqté 60
Trophéesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Couvertures de survieqté 10
Parasolsqté 4

Équipement

Chronomètres électroniquesqté 3
Chronomètresqté 8
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Imprimantes d’étiquettes

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Panneaux de signalisationqté 14
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Bouteilles isothermesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4
Lavabosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les épreuves, les horaires prévus et les catégories concernées. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences qui utilisent la même zone.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la compétition afin de produire les listes de départ, trier les dossards et transmettre les informations aux participants. Une liste définitive évite de modifier les séries le matin même.
Répartissez les bénévoles par zone, pas seulement par créneau : accueil, jury, départ, arrivées, concours et ravitaillement nécessitent des responsables identifiés. Prévoyez un remplaçant pour chaque poste critique.
Vérifiez le matériel avec le programme en main : blocs de départ, haies, barres et tapis de saut, planches, mètres rubans, témoins et chronomètres doivent être associés à une épreuve précise. Testez aussi le pistolet de départ, les cartouches et la sonorisation avant l’ouverture.
Inspectez le site la veille et prévoyez les installations dans l’ordre d’utilisation : tentes, tables d’inscription, tables du jury, balisage et zones d’attente. Consultez les prévisions météo au moins 48 heures avant pour ajuster les espaces couverts et les glacières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une compétition avec plusieurs épreuves. Ce délai permet d’ouvrir les inscriptions, confirmer le jury, vérifier les autorisations et réserver le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition d’athlétisme ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Il vous restera assez de temps pour traiter les inscriptions, établir les listes de départ, préparer les dossards et informer les participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au moins 1 responsable par zone active et ajoutez un remplaçant pour les postes essentiels. Pour une journée avec accueil, jury, départs, arrivées et concours, comptez souvent 10 à 15 bénévoles, selon le nombre d’épreuves.
Quand vérifier le matériel d’athlétisme ?: Faites un premier contrôle une semaine avant, puis un contrôle complet la veille. Testez les chronomètres électroniques, la sonorisation et le pistolet de départ, et rechargez toutes les batteries avant l’installation.

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