Zo organiseer je een atletiekvereniging open dag

Begin met datum, programma en accommodatie voordat je publiciteit maakt. Werk daarna de begeleiding, aanmeldingen en materialen uit per sportonderdeel: van startblokken en horden tot meetlinten en stopwatches. Plan de open dag in duidelijke blokken, zodat deelnemers weten waar ze moeten verzamelen en vrijwilligers weten welke post zij bemannen. Regel uiterlijk een week vooraf de toegang, leveringen, deelnemerslijst en het weersplan; juist die praktische zaken raken anders snel ondergesneeuwd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sportaccommodatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Trainers en begeleiders vastleggen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Posters ophangen
2 personen
11
Aanmeldformulier openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Programma en route publiceren
16
Leveringen bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Sleutels en toegang regelen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Naamstickers voorbereiden
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Weersplan klaarzetten
2 personen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
31
Sportstations uitzetten
4 personen
32
Atletiekmateriaal klaarzetten
3 personen
33
Pijlen en programmaborden plaatsen
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Prijzentafel inrichten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

38
Registratietafel bemannen
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Naamstickers uitdelen
2 personen
41
Opening aankondigen
42
Rondleiding geven
3 personen
43
Sprinttraining begeleiden
2 personen
44
Werptraining begeleiden
2 personen
45
Springtraining begeleiden
2 personen
46
Estafette begeleiden
3 personen
47
Jeugdspel begeleiden
3 personen
48
Wedstrijdinformatie uitdelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Cateringvoorraad controleren
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Foto's maken
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Nieuwe leden informeren
2 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Barbecuehapjes serveren
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Voorraad terugplaatsen
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Materialen retourneren
2 personen
74
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
75
Foto's en deelnemerslijst archiveren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Kleedhokrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Startblokkenaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Hordenaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Slingerkogelsaantal 6
Werpsperenaantal 6
Kogelsaantal 6
Springtouwenaantal 10
Hoogspringlattenaantal 3
Hoogspringstandaardsaantal 2
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Startpistool
Nummerhesjesaantal 50
Medaillelintenaantal 50

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast in blokken van 30 tot 45 minuten en koppel per onderdeel een trainer, begeleider en materiaalverantwoordelijke. Zo voorkom je dat dezelfde vrijwilliger tegelijk bij het sprinten en werpen nodig is.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en route bekend zijn. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor de open dag, zodat je naamstickers, deelnemerslijst en catering kunt voorbereiden.
Controleer sportmateriaal minstens 7 dagen vooraf en tel per onderdeel wat nodig is. Kijk onder meer naar startblokken, estafettestokjes, horden, pionnen, meetlinten en stopwatches; ontbrekende spullen vallen op de dag zelf te laat op.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 5 dagen vooraf en geef iedere vrijwilliger een starttijd, post en telefoonnummer van de coördinator. Plan bovendien minimaal één reserve per groot onderdeel, omdat uitval op een open dag vaak pas die ochtend wordt gemeld.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zet een alternatief programma klaar. Leg vast waar partytenten, tafels, koelboxen en geluidsapparatuur komen en wie bij regen of harde wind de route en onderdelen aanpast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een atletiekvereniging open dag?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, accommodatie, programma en vergunningen. Werving van vrijwilligers en promotie kunnen daarna direct starten; controleer materialen en leveringen uiterlijk 7 dagen voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een atletiekvereniging open dag?: Reken op minimaal 1 begeleider per actief sportonderdeel en 1 coördinator voor ontvangst en planning. Bij 6 gelijktijdige onderdelen kom je meestal uit op 8 tot 10 vrijwilligers, inclusief 1 of 2 reserves.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een atletiek open dag?: Sluit de inschrijving 3 dagen vooraf. Dan heb je tijd om de deelnemerslijst af te drukken, naamstickers te maken, dieetwensen door te geven en de groepsindeling aan de trainers te bezorgen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een atletiekvereniging open dag?: Neem 48 uur vooraf een besluit over aanpassingen en communiceer dat uiterlijk de avond ervoor. Gebruik een vooraf uitgewerkt alternatief met beschutte ontvangst, kortere onderdelen en veilige opslag van materialen; bij onweer gaan buitenonderdelen niet door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.