Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del club de atletismo

Una jornada de puertas abiertas de atletismo necesita algo más que preparar pistas y ejercicios. Primero define la fecha, el programa y el uso de la instalación; después asegura permisos, seguro, entrenadores y voluntarios. Las inscripciones te permiten prever participantes, preferencias dietéticas y material, mientras que un horario publicado evita esperas el día del evento. Esta guía sigue el orden práctico de preparación, desde la convocatoria hasta el acceso, la recepción y el plan alternativo si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la instalación deportiva
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Asignar entrenadores y monitores
2 personas
6
Reclutar voluntarios
2 personas
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar promoción en redes sociales
10
Colgar pósters
2 personas
11
Abrir el formulario de inscripción
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
15
Publicar el programa y la ruta
16
Confirmar entregas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Gestionar llaves y acceso
19
Imprimir la lista de participantes
20
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Preparar el plan para lluvia
2 personas
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Montar tiendas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Montar el buffet de catering
3 personas
31
Montar estaciones deportivas
4 personas
32
Preparar el material de atletismo
3 personas
33
Colocar flechas y carteles del programa
2 personas
34
Probar la música y el micrófono
2 personas
35
Montar la mesa de premios
2 personas
36
Instruir a los voluntarios
2 personas
37
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

38
Atender la mesa de registro
3 personas
39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
40
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
41
Anunciar la apertura
42
Guiar la visita
3 personas
43
Dirigir el entrenamiento de sprint
2 personas
44
Guiar el entrenamiento de lanzamiento
2 personas
45
Dirigir el entrenamiento de primavera
2 personas
46
Acompañar el relevo
3 personas
47
Dirigir el juego juvenil
3 personas
48
Repartir la información de la competición
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Comprobar el stock de catering
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Tomar fotos
56
Entregar premios
2 personas
57
Informar a los nuevos miembros
2 personas
58
Anunciar el programa de la noche
59
Servir aperitivos de barbacoa
3 personas
60
Lavar la vajilla
2 personas
61
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

62
Reunir material deportivo
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las tiendas
4 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Recoger el catering
3 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Devolver el stock al almacén
2 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Devolver los artículos prestados
2 personas
75
Archivar las fotos y la lista de participantes
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Percheros para vestuarioscant. 2
Papeleracant. 8

Material deportivo

Bloques de salidacant. 4
Testigos de relevocant. 12
Vallascant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 30
Pelotas de mariposacant. 6
Jabalinascant. 6
Balascant. 6
Cuerdas para saltarcant. 10
Listones de salto de alturacant. 3
Soportes de salto de alturacant. 2
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 8
Pistola de salida
Dorsalescant. 50
Cintas de medallacant. 50

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Cuencoscant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Pinzascant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Mantelescant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Incluye las disciplinas o actividades previstas, los horarios y la ruta de acceso para que las familias sepan cuánto durará la visita.
No dejes los permisos, el seguro y la reserva de la instalación para la última semana. Compruébalos al inicio y confirma por escrito quién tiene las llaves, a qué hora se abre el recinto y dónde se puede aparcar o dejar el material.
Abre el formulario con suficiente antelación para conocer el número de participantes y sus preferencias dietéticas. Imprime la lista el día anterior y prepara las etiquetas con nombres para agilizar la recepción.
Asigna entrenadores, monitores y voluntarios por zonas, no solo por turnos. Deja una persona responsable de la entrada, otra del material y otra de la comunicación por megafonía, y confirma las entregas antes del montaje.
Comprueba el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y activa el plan para lluvia si es necesario. Protege el sonido y el material eléctrico, y decide con antelación qué actividades se trasladan, se acortan o se cancelan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de atletismo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la instalación, comprobar permisos y seguro, reclutar voluntarios y preparar la promoción. Abre las inscripciones al menos 3 semanas antes y confirma el programa durante la última semana.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una jornada de atletismo?: Ciérralas entre 3 y 5 días antes si necesitas imprimir dorsales, etiquetas y listas, comprar aperitivos o distribuir grupos. Mantén un margen para contactar a quienes hayan dejado incompletos sus datos o preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas de atletismo?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 participantes, además de los entrenadores y monitores. Añade al menos 2 personas para recepción y apoyo general cuando haya varias zonas de actividad.
¿Cuándo hay que preparar el material y el plan para la lluvia?: Haz una comprobación completa del material 2 o 3 días antes y vuelve a revisarlo al montar. Toma la decisión sobre la lluvia entre 24 y 48 horas antes, cuando el pronóstico sea más fiable, y comunica cualquier cambio a participantes y voluntarios.

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