Tag der offenen Tür im Leichtathletikverein organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Leichtathletikverein braucht mehr als ein paar Sportstationen auf dem Platz. Lege zuerst Datum, Programm und den Ablauf der Stationen fest, bevor du Helfer einteilst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Sportstätte, Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und die praktische Ausstattung. Plane außerdem früh, wer Zugang, Technik, Getränke, Snacks und den Wetterwechsel übernimmt. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für die Besucher statt für letzte Telefonate.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Sportstätte reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Trainer und Betreuer festlegen
2 Personen
- 6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung in sozialen Medien posten
- 10
Poster aufhängen
2 Personen
- 11
Anmeldeformular öffnen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 15
Programm und Route veröffentlichen
- 16
Lieferungen bestätigen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Schlüssel und Zugang organisieren
- 19
Teilnehmerliste ausdrucken
- 20
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Materialien prüfen
2 Personen
- 25
Wetterplan vorbereiten
2 Personen
- 26
Gelände inspizieren
2 Personen
- 27
Zelte aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 31
Sportstationen aufbauen
4 Personen
- 32
Leichtathletikmaterial bereitstellen
3 Personen
- 33
Schilder für Pfeile und Programm aufstellen
2 Personen
- 34
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 35
Preistisch aufbauen
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 37
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 38
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
- 39
Besucher begrüßen
3 Personen
- 40
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
- 41
Eröffnung ankündigen
- 42
Führung geben
3 Personen
- 43
Sprinttraining betreuen
2 Personen
- 44
Wurftraining begleiten
2 Personen
- 45
Springtraining begleiten
2 Personen
- 46
Staffellauf begleiten
3 Personen
- 47
Jugendspiel betreuen
3 Personen
- 48
Wettkampfinformationen verteilen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Cateringvorräte überprüfen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 55
Fotos machen
- 56
Preise überreichen
2 Personen
- 57
Neue Mitglieder informieren
2 Personen
- 58
Abendprogramm ankündigen
- 59
Grillsnacks servieren
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 61
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Sportgeräte sammeln
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Zelte abbauen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Catering aufräumen
3 Personen
- 68
Gelände reinigen
4 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Vorräte zurückstellen
2 Personen
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 73
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 75
Fotos und Teilnehmerliste archivieren
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 4
- UmkleidegarderobenAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- StartblöckeAnz. 4
- StaffelstäbeAnz. 12
- HürdenAnz. 12
- KegelAnz. 40
- MarkierscheibenAnz. 30
- SchleuderbälleAnz. 6
- WurfspeereAnz. 6
- KugelnAnz. 6
- SpringseileAnz. 10
- HochsprunglattenAnz. 3
- HochsprungständerAnz. 2
- MessbänderAnz. 4
- StoppuhrenAnz. 6
- PfeifenAnz. 8
- Startpistole
- NummernwestenAnz. 50
- MedaillenbänderAnz. 50
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- SchälchenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- InfotafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 15
- TischdeckenAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm in klaren Zeitblöcken fest und veröffentliche Route und Stationen rechtzeitig. Für Lauf, Sprung und Wurf sollten feste Betreuer eingeteilt sein, damit Startblöcke, Hürden, Messbänder und Stoppuhren nicht zwischen den Stationen wandern.
- Öffne die Anmeldung früh und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche. Drucke die Teilnehmerliste aus und bereite Namensaufkleber vor; am Eingang verhindert das Rückfragen und lange Schlangen.
- Plane Helfer nicht nur für die Sportangebote ein. Du brauchst zusätzlich feste Zuständigkeiten für Schlüssel und Zugang, Lautsprecher und Mikrofon, Getränke, Snacks, Abfallbehälter sowie die Ausgabe von Medaillenbändern.
- Bestätige Lieferungen und prüfe Materialien spätestens am Vortag. Dazu gehören auch Verlängerungskabel, Kühlboxen, Thermoskannen, Tische, Sitzgelegenheiten und Umkleidegarderoben.
- Erstelle einen Wetterplan, bevor die Vorhersage unsicher wird. Entscheide konkret, welche Stationen in Partyzelte verlegt, verkürzt oder abgesagt werden und wer die Änderung den Angemeldeten mitteilt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Leichtathletikverein planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Reservierung der Sportstätte. Genehmigungen, Versicherung und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Leichtathletikverein?
- Plane mindestens einen Betreuer pro Sportstation und zusätzlich 3 bis 5 Personen für Eingang, Verpflegung, Technik und Material. Bei mehreren parallelen Stationen sollte eine Person als Einsatzleitung frei bleiben.
- Wann sollte man die Anmeldung für den Tag der offenen Tür öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung und schließe es 2 bis 3 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerliste, Namensaufkleber, Snacks und Ernährungswünsche rechtzeitig vorbereiten.
- Was braucht man bei schlechtem Wetter für einen Leichtathletik-Schnuppertag?
- Lege mindestens 48 Stunden vorher fest, welche Angebote ausfallen oder unter Partyzelte beziehungsweise in geschützte Bereiche wechseln. Informiere angemeldete Besucher spätestens am Vorabend über den geänderten Ablauf.
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