Organiser une journée portes ouvertes dans un club d’athlétisme

Une journée portes ouvertes d’athlétisme se prépare d’abord comme une séance sportive, puis comme un événement d’accueil. Commencez par bloquer la date, le programme et l’installation, avant de recruter les encadrants et les bénévoles. Les inscriptions permettent ensuite d’anticiper les groupes, les besoins alimentaires et les étiquettes nominatives. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les livraisons, l’accès au site et la solution prévue en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver l’installation sportive
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
10
Accrocher les affiches
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Publier le programme et l’itinéraire
16
Confirmer les livraisons
17
Vérifier les prévisions météo
18
Organiser les clés et l’accès
19
Imprimer la liste des participants
20
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Préparer le plan météo
2 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Installer les stations sportives
4 personnes
32
Mettre le matériel d'athlétisme en place
3 personnes
33
Installer les flèches et les panneaux du programme
2 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Mettre en place la table des prix
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
41
Annoncer l'ouverture
42
Faire la visite guidée
3 personnes
43
Encadrer l’entraînement de sprint
2 personnes
44
Encadrer l'entraînement au lancer
2 personnes
45
Encadrer l'entraînement de saut
2 personnes
46
Encadrer le relais
3 personnes
47
Encadrer le jeu des jeunes
3 personnes
48
Distribuer les informations de la compétition
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Vérifier le stock de restauration
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Prendre des photos
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Informer les nouveaux membres
2 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Servir les amuse-bouches du barbecue
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Remettre le stock en place
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Retourner les matériels
2 personnes
74
Rendre les objets empruntés
2 personnes
75
Archiver les photos et la liste des participants
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Portants pour vestiaireqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Blocs de départqté 4
Témoins de relaisqté 12
Haiesqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Boules de jonglageqté 6
Javelotsqté 6
Ballesqté 6
Cordes à sauterqté 10
Barres de saut en hauteurqté 3
Poteaux de saut en hauteurqté 2
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Pistolet de départ
Dossardsqté 50
Rubans de médailleqté 50

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pincesqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Nappesqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez l’installation sportive avant d’annoncer la date : vérifiez les autorisations, l’assurance et les conditions d’accès au site au moins 6 à 8 semaines à l’avance.
Construisez le programme autour de petits ateliers : prévoyez un encadrant par zone et confirmez les accompagnateurs avant d’ouvrir les inscriptions, afin d’éviter des groupes trop nombreux.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la journée. Imprimez ensuite la liste des participants, préparez les étiquettes nominatives et regroupez les besoins alimentaires au même moment.
Faites l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant : blocs de départ, haies, cônes, chronomètres, sifflets et matériel de saut doivent être comptés, testés et répartis par atelier.
Ne laissez pas la météo au dernier jour. Consultez les prévisions 48 heures avant, confirmez les livraisons et préparez une solution pour les tentes, les tables, l’accueil et les activités qui ne peuvent pas rester dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver l’installation, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les bénévoles, puis promouvoir l’événement et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant la date. Fermez-le 5 à 7 jours avant afin d’imprimer la liste, préparer les badges et répartir les participants entre les ateliers.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum un référent par atelier, une personne à l’accueil et une personne pour la logistique. Pour 30 à 40 participants, cela représente généralement 6 à 8 bénévoles, selon le programme et l’âge des participants.
Quand vérifier le matériel et la météo avant l’événement ?: Faites un contrôle complet du matériel 3 à 5 jours avant, puis une vérification rapide le matin même. Consultez les prévisions à 48 heures et confirmez le plan météo la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.