Zo organiseer je een asieldag zonder last-minute chaos

Begin met de randvoorwaarden: leg de datum en locatie vast, controleer vergunningen en stem de dag af met de dierenarts. Maak daarna de dierenlijst en bepaal hoeveel bezoekers, begeleiders en verblijven je aankunt. Wervingswerk voor vrijwilligers, uitnodigingen en aanmeldingen volgt vóór je de presentatie- en cateringdetails uitwerkt. In de laatste week draait alles om veiligheid, duidelijke looproutes, diereninformatie en een gecontroleerde opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Dierenlijst samenstellen
2 personen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Dierenpresentaties plannen
2 personen
8
Adoptie-informatie voorbereiden
2 personen
9
Reservering materialen maken
10
Dierenarts informeren
11
Vergunningen controleren
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Dierenbegeleiders instrueren
2 personen
15
Bezoekersregels opstellen
2 personen
16
Promotie online plaatsen
17
Dierenprofielen afdrukken
2 personen
18
Naambadges voorbereiden
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dierenverblijven schoonmaken
4 personen
22
Dieren gezondheid controleren
2 personen
23
Dierenverblijven markeren
2 personen
24
Koelwaren koud zetten
2 personen
25
Materialen klaarzetten
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Dierenverblijven inrichten
4 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Adoptietafels inrichten
2 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Geluid en microfoon testen
2 personen
36
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
37
Veiligheidsinstructie geven
2 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Bezoekers registreren
2 personen
40
Dieren rondleiden
6 personen
41
Adoptiegesprekken voeren
4 personen
42
Dierenpresentaties verzorgen
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Dierenverblijven controleren
4 personen
47
Afval en servies verzamelen
2 personen
48
Toezicht bij dierencontact
4 personen
49
Nieuwe adopties registreren
2 personen
50
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
51
Dieren terugplaatsen
4 personen
52
Voorraden veilig opbergen
2 personen

Nazorg

53
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
54
Partytenten afbreken
4 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Dierenverblijven reinigen
4 personen
59
Materialen inventariseren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Adoptieafspraken bevestigen
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verwerken
63
Foto's en documenten archiveren
64
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Ontvangstbalie
Dierenverblijvenaantal 12
Hekpanelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 6
Dierenpostersaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 16
Voerbakkenaantal 16
Drinkflessenaantal 8
Dierenriemenaantal 12
Dierentuigenaantal 8
Transportboxenaantal 8
Kattenbakkenaantal 8
Hondenpoepzakjesaantal 500
Dierenhanddoekenaantal 20
Hondenborstelsaantal 4
Kattenspeeltjesaantal 12
Hondenspeeltjesaantal 12
Dierenhekjesaantal 6
Kooienaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Handdesinfectieaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Adoptieformulierenaantal 80
Bezoekersstickersaantal 150

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan dierenpresentaties in blokken en houd ruimte tussen twee momenten. Zo kunnen dierenbegeleiders dieren terugbrengen, verblijven controleren en bezoekersvragen beantwoorden zonder opstopping.
Maak de plattegrond vóór je materialen reserveert. Teken ontvangstbalie, dierenverblijven, hekpanelen, zitplaatsen en vluchtroutes in; controleer daarna of verlengsnoeren en stekkerdozen veilig buiten looproutes liggen.
Geef vrijwilligers uiterlijk enkele dagen vooraf een concrete indeling en korte instructie. Wijs per dier of verblijf een vaste begeleider aan en leg bezoekersregels zichtbaar bij de ingang.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet koelwaren op tijd koud. Controleer daarnaast koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, bekers, borden en bestek voordat de boodschappen worden gedaan.
Maak dierenprofielen, naamkaartjes en adoptie-informatie vooraf compleet en controleer gezondheid en verblijf op de dag zelf. Een ontbrekend profiel of onduidelijke status leidt snel tot verkeerde verwachtingen bij bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een asieldag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, dierenlijst en vergunningen. Werving, uitnodigingen en aanmeldingen kunnen daarna in de weken voor de dag worden opgevolgd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een asieldag?: Reken minimaal één vaste begeleider per actief gepresenteerd dier of verblijf, plus aparte mensen voor ontvangst, catering en coördinatie. Maak de definitieve indeling zodra het aantal dieren en aanmeldingen bekend is, uiterlijk enkele dagen vooraf.
Hoe plan je dierenpresentaties op een asieldag?: Werk met korte blokken van ongeveer 15 tot 20 minuten en plan minstens 10 minuten wisseltijd. Zo blijft er tijd voor veilig verplaatsen, schoonmaak en vragen zonder dat presentaties door elkaar lopen.
Wat moet je op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer vóór de ontvangst de dierengezondheid, gemarkeerde verblijven, hekpanelen, looproutes en de werking van microfoons en speakers. Zet daarna pas koffie, koelwaren en informatiemateriaal klaar, zodat veiligheid niet ondersneeuwt in de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.