Organiser une journée d’adoption, étape par étape

Une journée d’adoption se prépare d’abord autour des animaux, puis du parcours des visiteurs. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et établir la liste des animaux présents. Ensuite, constitue l’équipe de bénévoles, organise les inscriptions et prépare les profils, les enclos et les informations d’adoption. Les derniers jours servent surtout à confirmer la santé des animaux, le matériel et la répartition des rôles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des animaux
2 personnes
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Planifier les présentations d'animaux
2 personnes
8
Préparer les informations sur l’adoption
2 personnes
9
Créer une réservation de matériel
10
Informer le vétérinaire
11
Vérifier les autorisations
12
Créer le plan
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Informer les accompagnateurs d'animaux
2 personnes
15
Rédiger les règles pour les visiteurs
2 personnes
16
Publier la promotion en ligne
17
Imprimer les profils des animaux
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Nettoyer les enclos d’animaux
4 personnes
22
Vérifier la santé des animaux
2 personnes
23
Balisier les enclos
2 personnes
24
Mettre les produits frais au froid
2 personnes
25
Préparer le matériel
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Aménager les enclos pour animaux
4 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Installer les tables d’adoption
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Tester le son et le micro
2 personnes
36
Inscrire les bénévoles
2 personnes
37
Donner les consignes de sécurité
2 personnes

Événement

38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
40
Faire visiter les animaux
6 personnes
41
Conduire les entretiens d’adoption
4 personnes
42
Animer les présentations animalières
3 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vérifier les enclos des animaux
4 personnes
47
Rassembler les déchets et la vaisselle
2 personnes
48
Supervision des contacts avec les animaux
4 personnes
49
Enregistrer les nouvelles adoptions
2 personnes
50
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
51
Remettre les animaux en place
4 personnes
52
Stocker les fournitures en lieu sûr
2 personnes

Suivi

53
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
54
Démonter les tentes de fête
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Nettoyer les enclos des animaux
4 personnes
59
Inventorier le matériel
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Confirmer les rendez-vous d'adoption
2 personnes
62
Traiter les objets trouvés
63
Archiver les photos et les documents
64
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Accueil
Enclos pour animauxqté 12
Panneaux de clôtureqté 24
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Affiches d’animauxqté 12
Badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 16
Gamellesqté 16
Bouteilles d’eauqté 8
Laisses pour chiensqté 12
Matériel pour animauxqté 8
Caisses de transportqté 8
Bacs à litièreqté 8
Sacs à crottes pour chiensqté 500
Serviettes pour animauxqté 20
Brosses pour chiensqté 4
Jouets pour chatsqté 12
Jouets pour chienqté 12
Barrières pour animauxqté 6
Cagesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6
Gants jetablesqté 4
Panneaux d'avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Formulaires d'adoptionqté 80
Autocollants visiteursqté 150

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de lancer les invitations : il faut ensuite vérifier les autorisations, prévenir le vétérinaire et réserver les enclos, tables, chaises et panneaux de clôture.
Prépare les informations d’adoption au moins une semaine avant l’événement. Imprime un profil par animal et prévois des badges nominatifs pour distinguer bénévoles, accompagnateurs et visiteurs.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zone avant le jour J : accueil, présentations, surveillance des enclos, inscriptions et accompagnement des familles ne doivent pas reposer sur la même personne.
Confirme les inscriptions et les besoins alimentaires quelques jours à l’avance. Vérifie aussi les stocks, les boissons, les produits frais à conserver au froid, les gobelets, les tasses et le matériel de service.
Le matin même, contrôle la santé de chaque animal, nettoie les enclos, balise clairement les espaces et teste les rallonges, multiprises, microphones et enceintes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’adoption ?: Prévois au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et communiquer sur les animaux. Garde les 2 derniers jours pour les confirmations, les courses et les contrôles de santé.
Quand faut-il envoyer les invitations à une journée d’adoption ?: Envoie-les environ 2 semaines avant la date, dès que le lieu, les horaires et la liste provisoire des animaux sont confirmés. Fais un rappel 2 à 3 jours avant pour traiter les inscriptions et les besoins particuliers.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour les inscriptions, 1 responsable des présentations et 1 personne pour surveiller les enclos par zone. Ajoute un remplaçant pour chaque poste qui ne peut pas rester vide.
Que faut-il préparer la veille d’une journée d’adoption ?: La veille, termine l’impression des profils, prépare les badges, vérifie les stocks et rassemble le matériel. Mets les produits frais au froid, prépare les enclos et confirme les horaires avec les accompagnateurs des animaux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.