Zo organiseer je een arcadetoernooi zonder chaos

Begin niet met het neerzetten van de arcadekasten, maar met de capaciteit en spelregels. Bepaal hoeveel deelnemers je aankunt, reserveer de zaal en leg vast hoe rondes, tijden en scores werken. Daarna volgen inschrijvingen, materiaal en een wedstrijdschema dat past bij het aantal spelers. Test op de dag zelf netwerk, stroom, consoles en schermen voordat de eerste deelnemer arriveert. Met een registratiebalie, badges en geprinte wedstrijdkaarten houd je de doorstroming overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal reserveren
2
Toernooiregels vastleggen
2 personen
3
Deelnemerslimiet bepalen
4
Inschrijfformulier aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Arcadekasten reserveren
10
Extra consoles regelen
11
Technische benodigdheden controleren
2 personen
12
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
13
Prijzen voor winnaars regelen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Wedstrijdkaarten printen
16
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
17
Prijzen inpakken
18
Apparatuur opladen
19
Materialen per zone inpakken
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Arcadekasten plaatsen
4 personen
23
Consoles en schermen aansluiten
3 personen
24
Netwerk en stroom testen
2 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Catering klaarzetten
3 personen
27
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Proefwedstrijden uitvoeren
3 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Badges en wedstrijdkaarten uitdelen
2 personen
31
Toernooiregels toelichten
32
Eerste speelronde begeleiden
4 personen
33
Scores registreren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
36
Tussenstanden bekendmaken
37
Halve finales begeleiden
3 personen
38
Finale begeleiden
3 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
3 personen
42
Servies en afval verzamelen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Meubilair terugplaatsen
3 personen
45
Materialen inladen
3 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen
47
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
48
Scores en uitslagen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Apparatuur

Arcadekastenaantal 8
Gameconsolesaantal 4
Monitorenaantal 4
Gamecontrollersaantal 8
HDMI-kabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Netwerkswitch
Ethernetkabelsaantal 12
Wifi-router
Laptop
Printer
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Registratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Scorekaartenaantal 100
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6
Prijstrofeeënaantal 3

Servies

Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Feestverlichtingaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de deelnemerslimiet voordat je het inschrijfformulier maakt. Tel per wedstrijdzone het aantal speelplekken en houd ruimte over voor registratie, wachtrijen en ongeveer 10 minuten wisseltijd per ronde.
Leg de toernooiregels uiterlijk één week vooraf vast. Noteer onder meer de spelduur, puntentelling, tie-break en wat er gebeurt bij een technische storing; zo hoef je tijdens een spannende wedstrijd geen uitzonderingen te bedenken.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Print een reserveversie en leg wedstrijdkaarten per ronde klaar, want last-minute afmeldingen komen meestal op de toernooidag binnen.
Test stroom en netwerk minstens twee keer: bij het aansluiten en opnieuw vlak voor de start. Controleer iedere console, monitor, controller, HDMI-kabel, stekkerdoos en netwerkswitch; één ontbrekende kabel kan een hele zone stilleggen.
Richt de registratiebalie 30 minuten voor de officiële start in met badges, polsbandjes, scorekaarten, pennen en klemborden. Zet deelnemers bij binnenkomst direct op aanwezig en verzamel dieetwensen voordat je eten en drinken uitdeelt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers kan ik toelaten bij een arcadetoernooi?: Bepaal de limiet op basis van het aantal speelplekken en de gewenste rondeduur. Plan per deelnemer voldoende speeltijd en reken daarnaast ongeveer 10 minuten per ronde voor wisselen en registratie.
Hoe lang van tevoren moet ik een arcadetoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, arcadekasten en extra consoles. Verstuur uitnodigingen zodra het inschrijfformulier en de basisregels klaar zijn, zodat je uiterlijk één week vooraf het definitieve schema kunt maken.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema maken?: Maak het definitieve schema 3 tot 5 dagen voor het toernooi, nadat je aanmeldingen en afmeldingen hebt verwerkt. Print de wedstrijdkaarten uiterlijk de dag ervoor en houd een reserve-indeling bij voor late wijzigingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek te testen?: Plan op de toernooidag minstens 60 minuten voor het aansluiten en testen van alle zones. Controleer daarna 15 minuten voor de start nogmaals stroom, netwerk, beeld, geluid en controllers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.