Organiser un tournoi d’arcade sans perdre le fil

Commencez par fixer le format du tournoi avant de réserver le matériel : nombre de joueurs, jeux retenus, durée des manches et système de classement. Limitez les inscriptions selon le nombre de bornes et prévoyez des consoles supplémentaires pour éviter les temps morts. La préparation technique demande plus qu’un branchement : testez l’alimentation, le réseau, les écrans et les manettes avant l’ouverture. Le jour J, séparez clairement l’accueil, les postes de jeu et le suivi des scores.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Définir les règles du tournoi
2 personnes
3
Définir la limite de participants
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les participants
9
Réserver des bornes d’arcade
10
Prévoir des consoles supplémentaires
11
Vérifier le matériel technique
2 personnes
12
Établir le programme de la compétition
2 personnes
13
Organiser les prix pour les gagnants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Imprimer les cartes de compétition
16
Préparer les badges des participants
2 personnes
17
Emballer les prix
18
Recharger les appareils
19
Emballer les matériaux par zone
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer des bornes d’arcade
4 personnes
23
Brancher les consoles et les écrans
3 personnes
24
Tester le réseau et l’alimentation
2 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
27
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
28
Organiser les compétitions d’essai
3 personnes
29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Distribuer les badges et les cartes de jeu
2 personnes
31
Expliquer les règles du tournoi
32
Accompagner la première session de jeu
4 personnes
33
Enregistrer les scores
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
36
Annoncer les classements intermédiaires
37
Encadrer les demi-finales
3 personnes
38
Encadrer la finale
3 personnes
39
Remettre les prix
2 personnes
40
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

41
Éteindre l’équipement
3 personnes
42
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
43
Nettoyer le lieu
4 personnes
44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
45
Charger le matériel
3 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Retourner le matériel loué
2 personnes
48
Archiver les scores et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8

Équipement

Bornes d'arcadeqté 8
Consoles de jeuxqté 4
Moniteursqté 4
Manettes de jeuqté 8
Câbles HDMIqté 8
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Switch réseau
Câbles Ethernetqté 12
Routeur wifi
Ordinateur portable
Imprimante
Haut-parleursqté 2
Microphone

Inscription

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 60
Fiches de scoreqté 100
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6
Trophéesqté 3

Vaisselle

Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes lumineuses de fêteqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la limite de participants avant d’envoyer les invitations. Avec 4 bornes et des matchs de 10 minutes, prévoyez des créneaux et un tableau lisible pour éviter qu’un groupe attende sans savoir quand jouer.
Écrivez les règles sur une fiche distribuée à l’accueil : durée d’un match, nombre de manches, égalités et comportement en cas de panne. Faites-les valider avant la première partie, pas après un désaccord.
Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée des joueurs pour installer les tables, les bornes, les écrans et le comptoir d’inscription. Testez chaque multiprise, câble HDMI, manette et connexion réseau avec une partie complète.
Préparez les inscriptions par ordre d’arrivée : formulaire, badges, bracelets et fiches de score dans des piles séparées. Imprimez environ 10 % de fiches et de badges en plus pour remplacer les erreurs ou accueillir un changement de dernière minute.
Emballez les récompenses et les documents par zone la veille. Gardez les trophées, les cartes de compétition et le programme près du responsable du tournoi afin de ne pas interrompre les matchs pour les chercher.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’arcade ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour réserver la salle, confirmer les bornes et ouvrir les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour les achats, l’impression des documents et la vérification du matériel.
Combien de participants prévoir par borne d’arcade ?: Pour un tournoi fluide, comptez environ 4 à 6 participants par borne sur une session de 2 à 3 heures. Au-delà, ajoutez des créneaux précis ou des consoles supplémentaires pour limiter l’attente.
Quand tester le matériel d’un tournoi d’arcade ?: Faites un premier test complet 3 à 5 jours avant l’événement, puis un contrôle sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment les câbles, les multiprises, le réseau, les écrans et les manettes.
Que prévoir pour l’inscription le jour du tournoi ?: Installez un comptoir avec la liste des inscrits, des stylos, des badges, des bracelets et les fiches de score. Prévoyez 10 % de documents supplémentaires et terminez l’enregistrement 15 minutes avant le début des matchs.

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