Een aquathlon organiseren: zo pak je het aan

Begin met de onderdelen die de rest bepalen: datum, zwemlocatie, loopparcours en de overgang tussen beide. Controleer daarna vergunningen, verzekering, zwembadregels en eventuele verkeersmaatregelen voordat je inschrijvingen opent. Werk met een strak tijdschema, duidelijke startnummers en een vaste vrijwilligersindeling. Deelnemers hebben vooral behoefte aan praktische informatie over route, wisselzone, starttijd, materiaal en weersomstandigheden; stuur die uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zwem- en loopparcours bepalen
3 personen
3
Vergunningen controleren
2 personen
4
Verzekering controleren
5
Zwemlocatie reserveren
6
Startnummers en tijdschema maken
2 personen
7
Inschrijfformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemers bevestigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
EHBO-bezetting vastleggen
15
Zwembadregels afstemmen
2 personen
16
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
17
Routekaart maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
20
Startlijst afdrukken
21
Polsbandjes sorteren
2 personen
22
Startnummers sorteren
2 personen
23
Medaillewinnaars voorbereiden
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Materialen laden
3 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Zwemveiligheid controleren
3 personen
30
Parcours uitzetten
6 personen
31
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
37
Wedstrijdklokken synchroniseren
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
39
Kleedkamers controleren
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
3 personen
41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
43
Deelnemersbriefing geven
3 personen
44
Zwemonderdeel begeleiden
8 personen
45
Wisselzone bewaken
4 personen
46
Lopers op het parcours begeleiden
8 personen
47
Tijden registreren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Waterpost bedienen
4 personen
50
EHBO-post bemannen
2 personen
51
Finishers opvangen
4 personen
52
Handdoeken uitdelen
2 personen
53
Fruit en snacks serveren
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Uitslagen controleren
2 personen
56
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
58
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
59
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
60
Parcours vrijgeven
4 personen
61
Zwemzone afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Parcoursmaterialen verzamelen
5 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
67
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
68
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
69
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken
2 personen
74
Leveranciers informeren
75
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Kleedkamerbankjesaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdzwembrillenaantal 6
Zwembanenaantal 6
Zwemlijnhaspelsaantal 2
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 20
Dranghekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Waterposttafelsaantal 3
Drinkbekers herbruikbaaraantal 150
Startblokkenaantal 4
Wisselzonebakkenaantal 30
Stopwatchesaantal 8
Tijdregistratieklokkenaantal 3
Fluitjesaantal 10
Safetyvestenaantal 20
Parcoursbordenaantal 12
Handdoekenaantal 120
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
IJscompressenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 10
Laptopsaantal 2
Printers

Servies

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Herbruikbare mokkenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenkbekersaantal 8

Decoratie

Start- en finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Sponsorbannersaantal 6
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Warmhoudcontainersaantal 4

Catering

Startnummersaantal 130
Polsbandjesaantal 130
Medaillesaantal 120
Bekers voor winnaarsaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg eerst de zwem- en looproute vast en teken ook de wisselzone in. Bepaal waar deelnemers uit het water komen, waar wisselzonebakken staan en hoe zij naar het loopparcours gaan.
Plan de bezetting per onderdeel in plaats van alleen een algemene vrijwilligerslijst. Reserveer aparte mensen voor inschrijving, tijdregistratie, zwemtoezicht, waterposten, routebegeleiding en EHBO.
Maak het tijdschema op basis van de beschikbare zwembanen en startblokken. Geef deelnemers een startnummer en starttijd; houd bij meerdere starts genoeg ruimte voor doorstroming en tijdregistratie.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de aquathlon. Vermeld daarin de routekaart, zwembadregels, locatie van de wisselzone, aanbevolen aankomsttijd, weersverwachting en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Doe de laatste controle niet pas op de wedstrijddag. Tel startnummers, polsbandjes, fluitjes, stopwatches, drinkbekers, routepijlen en afzetmateriaal de avond ervoor en controleer of tijdregistratie en geluidsapparatuur werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aquathlon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zwemlocatie, loopparcours, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer capaciteit, tijdschema en vrijwilligersbezetting voldoende duidelijk zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een aquathlon?: Reken voor een kleine aquathlon op minimaal 1 coördinator, 2 mensen bij inschrijving, 2 voor tijdregistratie, 2 voor zwemtoezicht, 2 voor de wisselzone en 1 of 2 voor EHBO en parcoursbegeleiding. Voeg meer routebegeleiders toe zodra het loopparcours meerdere kruisingen heeft.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een aquathlon?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor de start. Neem startnummer, starttijd, zwembadregels, routekaart, wisselzone, bereikbaarheid, weersverwachting en eventuele verkeersmaatregelen op.
Wat moet je de dag voor een aquathlon controleren?: Controleer de deelnemerslijst, startnummers, polsbandjes, tijdregistratie, zwem- en loopmarkering, dranken en EHBO-bezetting. Leg routepijlen, verkeerskegels, dranghekken en afzetlint per locatie klaar, zodat de opbouw niet afhankelijk is van zoekwerk op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.