Comment organiser un aquathlon sans rien laisser au hasard

Un aquathlon se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu de baignade, définir les parcours, puis ouvrir les inscriptions et organiser les moyens humains. La zone de transition demande une attention particulière, car les concurrents y passent rapidement de la natation à la course. Prévoyez aussi le balisage, le chronométrage, les secours et les informations envoyées aux participants. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le parcours de natation et de course
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver le lieu de baignade
6
Créer les dossards et le programme horaire
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les participants
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Assurer la présence des secours
15
Coordonner les règles de la piscine
2 personnes
16
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
17
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
20
Imprimer la liste de départ
21
Trier les bracelets
2 personnes
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Préparer les médaillés
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Charger le matériel
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier la sécurité de la baignade
3 personnes
30
Mettre en place le parcours
6 personnes
31
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Synchroniser les chronomètres de course
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Vérifier les vestiaires
2 personnes
40
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Accompagner les participants au départ
4 personnes
43
Faire le briefing des participants
3 personnes
44
Encadrer l’épreuve de natation
8 personnes
45
Surveiller la zone de transition
4 personnes
46
Accompagner les coureurs sur le parcours
8 personnes
47
Enregistrement des horaires
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Gérer le point d’eau
4 personnes
50
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
51
Accueillir les finisseurs
4 personnes
52
Distribuer des serviettes
2 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
59
Stocker les restes au frais
2 personnes
60
Autoriser le parcours
4 personnes
61
Fermer la zone de baignade
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Rassembler le matériel du parcours
5 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
67
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
68
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
69
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
70
Rapporter le matériel
3 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Remercier les participants
2 personnes
74
Informer les fournisseurs
75
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Lunettes de natation de compétitionqté 6
Couloirs de natationqté 6
Dévidoirs de lignes de natationqté 2
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 20
Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 6
Tables de poste de ravitaillement en eauqté 3
Gobelets réutilisablesqté 150
Blocs de départqté 4
Bacs de zone de transitionqté 30
Chronomètresqté 8
Horloges de chronométrageqté 3
Siffletsqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Panneaux de parcoursqté 12
Serviettesqté 120
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes

Vaisselle

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Mugs réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Gobelets de serviceqté 8

Décoration

Arche de départ et d’arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières sponsorsqté 6
Blocs de podiumqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Conteneurs isothermesqté 4

Catering

Numéros de départqté 130
Braceletsqté 130
Médaillesqté 120
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Vérifiez séparément la réservation de la baignade, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation du parcours de course.
Fixez les horaires après avoir estimé les vagues de départ et le temps nécessaire dans la zone de transition. Gardez au moins 15 minutes entre deux groupes si les règles de la piscine imposent une remise en ordre des couloirs.
Prévoyez un bénévole pour chaque point qui peut bloquer un participant : inscription, sortie de l’eau, transition, ravitaillement et bifurcation du parcours. Ajoutez une personne référente pour coordonner les secours et les règles de la piscine.
Envoyez aux participants les horaires, la carte du parcours, les consignes de circulation et les règles de la piscine 5 à 7 jours avant l’aquathlon. La liste de départ, les dossards et les bracelets doivent être triés avant l’installation du matin.
Ne repoussez pas la vérification météo au dernier moment : contrôlez les prévisions à 72 heures puis la veille. Préparez un message clair pour une modification d’horaire ou d’itinéraire, et prévoyez de quoi garder les boissons fraîches jusqu’au départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un aquathlon ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu de baignade, vérifier l’assurance et les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour un aquathlon ?: Pour une petite épreuve, comptez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 à la sortie de l’eau, 2 dans la zone de transition, 1 à chaque point de ravitaillement et 1 par carrefour sensible. Ajoutez toujours une personne dédiée à la coordination et aux secours.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 5 à 7 jours avant l’épreuve, puis un rappel la veille. Indiquez les horaires, le lieu, le parcours, les règles de la piscine, le fonctionnement de la transition et les consignes en cas de météo défavorable.
Que faut-il prévoir pour la zone de transition d’un aquathlon ?: Prévoyez des bacs ou emplacements clairement identifiés, un accès suffisamment large et un balisage visible depuis la sortie de l’eau. Installez la zone au moins 60 minutes avant le premier départ et vérifiez qu’elle ne gêne ni les nageurs ni les coureurs.

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