Einen Aquathlon Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Aquathlon müssen Schwimmstrecke, Laufkurs und Wechselzone wie ein zusammenhängender Ablauf geplant werden. Beginne mit Datum, Ort und behördlichen Vorgaben, bevor du Anmeldungen öffnest oder Helfer einteilst. Danach folgen Strecke, Zeitplan, Sicherheitskonzept und Teilnehmerkommunikation. Besonders häufig werden die Wechselzone, die Ersthelfer-Besetzung und die Verkehrsmaßnahmen zu spät konkretisiert – obwohl davon der gesamte Veranstaltungstag abhängt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Schwimm- und Laufstrecke festlegen
3 Personen
- 3
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Schwimmort reservieren
- 6
Startnummern und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Teilnehmer bestätigen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 15
Poolregeln abstimmen
2 Personen
- 16
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 17
Routenkarte erstellen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 20
Startliste drucken
- 21
Armbänder sortieren
2 Personen
- 22
Startnummern sortieren
2 Personen
- 23
Medaillengewinner vorbereiten
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Materialien verladen
3 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Badesicherheit überprüfen
3 Personen
- 30
Parcours aufbauen
6 Personen
- 31
Start- und Zielbogen aufstellen
4 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 36
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
- 37
Wettkampfuhren synchronisieren
2 Personen
- 38
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 39
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
- 40
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 41
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 42
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
- 43
Teilnehmerbriefing geben
3 Personen
- 44
Schwimmabschnitt begleiten
8 Personen
- 45
Wechselzone bewachen
4 Personen
- 46
Läufer auf der Strecke begleiten
8 Personen
- 47
Zeiten erfassen
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Wasserstation betreuen
4 Personen
- 50
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
- 51
Finisher in Empfang nehmen
4 Personen
- 52
Handtücher verteilen
2 Personen
- 53
Obst und Snacks servieren
3 Personen
- 54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 55
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 56
Preise und Medaillen bereitstellen
2 Personen
- 57
Preisverleihung betreuen
3 Personen
- 58
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen
- 59
Reste gekühlt lagern
2 Personen
- 60
Strecke freigeben
4 Personen
- 61
Schwimmbereich absperren
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Parcoursmaterialien sammeln
5 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Umkleiden reinigen
3 Personen
- 67
Cateringbereich reinigen
3 Personen
- 68
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
- 69
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
- 70
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Ergebnisse veröffentlichen
- 73
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 74
Lieferanten informieren
- 75
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- AnmeldetischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- UmkleidebankAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Sportmaterial
- WettkampfschwimmbrillenAnz. 6
- SchwimmbahnenAnz. 6
- SchwimmleinenrollenAnz. 2
- VerkehrskegelAnz. 30
- WegweiserAnz. 20
- AbsperrgitterAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 6
- WasserstationstischeAnz. 3
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
- StartblöckeAnz. 4
- Wechselzonen-BehälterAnz. 30
- StoppuhrenAnz. 8
- ZeiterfassungsuhrenAnz. 3
- PfeifenAnz. 10
- SicherheitswestenAnz. 20
- Parcours-SchilderAnz. 12
- HandtücherAnz. 120
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- RettungsdeckenAnz. 20
- KühlkompressenAnz. 20
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 10
- LaptopsAnz. 2
- Drucker
Geschirr
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- AusgussbecherAnz. 8
Dekoration
- Start- und Zielbogen
- WimpelkettenAnz. 8
- SponsorenbannerAnz. 6
- BühnenblöckeAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 30
- WarmhaltebehälterAnz. 4
Catering
- StartnummernAnz. 130
- ArmbänderAnz. 130
- MedaillenAnz. 120
- Becher für GewinnerAnz. 6
- Einkäufe
Tipps
- Lege Schwimm- und Laufstrecke zuerst fest und prüfe anschließend Genehmigungen, Versicherung sowie Verkehrsmaßnahmen. Ändert sich die Strecke später, müssen Zeitplan, Routenkarte und Teilnehmerinformationen angepasst werden.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Startzeiten, Streckenlängen und Teilnahmebedingungen feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens einige Tage vor dem Aquathlon.
- Plane die Wechselzone als eigenen Bereich mit klarer Ein- und Ausrichtung. Wechselzonen-Behälter, Handtücher, Startnummern und gut sichtbare Parcours-Schilder sollten vor dem Veranstaltungstag zugeordnet und beschriftet sein.
- Teile Helfer nach Aufgaben und Uhrzeiten ein, nicht nur nach Namen. Für Schwimmaufsicht, Zeitnahme, Wasserstationen, Verkehrsabsicherung und Erste Hilfe brauchst du am Einsatztag jeweils eine eindeutig verantwortliche Person.
- Bereite die Ausgabe am Veranstaltungstag in einer festen Reihenfolge vor: Anmeldetische aufbauen, Startliste und Startnummern bereitlegen, Armbänder sortieren, Getränke kühlen und die Lautsprechertechnik testen. Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vorabend und lege fest, wer bei Änderungen informiert.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man einen Aquathlon organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Strecken und Genehmigungen. Öffne die Anmeldung erst, wenn der Zeitplan und die Sicherheitsvorgaben belastbar sind.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Aquathlon?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Anmeldung, Schwimmaufsicht, Zeitnahme, Wechselzone, Laufstrecke, Wasserstation und Erste Hilfe. Für kleine Veranstaltungen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Ersatzhelfer einteilen.
- Was muss man für die Wechselzone beim Aquathlon vorbereiten?
- Markiere Ein- und Ausgang, Stellplätze und Laufrichtung deutlich und stelle Wechselzonen-Behälter sowie Handtücher bereit. Richte die Zone spätestens 60 Minuten vor dem ersten Start vollständig ein und kontrolliere sie danach einmal mit dem Helferteam.
- Wann soll man die Teilnehmerinformationen verschicken?
- Sende die Informationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Aquathlon. Sie sollten Startzeit, Schwimm- und Laufstrecke, Wechselzone, Anfahrt, Regeln, Wetterhinweise und den Ablauf der Startnummernausgabe enthalten.
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