Cómo organizar un aquatlón sin perder el control

Un aquatlón combina natación, carrera y una zona de transición, así que la organización empieza mucho antes del día de la prueba. Primero fija el lugar y los recorridos; después confirma permisos, seguro y normas de la piscina. Con la fecha cerrada, abre las inscripciones y asigna responsables para seguridad, tráfico, primeros auxilios y cronometraje. La última semana sirve para comprobar participantes, material, previsión meteorológica y horarios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir los recorridos de natación y carrera
3 personas
3
Comprobar permisos
2 personas
4
Comprobar el seguro
5
Reservar lugar para nadar
6
Hacer los números de salida y el horario
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar participantes
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Asignar personal de primeros auxilios
15
Coordinar las normas de la piscina
2 personas
16
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
17
Crear un mapa de la ruta
2 personas
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Enviar información a los participantes
2 personas
20
Imprimir la lista de salida
21
Clasificar las pulseras
2 personas
22
Ordenar los dorsales
2 personas
23
Preparar a los medallistas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Cargar los materiales
3 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Verificar la seguridad en la piscina
3 personas
30
Marcar el recorrido
6 personas
31
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
37
Sincronizar los relojes de la competición
2 personas
38
Instruir a los voluntarios
3 personas
39
Comprobar los vestuarios
2 personas
40
Atender la mesa de registro
3 personas
41
Repartir dorsales
3 personas
42
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
43
Dar la información a los participantes
3 personas
44
Coordinar la prueba de natación
8 personas
45
Vigilar la zona de transición
4 personas
46
Guiar a los corredores por el recorrido
8 personas
47
Registrar horarios
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Atender el puesto de agua
4 personas
50
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
51
Recoger a los participantes que llegan a meta
4 personas
52
Repartir toallas
2 personas
53
Servir fruta y aperitivos
3 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Comprobar los resultados
2 personas
56
Preparar premios y medallas
2 personas
57
Coordinar la entrega de premios
3 personas
58
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas
59
Guardar los restos refrigerados
2 personas
60
Abrir el recorrido
4 personas
61
Cerrar la zona de baño
2 personas

Seguimiento

62
Recoger la basura
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Recoger materiales del recorrido
5 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar los vestuarios
3 personas
67
Limpiar la zona de catering
3 personas
68
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
69
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
70
Devolver los materiales
3 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Publicar los resultados
73
Agradecer a los participantes
2 personas
74
Informar a los proveedores
75
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 4
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Bancos de vestuariocant. 8
Papeleracant. 8

Material deportivo

Gafas de natación de competicióncant. 6
Carriles de la piscinacant. 6
Carretes para líneas de natacióncant. 2
Conos de tráficocant. 30
Flechas de rutacant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Mesas de avituallamiento de aguacant. 3
Vasos reutilizablescant. 150
Bloques de salidacant. 4
Cajas para zona de cambiocant. 30
Cronómetroscant. 8
Relojes de cronometrajecant. 3
Silbatoscant. 10
Chalecos de seguridadcant. 20
Señales del recorridocant. 12
Toallascant. 120
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Compresas de hielocant. 20

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 10
Portátilescant. 2
Impresoras

Vajilla

Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Tazas reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de servircant. 12
Jarras de serviciocant. 8

Decoración

Arco de salida y meta
Guirnaldascant. 8
Banners de patrocinadorescant. 6
Bloques de podiocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Contenedores térmicoscant. 4

Catering

Dorsalescant. 130
Pulserascant. 130
Medallascant. 120
Tazas para los ganadorescant. 6
Compras

Consejos

Define primero las distancias y el orden de salida. Dibuja un mapa con la piscina, la transición, la carrera, los puntos de agua y las zonas de espectadores antes de publicar la inscripción.
Cierra permisos, seguro y normas de la piscina con varias semanas de margen. La natación puede exigir límites de aforo, calles reservadas y personal específico, así que no lo dejes para los últimos días.
Asigna un responsable por cada zona crítica: salida, transición, recorrido de carrera, avituallamiento y primeros auxilios. Entrega a los voluntarios un horario y un mapa; el día del evento no tendrán tiempo para improvisar.
Envía a cada participante la información definitiva al menos 5 días antes. Incluye hora de llegada, número de salida, recorrido, normas de la transición, material permitido y qué hacer si cambia el tiempo.
Prepara la operación el día anterior: clasifica pulseras y dorsales, imprime la lista de salida, carga baterías, enfría las bebidas y coloca señales, conos y vallas según el mapa. Reserva una zona seca y visible para las cajas de la transición.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un aquatlón?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, la reserva de la piscina y las medidas de tráfico suelen requerir más tiempo que la compra del material.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de un aquatlón?: Ábrelas cuando estén confirmados la fecha, el lugar, las distancias y el horario provisional, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario al menos 7 días antes para poder preparar dorsales, pulseras y la lista de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un aquatlón?: Como referencia, calcula 1 voluntario por cada punto de control o avituallamiento, 2 personas para la transición y 1 responsable por zona. Añade personal de primeros auxilios y un sustituto por cada 5 voluntarios para cubrir ausencias.
¿Qué se prepara la semana de la prueba?: Confirma participantes y preferencias dietéticas, asigna voluntarios y primeros auxilios, revisa la previsión meteorológica y envía las instrucciones finales. Entre 24 y 48 horas antes, comprueba cronómetros, altavoces, baterías, señales, bebidas y material de la transición.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.