Zo organiseer je een alumni-evenement

Begin met de datum, locatie en het doel van de bijeenkomst. Werk daarna terug vanaf de eventdatum: verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en leg dieetwensen vast voordat je catering definitief bestelt. Plan op de dag zelf een duidelijke ontvangst met inschrijftafel en naamkaartjes, gevolgd door een programma met vaste tijden. Test presentatie, microfoons en verlichting vooraf, zodat techniek niet pas bij de opening aandacht krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Herinnering aan deelnemers sturen
7
Definitieve gastenlijst maken
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Inschrijftafel voorbereiden
10
Catering definitief bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
15
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
16
Muziek afspeellijst klaarzetten
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Registratiebalie inrichten
2 personen
19
Buffettafels inrichten
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Verlichting testen
2 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

25
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
26
Gasten registreren
3 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
29
Gasten naar netwerkruimte begeleiden
2 personen
30
Welkomstwoord verzorgen
31
Programmaonderdelen aankondigen
32
Presentaties begeleiden
2 personen
33
Microfoon doorgeven
34
Hapjes serveren
4 personen
35
Dranken bijvullen
3 personen
36
Buffet aanvullen
3 personen
37
Dieetopties uitserveren
2 personen
38
Netwerkgesprekken faciliteren
3 personen
39
Foto's maken
40
Muziek verzorgen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Buffet afbreken
3 personen
45
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
46
Decoratie verwijderen
3 personen
47
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
54
Verloren voorwerpen verzamelen
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkleedjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Alumni-bannersaantal 3
Ballonnenbogenaantal 2
Welkomstbord

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en tijdschema uiterlijk vier weken vooraf vast. Reserveer daarin tijd voor ontvangst, presentaties, gesprekken en een afsluiting; alumni komen vaak op verschillende momenten binnen.
Stuur de uitnodiging minimaal zes weken voor het evenement en sluit de aanmelding zeven tot tien dagen vooraf. Dan kun je de definitieve gastenlijst, naamkaartjes en cateringhoeveelheden tijdig afronden.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en vermeld deze duidelijk op een aparte lijst. Label dieetmaaltijden afzonderlijk en zet ze niet zonder uitleg op het algemene buffet.
Plan vóór de ontvangst een technische test van minimaal 60 minuten. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, actieve speakers en draadloze microfoons aan en controleer ook het geluidsniveau in de achterste rij.
Richt registratie, buffet en garderobe als drie aparte zones in. Zet de registratietafel en naamkaartjes bij de ingang, buffettafels verderop en kledingrekken buiten de looproute, zodat de ontvangst niet vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een alumni-evenement?: Leg datum en locatie bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer zes weken voor de bijeenkomst en rond catering en definitieve aantallen zeven tot tien dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de ontvangst van alumni?: Plan minimaal 30 minuten ontvangst bij een groep tot ongeveer 50 personen. Reken bij grotere groepen op 45 tot 60 minuten en laat de ontvangstbalie gedurende die hele periode bemannen.
Wanneer moet je de catering voor een alumni-evenement bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmelding sluit, meestal zeven tot tien dagen voor het evenement. Geef daarna het definitieve aantal gasten, de dieetwensen en het gewenste serveermoment door.
Hoe lang van tevoren test je de techniek op een alumni-evenement?: Test beamer, projectiescherm, laptop, speakers, microfoons en mengpaneel minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Houd daarnaast een reservekabel en een kopie van de presentatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.