Ein Alumni-Event Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Ort und Programm mindestens 8 Wochen vorher fest. Plane neben Begrüßung und Präsentationen auch Zeit für freie Gespräche ein, damit der Austausch nicht zwischen zwei Programmpunkten untergeht.
• Setze die Anmeldefrist auf etwa 3 Wochen vor dem Event und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. Bestelle das Catering erst nach der vorläufigen Auswertung, kennzeichne Diätmahlzeiten aber separat.
• Sende 7 Tage vorher eine Erinnerung mit Adresse, Einlasszeit und Programm. Zwei bis drei Tage vor dem Termin erstellst du die endgültige Gästeliste und bereitest die Namensschilder alphabetisch vor.
• Richte den Anmeldetisch mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein und besetze ihn mit zwei Personen. Lege Namensschilder, Gästeliste und Schreibmaterial dort bereit; einen Kleiderständer platzierst du in unmittelbarer Nähe.
• Teste Tonanlage, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Leinwand spätestens 90 Minuten vor Beginn gemeinsam mit der Person, die präsentiert. Stelle außerdem Tische, Stühle, Buffet und Getränke fertig, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Alumni-Event planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vorher verschickt werden, damit genügend Zeit für Rückmeldungen bleibt.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Alumni-Event?

Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Event. Setze eine Rückmeldefrist ungefähr 3 Wochen vor dem Termin und sende 7 Tage vorher eine Erinnerung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Alumni-Events?

Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Technik ein. Der Anmeldetisch sollte 60 Minuten vor dem Einlass bereitstehen, während Ton, Präsentationsgeräte und Beleuchtung spätestens 90 Minuten vorher getestet werden.

Wann bestellt man das Catering für ein Alumni-Event?

Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist abgelaufen und die Gästeliste fast vollständig ist, meist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Berücksichtige zusätzlich eine kleine Reserve und kennzeichne Diätmahlzeiten eindeutig.

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