Zo organiseer je een alumni-borrel zonder last-minute gedoe

Begin een alumni-borrel niet met hapjes bestellen, maar met datum, locatie en een aanmeldformulier. Daarna leg je het aantal gasten, dieetwensen, sprekers en het tijdschema vast voordat je catering en meubilair reserveert. In de laatste week draait alles om bevestigen, naamkaartjes, aanwezigheidslijst en koeling. Op de dag zelf controleer je eerst de locatie en leveringen, richt je registratie en buffet in en test je verlichting, geluid en stroom.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Herinnering aan alumni sturen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekers en gasten bevestigen
8
Programma en tijdschema maken
9
Catering reserveren
10
Meubilair reserveren
11
Benodigdheden controleren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Aanwezigheidslijst afdrukken
14
Laatste deelnemersmail sturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare hapjes klaarzetten
2 personen
18
Locatie inspecteren
2 personen
19
Leveringen in ontvangst nemen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen
23
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Verlichting controleren
2 personen
26
Muziek installeren
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
31
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

32
Deuren openen
2 personen
33
Gasten registreren
3 personen
34
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
35
Welkomstdranken serveren
3 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes serveren
4 personen
38
Welkomstwoord verzorgen
39
Alumni-interviews begeleiden
2 personen
40
Dranken bijvullen
3 personen
41
Buffet aanvullen
3 personen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Muziekvolume controleren
45
Laatste ronde aankondigen
46
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

47
Dranken en etenswaren opruimen
3 personen
48
Meubilair afbreken
4 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Locatie schoonmaken
4 personen
52
Afval wegbrengen
2 personen
53
Huurmateriaal retourneren
2 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen
55
Bedankbericht aan gasten sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 10
Lange tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 3
Maatbekersaantal 2
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Tafelkleeddenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Sponzenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Serveerschalen voor allergenenaantal 4
Drankenkrattenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Serveerplateausaantal 10
Dienbladenaantal 6
Koffielepelsaantal 80
Drankdispensersaantal 3
Thermoboxenaantal 2
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de borrel en tel daarna pas servies, glazen en catering definitief af. Houd de dieetwensen apart bij, zodat ze niet verdwijnen in een algemene gastenlijst.
Stuur de laatste deelnemersmail uiterlijk 24 tot 48 uur vooraf. Zet daarin de begintijd, locatie, bereikbaarheid en eventuele programmaonderdelen nog één keer bij elkaar.
Leg naamkaartjes en een afgedrukte aanwezigheidslijst bij de registratietafel. Dat voorkomt zoeken bij binnenkomst en maakt het eenvoudiger om alumni met dezelfde naam of opleiding aan elkaar te koppelen.
Plan vóór de ontvangst een vast opbouwmoment van minimaal 90 minuten. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer; richt daarna registratie, buffet, glazen en drankkoeling in.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten arriveren. Controleer ook of koffiezetapparaten, waterkokers en koelkasten daadwerkelijk stroom hebben en veilig staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een alumni-borrel organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging vervolgens uiterlijk 4 weken voor de borrel, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering te verwerken.
Wanneer moet je de catering voor een alumni-borrel reserveren?: Reserveer de catering zodra je een eerste deelnemersinschatting hebt, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de borrel door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een alumni-borrel op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw en nog 30 minuten voor een volledige controle. In die laatste controle test je geluid en verlichting, neem je leveringen aan en controleer je buffet, registratie en koeling.
Wanneer stuur je de laatste mail naar deelnemers van een alumni-borrel?: Stuur die mail 24 tot 48 uur vóór de borrel. Vermeld de starttijd, route, locatie, programma en eventuele informatie over aanmelden, zodat je op de dag zelf minder vragen bij de registratietafel krijgt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.