Cómo organizar un cóctel de alumni sin improvisar
Un cóctel de alumni requiere coordinar asistentes, ponentes, catering y montaje en un orden concreto. Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y abre después las inscripciones para conocer el número real de personas y sus preferencias dietéticas. Durante las semanas previas, confirma el programa, el mobiliario y las entregas. El último día reserva tiempo para enfriar las bebidas, preparar el registro y comprobar la iluminación, el sonido y la distribución de las mesas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar recordatorio a los alumni
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar a los ponentes y asistentes
- 8
Crear el programa y el horario
- 9
Reservar el catering
- 10
Reservar mobiliario
- 11
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Imprimir la lista de asistencia
- 14
Enviar el último correo a los participantes
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos no perecederos
2 personas
- 18
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 19
Recibir las entregas
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Montar mesas de buffet
3 personas
- 22
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 23
Colocar los tarjeteros
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Comprobar la iluminación
2 personas
- 26
Instalar la música
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
4 personas
- 28
Preparar bebidas y vasos
3 personas
- 29
Preparar café y té
2 personas
- 30
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 31
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Evento
- 32
Abrir las puertas
2 personas
- 33
Registrar a los invitados
3 personas
- 34
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 35
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Servir aperitivos
4 personas
- 38
Dar la bienvenida
- 39
Coordinar entrevistas con exalumnos
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
3 personas
- 41
Reponer el bufé
3 personas
- 42
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Comprobar el volumen de la música
- 45
Anunciar la última ronda
- 46
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 47
Recoger bebidas y alimentos
3 personas
- 48
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Lavar la vajilla
3 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Llevar la basura
2 personas
- 53
Devolver el material de alquiler
2 personas
- 54
Recoger objetos perdidos
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento a los invitados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas largascant. 8
- Sillascant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 80
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Tijerascant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cucharillas para heladocant. 2
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 3
- Termoscant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Portanombrescant. 100
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 80
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
- Cables alargadorescant. 6
Limpieza
- Paños de microfibracant. 12
- Esponjascant. 8
- Fregaderoscant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
Catering
- Bandejas para alérgenoscant. 4
- Cajas de bebidascant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Cartas del menúcant. 12
- Tarjetas de alérgenoscant. 20
- Bandejas para servircant. 10
- Bandejascant. 6
- Cucharillas de cafécant. 80
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cajas térmicascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones. Envía un recordatorio a los alumni cuando falten entre 7 y 10 días para mejorar la respuesta final.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario y pásalas al catering al menos 7 días antes. No esperes al último correo: después resulta difícil ajustar aperitivos, platos y cantidades.
- Confirma a ponentes y asistentes entre 5 y 7 días antes, y prepara el programa con horarios concretos. Imprime la lista de asistencia y las tarjetas de nombre el día anterior, no durante la recepción.
- Programa las entregas y revisa el lugar con 24 horas de margen. Comprueba que haya suficientes mesas altas, mesas de buffet, sillas, percheros y papeleras antes de que llegue el catering.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y separa las bebidas, el café y el agua en zonas fáciles de encontrar. Prueba el micrófono, los altavoces, los cables y la iluminación antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de alumni?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, el catering y el mobiliario. Deja cerrados los asistentes, las preferencias dietéticas y el programa como máximo 7 días antes.
- ¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los alumni?
- Envía un primer recordatorio entre 10 y 14 días antes y un último correo entre 2 y 3 días antes. Así puedes actualizar la lista de asistencia y avisar al catering de los cambios finales.
- ¿Qué se prepara el día anterior a un cóctel de alumni?
- El día anterior prepara las tarjetas de nombre, imprime la lista de asistencia, revisa el lugar y deja listos los aperitivos no perecederos. También conviene comprobar las entregas, la iluminación y el equipo de sonido.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un cóctel?
- Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua suficiente y confirma si el programa incluye café o té al final.
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