Zo organiseer je een agilitywedstrijd

Begin met de locatie, vergunning en wedstrijdregels; die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en welk parcours past. Leg daarna de keurmeester vast en publiceer het inschrijfformulier, zodat je op tijd een startlijst kunt maken. Regel vroeg de parcoursmaterialen, prijzen, vrijwilligers en parkeerindeling. In de laatste week draait alles om controleren: catalogusgegevens, wedstrijdpapieren, stroom, geluid, water voor honden en de praktische inrichting van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning controleren
3
Keurmeester vastleggen
4
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
5
Prijzentafel regelen
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startlijst samenstellen
2 personen
12
Catalogusgegevens controleren
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Parkeerplan maken
15
Routebeschrijving versturen
16
Prijzen en medailles bestellen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Voorraad wedstrijdmateriaal controleren
2 personen
19
Geluid en stroom testen
2 personen
20
Startnummers afdrukken
2 personen
21
Wedstrijdpapieren afdrukken
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Locatiesleutels ophalen
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Parkeerborden plaatsen
2 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Wedstrijdveld afzetten
3 personen
31
Agilityparcours opbouwen
6 personen
32
Parcours laten keuren
2 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
3 personen
35
Geluid plaatsen
2 personen
36
Prijzentafel inrichten
2 personen
37
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

38
Keurmeester ontvangen
39
Inschrijvingen controleren
3 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Honden en deelnemers informeren
2 personen
42
Parcours toelichten
43
Wedstrijd openen
44
Startvolgorde omroepen
45
Start en finish registreren
2 personen
46
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
47
Parcours herstellen
3 personen
48
Deelnemers doorverwijzen
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Prijswinnaars controleren
2 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Wedstrijd afsluiten
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Parcours afbreken
6 personen
59
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
60
Wedstrijdmateriaal inpakken
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Uitslagen publiceren
66
Prijzen nabestellen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Locatiesleutels terugbrengen
69
Deelnemersbedankje versturen
70
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Agilitysprongenaantal 12
Weavepolesaantal 12
Agilitytunnelsaantal 3
A-wand
Kattenloop
Wip
Band
Tafels voor hondenaantal 2
Start- en finishpalenaantal 4
Wedstrijdlintaantal 4
Afzetpionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Waterbakken voor hondenaantal 8
Hondenpoepzakdispensersaantal 4
Hondenpoepzakjeshoudersaantal 8
Reserveonderdelen parcours
Meetlintaantal 2
Waterpassenaantal 2
Rubberen hamersaantal 4
Steeksleutelsetsaantal 2

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Prijzentafel
Opbergkrattenaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Rekenmachinesaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokkenbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Tangen en opscheplepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelmatten voor hondenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Startnummerhoudersaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Podiumbordjesaantal 3

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilen en emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Desinfectiepompjesaantal 8
Papieren handdoekhoudersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Coldpacksetsaantal 2
Reddingsdekensaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie voordat je inschrijvingen opent en controleer meteen of een wedstrijdvergunning nodig is. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet afwijzen wegens beperkte ruimte of regels.
Leg de keurmeester en wedstrijdregels vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Zet in het inschrijfformulier alle gegevens die je nodig hebt voor de startlijst en verzamel dieetwensen direct mee.
Maak de vrijwilligersindeling niet pas op de wedstrijddag. Plan vooraf mensen voor inschrijving, parcoursopbouw, start en finish, uitslagen, catering en het vrijhouden van parkeer- en looproutes.
Controleer het parcoursmateriaal minstens één keer vóór de wedstrijd en nogmaals bij de opbouw. Let vooral op stabiliteit van sprongen, tunnels, wip, A-wand en kattenloop; houd reserveonderdelen, gereedschap en een waterpas bij de hand.
Werk met een vaste laatste-controlelijst voor de dag ervoor: startnummers en wedstrijdpapieren afdrukken, dranken koelen, hapjes voorbereiden, geluid en stroom testen en locatiesleutels ophalen. Regel ook waterbakken en poepzakjes op meerdere plekken, niet alleen bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een agilitywedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, keurmeester en regels. Open daarna de inschrijving en gebruik de laatste 7 dagen voor startlijst, catalogus, vrijwilligers en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een agilitywedstrijd?: Reken op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers bij een kleine tot middelgrote wedstrijd. Verdeel hen over inschrijving, parcours, start en finish, uitslagen, catering, parkeerbegeleiding en opruimen; plan minstens 2 reserves in.
Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten voor honden?: Zet minimaal 1 waterpunt per 20 tot 30 deelnemers neer, met extra bakken bij het wedstrijdterrein. Plaats poepzakdispensers bij de ingang, parkeerzone en looproute en controleer die na elke ronde.
Wanneer maak je de startlijst voor een agilitywedstrijd?: Maak een voorlopige startlijst 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd, nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Druk de definitieve lijst, startnummers en wedstrijdpapieren uiterlijk de dag ervoor af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.