Een agapèmaaltijd organiseren: zo pak je het aan

Een agapèmaaltijd organiseren begint niet in de keuken, maar met een vast aantal deelnemers, een geschikte locatie en duidelijke taakverdeling. Open de aanmeldingen vroeg, zodat je dieetwensen en vrijwilligers op tijd verwerkt. Stel daarna menu, tafelschikking en liturgie op elkaar af. Plan de boodschappen en keukenvoorbereiding zo dat houdbare producten eerder klaarstaan en verse gerechten pas vlak voor de maaltijd worden gemaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Maaltijdmenu vaststellen
3 personen
8
Locatie reserveren
9
Tafelschikking maken
2 personen
10
Liturgie en programma maken
2 personen
11
Gebedsmoment voorbereiden
2 personen
12
Muziek en liederen selecteren
2 personen
13
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
14
Servies en materiaal controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare producten opslaan
2 personen
17
Verse producten koelen
2 personen
18
Groenten wassen en snijden
3 personen
19
Soep en warme gerechten maken
3 personen
20
Dessert voorbereiden
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Tafels feestelijk dekken
4 personen
25
Decoratie ophangen
3 personen
26
Verlichting plaatsen
2 personen
27
Servicetafels inrichten
3 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Maaltijd op temperatuur brengen
3 personen
31
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
32
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
33
Gasten welkom heten
3 personen
34
Openingsgebed begeleiden
2 personen
35
Brood en soep serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tafels afruimen
4 personen
38
Hoofdgerecht serveren
5 personen
39
Getuigenissen en gesprek begeleiden
2 personen
40
Dessert en koffie serveren
4 personen
41
Avondgebed begeleiden
2 personen
42
Laatste hapjes serveren
2 personen
43
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

44
Restanten verpakken
3 personen
45
Servies afwassen
4 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Afval verzamelen
2 personen
48
Keuken schoonmaken
3 personen
49
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
50
Decoratie en materialen inpakken
2 personen
51
Locatie afsluiten
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 7
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Soeplepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Soepkommen grootaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 7
Bloemstukkenaantal 7
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de maaltijd. Zo kun je het menu en de hoeveelheden aanpassen voordat je boodschappen doet.
Werk met aparte vrijwilligers voor ontvangst, keuken, tafeldekking en programma. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, servies en decoratie, naast de kooktijd.
Controleer servies en apparatuur vóór het boodschappenmoment. Tel borden, kommen, glazen en bestek per deelnemer en test koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken voordat de locatie opengaat.
Maak de tafelschikking voordat je de tafels dekt. Houd rekening met de programmavolgorde, het gebedsmoment en de looproute naar buffettafels, zodat deelnemers niet tijdens de maaltijd langs elkaar heen hoeven.
Bereid houdbare onderdelen eerder en koel verse producten direct na aankoop. Plan groenten wassen en snijden, soep en warme gerechten en het dessert als afzonderlijke keukenstappen, met een verantwoordelijke per onderdeel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een agapèmaaltijd organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en open de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 1 week voor de maaltijd het deelnemersaantal en de dieetwensen kent.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een agapèmaaltijd?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, keuken, tafels en programma. Bij een groep van 30 personen zijn 6 tot 8 vrijwilligers praktisch, zodat niemand tegelijk moet koken, serveren en opruimen.
Wanneer doe je boodschappen voor een agapèmaaltijd?: Koop houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en verse producten bij voorkeur op de dag ervoor. Koel verse ingrediënten meteen en bereid groenten en warme gerechten volgens een tijdschema op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minstens 90 minuten vóór de ontvangst voor het openen van de locatie, opstellen van tafels en stoelen, dekken, decoreren en klaarzetten van buffettafels. Reserveer daarnaast extra tijd voor koffie, water en een laatste controle van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.