Eine Agapè-Mahlzeit Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Agapè-Mahlzeit müssen gemeinsames Essen, Gebetszeit und praktische Abläufe zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Anmeldung, bevor du Menü und Tischordnung festlegst. Erfasse Ernährungswünsche früh und teile die Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. In den letzten Tagen geht es um Einkauf, Vorbereitung und Kühlung; am Tag selbst brauchst du einen klaren Aufbauplan für Tische, Buffet, Geschirr und Programm.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Freiwillige einteilen
2 Personen
7
Mahlzeitenmenü festlegen
3 Personen
8
Location reservieren
9
Tischordnung erstellen
2 Personen
10
Liturgie und Programm erstellen
2 Personen
11
Gebetszeit vorbereiten
2 Personen
12
Musik und Lieder auswählen
2 Personen
13
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
14
Geschirr und Material prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Haltbare Produkte lagern
2 Personen
17
Frische Produkte kühlen
2 Personen
18
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
19
Suppen und warme Speisen zubereiten
3 Personen
20
Dessert vorbereiten
2 Personen

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
3 Personen
24
Tische festlich eindecken
4 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Beleuchtung anbringen
2 Personen
27
Servicetische einrichten
3 Personen
28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Mahlzeit auf Temperatur bringen
3 Personen
31
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
32
Empfangstisch betreuen
2 Personen
33
Gäste willkommen heißen
3 Personen
34
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
35
Brot und Suppe servieren
4 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Tische abräumen
4 Personen
38
Hauptgericht servieren
5 Personen
39
Zeugnisse und Gespräch begleiten
2 Personen
40
Dessert und Kaffee servieren
4 Personen
41
Abendgebet leiten
2 Personen
42
Letzte Häppchen servieren
2 Personen
43
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

44
Restbestände verpacken
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
4 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Küche reinigen
3 Personen
49
Saal und Toiletten reinigen
3 Personen
50
Dekoration und Materialien einpacken
2 Personen
51
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 7
StühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 7
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
SuppenschalenAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
SuppenkellenAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Küche

Große SuppenschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

TischläuferAnz. 7
BlumenarrangementsAnz. 7
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
NamensschilderAnz. 60
SpeisekartenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Menü und Mengen erst fest, wenn die Anmeldungen belastbar sind. Plane pro angemeldeter Person einen Teller, eine Suppenschale und ein Trinkglas sowie etwa 10 Prozent Reserve ein.
Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen spätestens sieben Tage vorher. Markiere Sonderportionen deutlich und halte sie getrennt von den übrigen Speisen bereit.
Teile die Helfer in mindestens drei Zeitfenster ein: Küche, Raumaufbau und Programm. Für den Aufbau solltest du mindestens 90 Minuten vor Beginn einplanen.
Kaufe haltbare Produkte einige Tage vorher und lagere frische Zutaten gekühlt. Suppen und warme Speisen lassen sich oft am Vortag vorbereiten; Brot und empfindliche Beilagen kommen zuletzt dazu.
Prüfe am Vorabend nicht nur Teller und Besteck, sondern auch Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel. Fehlendes Material lässt sich am Veranstaltungstag deutlich schwerer ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Agapè-Mahlzeit planen?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Öffne die Anmeldung früh und schließe sie ungefähr sieben Tage vor dem Essen, damit Menü, Mengen und Sitzordnung feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Agapè-Mahlzeit?: Für eine Gruppe bis etwa 30 Personen sind mindestens sechs Helfer sinnvoll: zwei für Küche und Buffet, zwei für Aufbau und Abräumen sowie zwei für Anmeldung und Programm. Bei größeren Gruppen kommt ungefähr ein Helfer pro weitere 10 bis 15 Gäste hinzu.
Was muss man bei einer Agapè-Mahlzeit am Vortag vorbereiten?: Bereite haltbare Bestandteile, Suppen, warme Speisen und das Dessert möglichst am Vortag vor. Prüfe außerdem Geschirr, Tischwäsche und Technik und stelle für den Veranstaltungstag einen Aufbauplan mit Startzeit mindestens 90 Minuten vorher auf.
Wie viel Geschirr braucht man für eine Agapè-Mahlzeit?: Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einer Suppenschale, einem Dessertteller, einer Tasse und einem Wasserglas. Ergänze etwa 10 Prozent Reserve und plane zusätzliches Servierbesteck für jede Schüssel und Servierschale ein.

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