Zo organiseer je een veilige abseildag

Begin een abseildag niet met het verzamelen van materiaal, maar met de locatie, gecertificeerde begeleiders en toestemming. Leg daarna deelnemers, noodcontacten en toestemmingsformulieren vast, zodat je weet wie er daadwerkelijk komt. Werk vervolgens het programma per groep uit en controleer de uitrusting, het weer en de aanrijroute. Op de dag zelf moeten registratie, veiligheidsbriefing, materiaal en noodcommunicatie klaarstaan voordat de eerste deelnemer naar het abseilpunt gaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Abseillocatie reserveren
2
Gecertificeerde begeleiders vastleggen
2 personen
3
Verzekering en toestemming controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers en noodcontacten controleren
2 personen
9
Deelnemers in groepen indelen
2 personen
10
Weersverwachting en alternatief controleren
11
Abseilprogramma en tijden uitwerken
2 personen
12
Nood- en evacuatieplan opstellen
2 personen
13
Parkeer- en route-informatie versturen
14
Abseiluitrusting inventariseren
2 personen
15
Uitrusting op veiligheid controleren
3 personen
16
Ontbrekende materialen reserveren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Eten en drinken voorbereiden
3 personen
19
Radios en telefoons opladen
20
EHBO-set controleren
21
Materiaal per groep inpakken
4 personen
22
Locatie en aanrijroute inspecteren
3 personen
23
Veilige abseilpunten controleren
3 personen
24
Tafels en tenten opstellen
4 personen
25
Abseilmaterialen klaarleggen
4 personen
26
Registratie- en briefingplek inrichten
2 personen
27
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
28
Route en veiligheidszone afzetten
4 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
4 personen
31
Uitrusting passen en controleren
5 personen
32
Abseilgroepen begeleiden
8 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondeten serveren
4 personen
35
Avondprogramma begeleiden
4 personen
36
Laatste abseilronde begeleiden
6 personen
37
Deelnemers veilig uitchecken
3 personen

Nazorg

38
Abseiluitrusting verzamelen
5 personen
39
Materiaal op schade controleren
3 personen
40
Locatie schoon en leeg opleveren
6 personen
41
Afwas en keukenmateriaal reinigen
3 personen
42
Afval verzamelen en wegbrengen
3 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Overgebleven eten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Bankenaantal 6
Stoelenaantal 36
Klaptafel registratie

Sportmateriaal

Klimgordelsaantal 35
Klimhelmenaantal 35
Abseilafdaalapparatenaantal 8
Klimtouwenaantal 4
Veiligheidslijnenaantal 8
Karabinersaantal 40
Ankerbandenaantal 12
Touwzakkenaantal 4
Abseilhandschoenenaantal 35
Valbeveiligingsmattenaantal 4
Afzetpionnenaantal 20

Veiligheid

EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 8
Fluitjesaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 8
Gasbrandersaantal 2

Keuken

Grote kookpannenaantal 2
Pollepelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Herbruikbare bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Soepkommenaantal 40
Schenkkanaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en gecertificeerde begeleiders vroeg genoeg om nog een alternatief te hebben. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf ook verzekering, toestemming en de voorwaarden voor deelnemers.
Sluit de inschrijving niet af zonder toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten. Maak vóór de groepsindeling één overzicht met deelnemers, telefoonnummers en relevante bijzonderheden.
Plan per groep vaste tijden voor registratie, veiligheidsuitleg, materiaalcontrole en afdalen. Houd tussen groepen extra tijd vrij voor ombouwen, wachtrijen en een vertraagde afdaling.
Controleer alle klimgordels, helmen, touwen, afdaalapparaten, karabiners en veiligheidslijnen vóór vertrek én opnieuw op locatie. Pak materiaal per groep in; zo ontbreekt er bij de start geen essentieel onderdeel.
Maak een nood- en evacuatieplan dat begeleiders kennen en zorg dat portofoons en telefoons volledig opgeladen zijn. Zet de EHBO-koffer, reddingsdeken, fluitjes en zaklampen op een vaste, direct bereikbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een abseildag organiseren?: Regel de locatie en gecertificeerde begeleiders bij voorkeur enkele weken tot maanden vooraf, afhankelijk van beschikbaarheid. Verzamel deelnemersgegevens en toestemmingsformulieren uiterlijk één week voor de dag, zodat je groepen en noodcontacten definitief kunt maken.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een abseildag?: Dat hangt af van de locatie, het aantal abseilpunten en de veiligheidsregels van de aanbieder. Laat de gecertificeerde begeleider vooraf bevestigen hoeveel deelnemers per groep verantwoord zijn en plan geen groep zonder toegewezen toezicht.
Wat moet ik doen als het weer omslaat tijdens een abseildag?: Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Spreek vooraf af bij welke omstandigheden het programma stopt en welk alternatief of uitstel geldt; communiceer die beslissing direct met deelnemers en noodcontacten.
Wanneer controleer ik de abseiluitrusting?: Doe een volledige inventarisatie vóór het inpakken en een tweede controle op locatie voordat deelnemers hun materiaal aantrekken. Controleer ook of ontbrekende of beschadigde onderdelen tijdig zijn vervangen en leg de uitrusting per groep klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.