Zo organiseer je een 5 kilometer wandeltocht

Een wandeltocht van 5 kilometer lijkt overzichtelijk, maar een goede voorbereiding zit vooral in route, veiligheid en duidelijke communicatie. Leg eerst datum, startlocatie en route vast en controleer daarna of een vergunning nodig is. Verwerk aanmeldingen, deel vrijwilligers in en verken de route vooraf. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen inschrijven, de route zonder twijfel kunnen volgen en bij de rustpost water en hulp vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Routevergunning controleren
4
Route digitaal uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
9
Route vooraf verkennen
2 personen
10
Deelnemerslijst afdrukken
11
Routekaarten afdrukken
12
Startnummers voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Weersverwachting controleren

Event

17
Starttafel klaarzetten
2 personen
18
Routepijlen uitzetten
3 personen
19
Rustpost inrichten
2 personen
20
Inschrijvingen controleren
2 personen
21
Startnummers uitdelen
2 personen
22
Route uitleggen
2 personen
23
Deelnemers laten starten
3 personen
24
Wandelaars begeleiden
4 personen
25
Rustpost bemannen
2 personen
26
Water en fruit uitdelen
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Hapjes serveren
2 personen
29
Aankomst registreren
2 personen
30
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
31
Routepijlen ophalen
3 personen
32
Fotomoment verzorgen

Nazorg

33
Start- en rustpost afbreken
3 personen
34
Afval verzamelen
3 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Materialen inventariseren
2 personen
38
Geleende materialen retourneren
2 personen
39
Routevrijwilligers bedanken
40
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkleedaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Markeerkegelsaantal 12
Startnummersaantal 60
Veiligheidsspeldenaantal 120
Routekaartenaantal 60
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 20
Rolmaat

Veiligheid

EHBO-koffer
Nooddekensaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Scharenaantal 3
Openersaantal 3

Decoratie

Startfinishlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Routebordenaantal 8
Informatiebordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf vast en loop hem daarna volledig na. Controleer kruisingen, smalle paden en plekken waar routepijlen of markeerkegels nodig zijn.
Controleer vóór je uitnodigingen verstuurt of een routevergunning nodig is. Vraag ook na welke termijn de aanvraag heeft, zodat je niet pas vlak voor de tocht ontdekt dat toestemming ontbreekt.
Maak per post een vrijwilligerplanning met aankomsttijd, telefoonnummer en taak. Plan minstens één persoon bij de start, bij de rustpost en op lastige routepunten.
Bereid de starttafel de dag ervoor voor met deelnemerslijst, startnummers, veiligheidsspelden, routekaarten en pennen. Zo houd je op de ochtend zelf alleen nog het uitdelen en controleren over.
Controleer de weersverwachting de dag vóór de tocht en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij een vroege of donkere start ook ledlampen en zaklampen klaar en zorg dat telefoons en powerbanks opgeladen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een 5 kilometer wandeltocht te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voorbereiding. In die periode regel je de route en startlocatie, controleer je vergunningen, verwerk je aanmeldingen en plan je vrijwilligers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandeltocht van 5 kilometer?: Plan minimaal 4 vrijwilligers: één bij de start, één bij de rustpost en twee voor begeleiding of lastige routepunten. Bij veel deelnemers of meerdere kruisingen zijn extra posten verstandig.
Wanneer moet je de route van een wandeltocht uitzetten?: Zet routepijlen en markeerkegels op de ochtend zelf uit, kort voordat de eerste deelnemers starten. Controleer daarna de volledige route nog één keer, omdat pijlen kunnen zijn verplaatst of verwijderd.
Wat moet je klaarzetten bij de start van een wandeltocht?: Zet minstens 60 minuten voor de start de tafel, deelnemerslijst, startnummers, veiligheidsspelden, routekaarten en pennen klaar. Houd ook een telefoon, EHBO-koffer en veiligheidsvesten binnen handbereik.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.