Organiser une randonnée de 5 kilomètres, étape par étape

Pour organiser une randonnée de 5 kilomètres, commencez par fixer un itinéraire praticable et une date, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le parcours doit être repéré à l’avance et compréhensible sur une carte comme sur le terrain. Prévoyez ensuite l’accueil, le balisage, le ravitaillement et l’accompagnement des marcheurs. La plupart des problèmes viennent d’un départ mal organisé, de flèches insuffisantes ou d’un poste de repos installé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier le permis d’itinéraire
4
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
9
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
10
Imprimer la liste des participants
11
Imprimer les cartes d'itinéraire
12
Préparer les dossards
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Vérifier les prévisions météo

Événement

17
Installer la table de départ
2 personnes
18
Installer les flèches de signalisation
3 personnes
19
Aménager la zone de repos
2 personnes
20
Vérifier les inscriptions
2 personnes
21
Distribuer les dossards
2 personnes
22
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
23
Faire démarrer les participants
3 personnes
24
Accompagner les marcheurs
4 personnes
25
Assurer le poste de repos
2 personnes
26
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
2 personnes
29
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
30
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes
31
Récupérer les flèches de parcours
3 personnes
32
Gérer le moment photo

Suivi

33
Démonter le départ et le poste de repos
3 personnes
34
Rassembler les déchets
3 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Nettoyer le lieu
3 personnes
37
Inventorier le matériel
2 personnes
38
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
39
Remercier les bénévoles de l’itinéraire
40
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 8
Poubellesqté 4
Nappeqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 35
Cônes de signalisationqté 12
Numéros de départqté 60
Épingles de sûretéqté 120
Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 3
Stylosqté 20
Mètre ruban

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 4
Gilets de sécuritéqté 10

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Thermosqté 4
Ciseauxqté 3
Ouvre-bouteillesqté 3

Décoration

Ruban de départ et d’arrivéeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 3

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire plusieurs jours avant la randonnée et mesurez les passages étroits, les croisements et la zone de repos. Une carte numérique ne remplace pas une vérification sur place.
Répartissez les bénévoles par poste avant le jour J : accueil, départ, accompagnement et repos. Donnez à chacun un téléphone chargé et, si nécessaire, une batterie externe.
Préparez les inscriptions sur papier en plus du fichier numérique. Imprimez la liste des participants, les cartes et les numéros de départ au plus tard la veille.
Installez le départ assez tôt pour tester les tables, les stylos, les dossards et le balisage. Placez les premières flèches avant l’arrivée des participants, pas au moment de leur accueil.
Vérifiez la météo la veille et le matin même. Gardez les boissons au frais, préparez les en-cas et rendez visibles la trousse de premiers secours, les gilets de sécurité et les couvertures de survie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de 5 kilomètres ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour fixer le parcours, vérifier l’autorisation, recueillir les inscriptions et répartir les bénévoles. Faites le repérage final et préparez les documents la semaine précédant le départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée de 5 kilomètres ?: Le nombre dépend des inscriptions et du parcours, mais prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une au départ, une au poste de repos et une personne mobile pour accompagner les marcheurs. Ajoutez des bénévoles aux croisements difficiles ou si le groupe dépasse 30 participants.
Quand faut-il installer le balisage du parcours ?: Installez les flèches et les cônes le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant le départ, après avoir vérifié le parcours. Contrôlez aussi les premiers repères juste avant de lancer les participants.
Que prévoir au poste de repos pour 5 kilomètres ?: Prévoyez des boissons, des en-cas, des verres, des assiettes et un espace clairement visible avec table et chaises. Installez ce poste avant l’accueil des participants et gardez une personne disponible pendant le passage du groupe.

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