Zo organiseer je een 30 kilometerloop

Een 30 kilometerloop organiseren begint niet met startnummers of drank, maar met een veilig parcours en toestemming voor het gebruik van de route. Reserveer daarna de start- en finishlocatie, regel verkeersmaatregelen, verzekering en tijdregistratie. Werk vervolgens terug vanaf de wedstrijddag: werf vrijwilligers, deel routeposten in en leg vast wie de finishzone, inschrijving en bevoorrading bemant. Pas in de laatste week controleer je de deelnemerslijst, weersverwachting, routeborden en startpakketten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parcours en vergunningen controleren
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Verkeersmaatregelen aanvragen
4
Verzekering en veiligheidsplan regelen
5
Tijdregistratiesysteem reserveren
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Routeposten indelen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers bestellen
14
Routekaarten afdrukken
15
Vrijwilligersinstructies maken
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
18
Startpakketten samenstellen
4 personen
19
Boodschappen ophalen
2 personen
20
Routeborden sorteren
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Startboog en finishboog opbouwen
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Inschrijftafels opstellen
3 personen
25
Finishzone afzetten
3 personen
26
Routepijlen en kilometerborden plaatsen
6 personen
27
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
28
Drinkposten inrichten
6 personen
29
EHBO-post inrichten
2 personen
30
Tijdregistratie testen
2 personen
31
Omroepinstallatie testen
2 personen
32
Startnummers uitdelen
4 personen

Event

33
Deelnemers registreren
4 personen
34
Kleedruimte begeleiden
2 personen
35
Startvak indelen
3 personen
36
Deelnemersbriefing geven
2 personen
37
Startschot verzorgen
2 personen
38
Starttijd registreren
2 personen
39
Routeposten bemannen
12 personen
40
Drinkposten bemannen
10 personen
41
Water en sportdrank uitdelen
10 personen
42
Dranken bijvullen
3 personen
43
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
44
Finishers registreren
3 personen
45
Medailles uitreiken
3 personen
46
Finishzone schoonhouden
2 personen
47
EHBO ondersteunen
3 personen
48
Vermiste spullen registreren
49
Tussenstanden publiceren
50
Laatste loper begeleiden
2 personen
51
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

52
Routeborden verwijderen
6 personen
53
Verkeerskegels ophalen
4 personen
54
Drinkposten afbreken
6 personen
55
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Afval verzamelen
4 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Tijdregistratie exporteren
60
Uitslagen publiceren
61
Deelnemersmail versturen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
64
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Uitgifte tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Finishermedaillesaantal 350
Start- en finishboogaantal 2
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 100
Dranghekkenaantal 20
Drinkbekersaantal 2500
Bidonsaantal 30
Koelboxenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Routekaartenaantal 400
Reflectievestenaantal 30
Pionnenaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Omroepinstallatie
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Batterijenaantal 40

Servies

Koffiebekersaantal 400
Theebekersaantal 400
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Coldpacksaantal 30
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het parcours en de vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Verkeersmaatregelen, verzekering en het veiligheidsplan kosten vaak meer afstemming dan verwacht.
Leg de vrijwilligersbezetting vast zodra de inschrijving opent. Plan aparte mensen voor routeposten, EHBO, inschrijving, tijdregistratie en de finishzone; één persoon kan niet tegelijk meerdere kritieke posten bewaken.
Reserveer het tijdregistratiesysteem en test laptop, tablets, printer, portofoons en stroomvoorziening uiterlijk 7 dagen voor de loop. Neem powerbanks, extra batterijen en verlengkabels mee voor storingen op de wedstrijddag.
Plan de bevoorrading op meerdere punten langs 30 kilometer en bepaal per post wie bekers, bidons en koelboxen aanvult. Dranken koelen en boodschappen ophalen gebeuren bij voorkeur de dag ervoor, niet vlak voor de start.
Maak 2 tot 3 dagen vooraf de deelnemerslijst definitief en stel de startpakketten samen. Sorteer routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels, dranghekken en reflectievesten per routepost, zodat opbouwploegen niet op locatie hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 30 kilometerloop organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met parcours, vergunningen, start- en finishlocatie en verkeersmaatregelen. Reserveer tijdregistratie en leg de EHBO-bezetting uiterlijk 6 weken voor de loop vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 30 kilometerloop?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per routepost en extra bezetting voor start, finish, inschrijving, bevoorrading en tijdregistratie. Maak de indeling 3 tot 4 weken vooraf en bevestig iedereen nogmaals in de laatste week.
Wanneer moet je de startnummers en routekaarten bestellen?: Bestel startnummers zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Druk routekaarten en vrijwilligersinstructies uiterlijk 7 dagen voor de loop, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.
Wat doe je de dag voor een 30 kilometerloop?: Haal boodschappen op, koel de dranken, sorteer routeborden en stel de startpakketten samen. Controleer daarnaast de weersverwachting, laad tablets en portofoons op en leg alle materialen per opbouw- of routepost klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.