Organiser une course de 30 kilomètres, étape par étape
Une course de 30 kilomètres se prépare d’abord sur le parcours, puis autour de la sécurité et de la logistique. Commence par vérifier les autorisations, les mesures de circulation et le lieu de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartis les postes, recrute les bénévoles et réserve le pointage ainsi que les secours. Les dernières semaines servent à finaliser les participants, les ravitaillements, le balisage et les kits de départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Vérifier le parcours et les autorisations
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Demander des mesures de circulation
- 4
Prévoir l’assurance et le plan de sécurité
- 5
Réserver le système de pointage
- 6
Assurer la présence des secours
- 7
Répartir les postes du parcours
2 personnes
- 8
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 9
Publier le formulaire d'inscription
- 10
Envoyer les invitations
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Commander les dossards
- 14
Imprimer les cartes d'itinéraire
- 15
Rédiger les consignes pour les bénévoles
- 16
Vérifier les prévisions météo
- 17
Finaliser la liste des participants
2 personnes
- 18
Composer les kits de démarrage
4 personnes
- 19
Récupérer les courses
2 personnes
- 20
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Monter l’arche de départ et l’arche d’arrivée
4 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 24
Installer les tables d’inscription
3 personnes
- 25
Balisage de la zone d’arrivée
3 personnes
- 26
Installer les flèches d’itinéraire et les bornes kilométriques
6 personnes
- 27
Installer des cônes de signalisation
4 personnes
- 28
Installer les points d’eau
6 personnes
- 29
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 30
Tester le chronométrage
2 personnes
- 31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 32
Distribuer les dossards
4 personnes
Événement
- 33
Enregistrer les participants
4 personnes
- 34
Encadrer le vestiaire
2 personnes
- 35
Aménager la zone de départ
3 personnes
- 36
Faire le briefing des participants
2 personnes
- 37
Donner le coup de départ
2 personnes
- 38
Enregistrer l'heure de départ
2 personnes
- 39
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
- 40
Tenir les points d’eau
10 personnes
- 41
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
10 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 43
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
- 44
Enregistrer les arrivants
3 personnes
- 45
Remettre les médailles
3 personnes
- 46
Maintenir la zone d'arrivée propre
2 personnes
- 47
Soutenir les premiers secours
3 personnes
- 48
Enregistrer les objets perdus
- 49
Publier les classements intermédiaires
- 50
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
- 51
Fermer officiellement l’arrivée
2 personnes
Suivi
- 52
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
- 53
Récupérer les cônes de signalisation
4 personnes
- 54
Démonter les postes de boissons
6 personnes
- 55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 57
Rassembler les déchets
4 personnes
- 58
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 59
Exporter le suivi du temps
- 60
Publier les résultats
- 61
Envoyer l’e-mail aux participants
- 62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 63
Ranger le stock restant
2 personnes
- 64
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables d’inscriptionqté 4
- Tables de distributionqté 8
- Chaises pliantesqté 20
- Portants à vêtementsqté 4
Matériel de sport
- Numéros de départqté 350
- Épingles de sûretéqté 800
- Médailles de finisherqté 350
- Arche de départ et d’arrivéeqté 2
- Flèches de directionqté 80
- Bornes kilométriquesqté 30
- Cônes de signalisationqté 100
- Barrières de fouleqté 20
- Gobeletsqté 2500
- Bidonsqté 30
- Glacièresqté 8
- Chronomètresqté 6
- Cartes d'itinéraireqté 400
- Gilets réfléchissantsqté 30
- Cônesqté 30
Équipement
- Système de pointage
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 4
- Imprimante
- Système de sonorisation
- Talkies-walkiesqté 12
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 8
- Pilesqté 40
Vaisselle
- Gobelets à caféqté 400
- Gobelets à théqté 400
- Assiettesqté 400
- Couvertsqté 400
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 10
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Packs de froidqté 30
- Couvertures de survieqté 20
- Gants jetablesqté 100
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Valide le parcours et les autorisations avant toute communication : prévois aussi les mesures de circulation et un plan de sécurité écrit. Une modification tardive du tracé peut obliger à refaire les cartes, les flèches et les bornes kilométriques.
- Répartis les bénévoles par poste au moins 2 à 3 semaines avant la course. Donne à chacun une consigne précise, un moyen de communication et une heure d’arrivée, notamment pour les points isolés du parcours.
- Ne réserve pas le système de pointage au dernier moment. Teste-le avec l’ordinateur portable, les tablettes, l’imprimante et les batteries au moins 7 jours avant, puis prévois des piles et une solution de secours.
- Calcule les ravitaillements selon le nombre définitif de participants et la longueur du parcours. Refroidis les boissons la veille et installe gobelets, bidons, glacières et tables avant l’arrivée des coureurs.
- Le matin de la course, commence par le balisage et les arches, puis installe les tentes et les tables d’inscription. Garde une marge d’au moins 60 minutes pour vérifier les flèches, les barrières, les cônes et la zone d’arrivée avant le départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course de 30 kilomètres ?
- Prévois au minimum 4 à 6 mois. Les autorisations, la circulation, l’assurance, les secours et la réservation du lieu doivent être lancés en premier, plusieurs semaines avant les inscriptions.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 30 kilomètres ?
- Ouvre-les lorsque le parcours, le lieu de départ et d’arrivée et les règles de sécurité sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant la course. Garde une date limite pour finaliser les dossards et les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de 30 kilomètres ?
- Le nombre dépend des carrefours, des ravitaillements et des postes de secours, mais établis une répartition poste par poste au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Ajoute quelques personnes de réserve pour les absences le jour J.
- Que préparer la veille d’une course de 30 kilomètres ?
- Prépare les kits de départ, trie les panneaux, refroidis les boissons et vérifie la liste finale des participants. Charge les appareils, rassemble les talkies-walkies et sépare le matériel par zone afin de réduire l’installation du matin.
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