Zo organiseer je een 24-uursgebed zonder gaten in het programma

Een 24-uursgebed vraagt meer dan een ruimte en een rooster. Je organiseert tegelijk een doorlopend programma, nachtelijke toegang, ontvangst en praktische ondersteuning voor deelnemers. Begin met de beschikbare gebedsruimte en werk daarna terug vanaf de starttijd: wie leidt elk blok, wie houdt toezicht en hoe blijven koffie, water en materialen beschikbaar? Met een duidelijke overdracht tussen diensten voorkom je dat het gebed ’s nachts stilvalt of dat de organisatie moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2 personen
2
Gebedsruimte reserveren
3
Sleutel en toegang regelen
4
Programma voor het gebed opstellen
3 personen
5
Gebedsblokken indelen
3 personen
6
Gebedsleiders benaderen
2 personen
7
Wachtdiensten indelen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Nachtelijke toegang communiceren
12
Contactlijst voor deelnemers maken
13
Gebedsmaterialen verzamelen
2 personen
14
Muziek en teksten selecteren
2 personen
15
Techniek testen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Ruimte ventileren
2 personen
19
Ruimte schoonmaken
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Gebedsplekken inrichten
3 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
26
Techniek en verlichting opstellen
2 personen
27
Bijbels en gebedskaarten klaarleggen
2 personen
28
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen

Event

29
Welkomsttafel bemannen
2 personen
30
Deelnemers registreren
2 personen
31
Opening verzorgen
2 personen
32
Eerste gebedsblok begeleiden
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Gebedsleiders aflossen
35
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
36
Tweede gebedsblok begeleiden
2 personen
37
Dranken bijvullen
38
Avondruimte stil inrichten
2 personen
39
Nachtelijke gebedsblokken begeleiden
2 personen
40
Nachtelijke dranken klaarzetten
41
Nachtelijke rustruimte controleren
42
Ontbijt voorbereiden
2 personen
43
Ontbijt serveren
3 personen
44
Ochtendgebed begeleiden
2 personen
45
Koffie en thee bijvullen
46
Middaggebed begeleiden
2 personen
47
Lunch serveren
3 personen
48
Afsluitend gebedsblok begeleiden
2 personen
49
Afsluiting verzorgen
2 personen

Nazorg

50
Overgebleven eten verpakken
2 personen
51
Servies en keuken opruimen
3 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Ruimte grondig schoonmaken
3 personen
56
Materialen sorteren
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen
58
Sleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Loungekussensaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Waterkannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Pendelklokkenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 8
Kandelaarsaantal 6
Elektrische kaarsenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakscheppenaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de volledige periode vast en deel die op in overzichtelijke gebedsblokken. Plan per blok een gebedsleider én een tweede contactpersoon, zodat uitval niet meteen een gat in het rooster veroorzaakt.
Regel nachtelijke toegang uiterlijk één week vooraf. Communiceer waar de sleutel is, welke ingang deelnemers gebruiken en wie tijdens de nacht bereikbaar is; een algemeen adres zonder toegangsafspraak werkt dan niet.
Plan wachtdiensten naast het gebedsrooster. Laat per dienst minimaal twee mensen weten wanneer zij aanwezig zijn, wie de overdracht doet en wie verantwoordelijk is voor ontvangst, rust en veiligheid.
Test microfoons, luidsprekers, audiomixer en verlengkabels vóór de ruimte wordt ingericht. Controleer ook of de techniek in het eerste nachtelijke blok werkt; problemen vallen dan sneller op dan tijdens de voorbereiding.
Zet koffie, thee, water en lichte hapjes niet alleen aan het begin klaar. Werk met vaste controlemomenten, bijvoorbeeld bij elke wissel van vier uur, en houd rekening met dieetwensen die je bij de aanmelding hebt verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel gebedsleiders heb je nodig voor een 24-uursgebed?: Dat hangt af van de lengte van je blokken. Bij blokken van 2 uur heb je minimaal 12 blokken nodig; plan per blok één hoofdleider en houd daarnaast ten minste 2 vervangers achter de hand.
Wanneer moet je de ruimte reserveren voor een 24-uursgebed?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag tegelijk naar sleutelbeheer, nachtelijke toegang, schoonmaakregels en het tijdstip waarop je kunt opbouwen.
Hoe deel je een 24-uursgebed in?: Begin met blokken van 1 tot 2 uur en wijs elk blok een gebedsleider en wachtdienst toe. Zet de volledige planning uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat deelnemers zich gericht kunnen aanmelden.
Wat moet je regelen voor deelnemers die ’s nachts komen?: Stuur minstens 7 dagen vooraf een aparte instructie met ingang, sleutel- of belprocedure, contactnummer en parkeerinformatie. Vermeld ook waar de gebedsruimte, toiletten en koffie- en theepunt zich bevinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.