Zo organiseer je een 15 kilometerloop

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel de rest van je planning. Regel vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO en tijdregistratie ruim voordat je de inschrijving opent. Daarna richt je de deelnemerscommunicatie en vrijwilligersindeling in, met extra aandacht voor gevaarpunten op de route. In de laatste dagen draait het vooral om controleren, sorteren en klaarleggen: startnummers, routepijlen, kilometerborden en alle materialen voor start, finish en verzorging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
5
EHBO-voorziening reserveren
6
Tijdregistratiesysteem reserveren
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Route op gevaarpunten controleren
3 personen
13
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
14
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
15
Deelnemerslijst controleren
2 personen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Startnummers sorteren
3 personen
20
Boodschappen ophalen
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
22
Routepijlen klaarleggen
2 personen
23
Startnummers klaarleggen
3 personen
24
Route uitzetten
5 personen
25
Verkeershekken plaatsen
4 personen
26
Waterposten inrichten
6 personen
27
EHBO-post inrichten
2 personen
28
Inschrijftafels opstellen
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Tijdregistratie testen
2 personen
32
Finishboog plaatsen
4 personen
33
Startvak afzetten
3 personen
34
Kleedruimtes inrichten
2 personen

Event

35
Deelnemers aanmelden
6 personen
36
Startnummers uitdelen
4 personen
37
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
38
Startbriefing geven
2 personen
39
Startschot verzorgen
2 personen
40
Routeposten bemannen
12 personen
41
Tijdregistratie bedienen
2 personen
42
Water en sportdrank uitdelen
6 personen
43
Dranken bijvullen
3 personen
44
EHBO-post bemannen
3 personen
45
Finishers opvangen
5 personen
46
Medaljes uitdelen
3 personen
47
Finishfoto’s maken
2 personen
48
Herstelhapjes uitdelen
4 personen
49
Afvalbakken legen
3 personen
50
Uitslagen controleren
2 personen
51
Prijzen klaarzetten
2 personen
52
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
53
Deelnemers informeren over uitslagen
2 personen
54
Route afsluiten
5 personen

Nazorg

55
Routepijlen verwijderen
4 personen
56
Verkeershekken verwijderen
4 personen
57
Tenten afbreken
4 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
60
Materialen verzamelen
5 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Afval afvoeren
3 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 500
Startnummerbandenaantal 500
Finishmedaillesaantal 500
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 15
Verkeerskegelsaantal 80
Verkeershekkenaantal 30
Lintenaantal 10
Startlijn
Finishboog
Klembordenaantal 15
Stiftenaantal 30
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 12
Portofoonsaantal 12
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Handkarrenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Thermoskannenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 10
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Bannersaantal 8
Vlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer alle gevaarpunten fysiek. Noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeersregelaars nodig zijn voordat je verkeersmaatregelen aanvraagt.
Vraag vergunningen, verkeersmaatregelen en EHBO vroeg aan. Plan hiervoor bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat een wijziging in route of locatie later meerdere aanvragen kan raken.
Open de inschrijving pas wanneer start- en finishlocatie, tijdregistratie en deelnemersinformatie klaar zijn. Verzamel dieetwensen direct bij het inschrijfformulier en sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de loop.
Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per post, maar ook per tijdstip. Verkeersregelaars moeten vóór de start hun instructies hebben; geef routeposten daarnaast portofoons of mobiele telefoons en een duidelijke escalatieroute.
Gebruik de laatste dag voor een fysieke opbouwcontrole. Sorteer startnummers op volgorde, leg routepijlen en kilometerborden klaar en controleer of laptop, tijdregistratiesysteem, portofoons, verlengkabels en powerbanks werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 15 kilometerloop organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalige 15 kilometerloop. In die periode moeten route, vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO, tijdregistratie en vrijwilligers rond zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 15 kilometerloop?: Maak eerst een postlijst en tel daar de coördinatie en reserve bij op. Plan naast de start- en finishploeg minimaal één vrijwilliger per gevaarpunt of verkeerspost, plus ongeveer 10 procent reserve voor uitval.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een 15 kilometerloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de loop. Vermeld daarin starttijd, route, parkeren of bereikbaarheid, startnummer, tijdregistratie, verzorgingspunten en wat deelnemers bij wijzigingen door het weer moeten doen.
Hoe controleer je de route van een 15 kilometerloop?: Loop of fiets de volledige route minstens twee keer: één controle bij het vastleggen en één controle in de laatste week. Controleer vooral kruisingen, wegwerkzaamheden, ontbrekende routepijlen en plekken waar verkeershekken of kegels nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.