Organiser une course de 15 kilomètres, étape par étape

Une course de 15 kilomètres se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et l’itinéraire, avant de demander les autorisations et de réserver les services indispensables. Les inscriptions, le pointage et les bénévoles doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à vérifier le parcours, les participants, le matériel et les prévisions météo, pas à résoudre des oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Demander des mesures de circulation
2 personnes
5
Réserver le dispositif de premiers secours
6
Réserver le système de pointage
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier le parcours aux points dangereux
3 personnes
13
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
14
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
15
Vérifier la liste des participants
2 personnes
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Trier les dossards
3 personnes
20
Récupérer les courses
3 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
22
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
23
Préparer les dossards
3 personnes
24
Tracer l’itinéraire
5 personnes
25
Installer des barrières de circulation
4 personnes
26
Installer des points d’eau
6 personnes
27
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
28
Installer les tables d’inscription
3 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Raccorder la sonorisation
2 personnes
31
Tester le chronométrage
2 personnes
32
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
33
Balisage du sas de départ
3 personnes
34
Aménager les vestiaires
2 personnes

Événement

35
Inscrire les participants
6 personnes
36
Distribuer les dossards
4 personnes
37
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
38
Faire le briefing de départ
2 personnes
39
Donner le coup de départ
2 personnes
40
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
41
Gérer le chronométrage
2 personnes
42
Distribuer de l’eau et des boissons énergétiques
6 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
44
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
45
Accueillir les finisseurs
5 personnes
46
Distribuer les médailles
3 personnes
47
Prendre les photos d'arrivée
2 personnes
48
Distribuer les collations de récupération
4 personnes
49
Vider les poubelles
3 personnes
50
Vérifier les résultats
2 personnes
51
Préparer les prix
2 personnes
52
Assurer la remise des prix
4 personnes
53
Informer les participants des résultats
2 personnes
54
Fermer le parcours
5 personnes

Suivi

55
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
56
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
57
Démonter les tentes
4 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Débrancher la sonorisation
2 personnes
60
Rassembler le matériel
5 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Évacuer les déchets
3 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
Médailles de finisherqté 500
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 15
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de circulationqté 30
Rubansqté 10
Ligne de départ
Arche d'arrivée
Presse-papiersqté 15
Marqueursqté 30
Gants jetablesqté 100

Équipement

Système de pointage
Ordinateur portableqté 2
Téléphones portablesqté 12
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Chariots à mainqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 30
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 10
Couvertures de survieqté 10

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Tentures de scèneqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie chaque point dangereux, mesure les portions à sécuriser et prévois les flèches de direction ainsi que les bornes kilométriques.
Lance les inscriptions dès que la date, le parcours et le lieu de départ-arrivée sont confirmés. Demande aussi les besoins alimentaires afin de disposer d’une liste exploitable avant le jour de la course.
Réserve tôt le dispositif de premiers secours, le système de pointage et les mesures de circulation. Sans ces éléments, la course peut être prête matériellement mais impossible à organiser dans de bonnes conditions.
Répartis les bénévoles par poste et briefe les régulateurs de trafic séparément. Donne à chacun un emplacement précis, une heure de présence et un moyen de communication, comme un téléphone ou un talkie-walkie.
La veille, trie les dossards, prépare les flèches, les barrières et les cônes par zone, puis charge le matériel dans des chariots. Le matin, garde une personne responsable du pointage et une autre du ravitaillement et de la logistique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 15 kilomètres ?: Prévois au minimum 3 à 6 mois. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de sécuriser le parcours, de réserver les secours et le pointage, puis de gérer les inscriptions et les bénévoles.
Quand faut-il demander les autorisations pour une course sur route ?: Dépose les demandes dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, idéalement au moins 3 mois avant la course. Les mesures de circulation et les éventuelles modifications du parcours doivent être confirmées avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 15 kilomètres ?: Le nombre dépend des carrefours, des points dangereux et du ravitaillement, mais établis une première répartition au moins 3 semaines avant. Ajoute une réserve de 10 à 15 % pour remplacer les absents le jour J.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie un premier message après l’inscription, puis les consignes pratiques 7 à 10 jours avant la course. Rappelle ensuite l’horaire, le lieu, le retrait des dossards, le parcours et les éventuelles consignes météo la veille.

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