Einen 15-Kilometer-Lauf Schritt für Schritt organisieren

Bei einem 15-Kilometer-Lauf entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Verkehrsmaßnahmen, Genehmigungen, Zeitmessung und Helfer müssen früh genug feststehen, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert wird. Beginne mit Datum, Route sowie Start- und Zielort und arbeite dich anschließend über Anmeldung und Einsatzplanung bis zum Aufbau vor. Die letzten Kontrollen gelten der Wettervorhersage, der Streckenmarkierung und der Teilnehmerliste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
5
Erste-Hilfe-Ausstattung reservieren
6
Zeiterfassungssystem reservieren
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Route an Gefahrenstellen kontrollieren
3 Personen
13
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
14
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
15
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
16
Startnummern zuweisen
2 Personen
17
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Startnummern sortieren
3 Personen
20
Einkäufe abholen
3 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
22
Routenpfeile bereitlegen
2 Personen
23
Startnummern bereitlegen
3 Personen
24
Route festlegen
5 Personen
25
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
26
Wasserstationen einrichten
6 Personen
27
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
28
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Musikanlage anschließen
2 Personen
31
Zeiterfassung testen
2 Personen
32
Zielbogen aufstellen
4 Personen
33
Startbereich absperren
3 Personen
34
Umkleideräume einrichten
2 Personen

Event

35
Teilnehmer anmelden
6 Personen
36
Startnummern ausgeben
4 Personen
37
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
38
Startbriefing geben
2 Personen
39
Startschuss geben
2 Personen
40
Streckenposten besetzen
12 Personen
41
Zeitmessung bedienen
2 Personen
42
Wasser und Sportgetränke verteilen
6 Personen
43
Getränke nachfüllen
3 Personen
44
Erste-Hilfe-Posten besetzen
3 Personen
45
Finisher in Empfang nehmen
5 Personen
46
Medaillen verteilen
3 Personen
47
Zielfotos machen
2 Personen
48
Erfrischungen verteilen
4 Personen
49
Mülleimer leeren
3 Personen
50
Ergebnisse prüfen
2 Personen
51
Preise bereitstellen
2 Personen
52
Preisverleihung durchführen
4 Personen
53
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren
2 Personen
54
Strecke abschließen
5 Personen

Nachbereitung

55
Wegweiser entfernen
4 Personen
56
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
57
Zelte abbauen
4 Personen
58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
59
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
60
Materialien zusammenstellen
5 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Location reinigen
5 Personen
63
Abfall entsorgen
3 Personen
64
Materialien zurückbringen
3 Personen
65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
66
Ergebnisse veröffentlichen
67
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

StartnummernAnz. 500
StartnummernbänderAnz. 500
Finisher-MedaillenAnz. 500
WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 15
VerkehrskegelAnz. 80
VerkehrsbarrierenAnz. 30
BänderAnz. 10
Startlinie
Zielbogen
KlemmbretterAnz. 15
StifteAnz. 30
EinweghandschuheAnz. 100

Ausstattung

Zeitmesssystem
LaptopAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 12
FunkgeräteAnz. 12
Mobile Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
HandkarrenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 600
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ThermoskannenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 30
SicherheitswestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 10
NotfalldeckenAnz. 10

Dekoration

BannerAnz. 8
FahnenAnz. 20
BühnentücherAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Route zuerst fest und beantrage die nötigen Genehmigungen anschließend sofort. Für Verkehrsmaßnahmen und Sperrungen solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen, da Änderungen an der Strecke oft Rückfragen auslösen.
Plane Start und Ziel als zwei getrennte Funktionsbereiche: Anmeldung, Startnummernausgabe und Kleiderständer müssen erreichbar sein, während Zielbogen, Medaillen und Zeitmessung am Ziel bereitstehen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecke, Startzeit und organisatorische Hinweise feststehen. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens einige Tage vor dem Lauf.
Teile die Freiwilligen nicht erst am Veranstaltungstag ein. Erstelle vorab einen Einsatzplan für Anmeldung, Streckenposten, Verkehrsregler, Verpflegung und Zielbereich und weise besonders auf Gefahrenstellen hin.
Sortiere Startnummern und lege Wegweiser, Kilometerschilder, Verkehrskegel sowie Barrieren am Vortag bereit. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Transport, Aufbau und die letzte Streckenkontrolle zu erledigen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen 15-km-Lauf organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Start- und Zielort sowie Zeitmessung sollten in den ersten Wochen geklärt werden; die Teilnehmerinformationen folgen einige Tage vor dem Lauf.
Wie viele Helfer braucht man für einen 15-Kilometer-Lauf?: Die genaue Zahl hängt von Strecke und Teilnehmerzahl ab. Plane neben Anmeldung und Zielbereich mindestens ein Team für jede Gefahrenstelle sowie zusätzliche Verkehrsregler und eine Reserve für Ausfälle ein.
Was muss man bei der Strecke eines 15-km-Laufs beachten?: Kontrolliere die Route vorab vollständig und markiere Abzweigungen, Kilometerpunkte und Gefahrenstellen eindeutig. Prüfe spätestens am Vortag, ob alle Wegweiser, Kegel und Verkehrsbarrieren vorhanden und richtig positioniert sind.
Wann sollte die Zeitmessung für einen 15-km-Lauf reserviert werden?: Reserviere das Zeitmesssystem, sobald Termin, erwartete Teilnehmerzahl und Startformat feststehen, am besten 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Teste Laptop, Stromversorgung und die Datenübertragung vor dem Aufbau.

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