Zo organiseer je een 100-jarig jubileum

Begin met de gastenlijst en werk daarna pas het programma, de locatie en de catering uit. Bij een 100-jarig jubileum draait de voorbereiding vaak om herinneringen, familieverhalen en een prettig tempo voor verschillende generaties. Verzamel daarom vroeg foto’s, sprekers en dieetwensen en leg vast wanneer het officiële moment plaatsvindt. Bepaal het definitieve aantal gasten op tijd, zodat je tafels, stoelen, servies, drank en hapjes niet op de gok regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Sprekers en optredens vastleggen
2 personen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
10
Fotopresentatie maken
11
Herinneringenboek regelen
12
Reserveringen maken
13
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
14
Tafelschikking maken
2 personen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Programmakaarten printen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Dessert voorbereiden
2 personen
22
Bloemstukken voorbereiden
2 personen
23
Locatie schoonmaken
3 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Buffettafels plaatsen
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Bestek klaarleggen
2 personen
29
Glazen klaarzetten
2 personen
30
Tafels dekken
4 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Fotowand inrichten
2 personen
33
Herinneringentafel inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Presentatie testen
2 personen
36
Licht controleren
2 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Drankenbuffet inrichten
3 personen
39
Cadeautafel inrichten
2 personen
40
Toiletten controleren

Event

41
Gasten ontvangen
4 personen
42
Welkomstdranken serveren
3 personen
43
Jubilaris begeleiden
2 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
47
Welkomstwoord verzorgen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Fotopresentatie afspelen
50
Toespraken begeleiden
51
Groepsfoto maken
2 personen
52
Buffet openen
2 personen
53
Buffet aanvullen
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Dessert serveren
3 personen
56
Taart aansnijden
3 personen
57
Muziek verzorgen
58
Cadeaus verzamelen
2 personen
59
Herinneringenboek begeleiden
60
Garderobe beheren
2 personen
61
Tafels afruimen
3 personen
62
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Apparatuur opruimen
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Geleende spullen sorteren
2 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Foto's veilig opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinerbesteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen voor dessertaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Laptops
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnen met cijfer 100aantal 3
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Bloemenvazenaantal 12
Fotolijstenaantal 20
Fotowanddoek
Cadeautafelbord
Naamkaartjesaantal 90
Programmakaartenaantal 90
Herinneringenboek
Pennenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Vuilniscontainersaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst het programma en leg sprekers of optredens vast voordat je de fotopresentatie en muziekselectie afrondt. Reserveer per onderdeel een duidelijke starttijd en houd ruimte over voor felicitaties en uitloop.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het jubileum. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor boodschappen, tafelschikking en naamkaartjes.
Test de fotopresentatie minimaal 3 dagen vooraf op de laptop en beamer die je gebruikt. Controleer ook of alle foto’s leesbaar zijn en wijs één persoon aan die de presentatie start en pauzeert.
Zet tafels, stoelen en buffettafels niet pas op de ochtend zelf uit. Maak de indeling de dag ervoor en controleer of er voldoende ruimte blijft voor de garderobe, bediening en gasten die minder makkelijk lopen.
Koel dranken en bereid hapjes en dessert in twee stappen voor: wat houdbaar is de dag ervoor en wat vers moet blijven op de dag zelf. Leg serveerschalen, serveerbestek, glazen en koffiebenodigdheden vooraf per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een 100-jarig jubileum?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag daarin om een aanmelding met dieetwensen en sluit de reactietermijn ongeveer 3 weken voor het jubileum, zodat je reserveringen en catering kunt bevestigen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een 100-jarig jubileum?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Verdeel de voorraad over water, frisdrank, koffie en eventuele alcoholische dranken en houd extra water beschikbaar voor oudere gasten.
Wanneer moet je de tafelschikking en naamkaartjes maken?: Maak de tafelschikking zodra het definitieve aantal gasten bekend is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Print naamkaartjes en programmakaarten pas nadat de laatste afmeldingen zijn verwerkt, bij voorkeur uiterlijk 3 dagen voor het jubileum.
Hoe bereid je een fotopresentatie voor een 100-jarig jubileum voor?: Verzamel foto’s uiterlijk 4 weken vooraf en maak daarna één korte presentatie met herkenbare volgorde en bijschriften. Test beeld en geluid minimaal 3 dagen vooraf met de beamer en neem een reservekopie mee op een tweede apparaat of opslagmedium.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.