Zo organiseer je een 10 kilometerloop

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel de rest van je planning. Controleer daarna verkeersrisico’s, vergunningen, verzekering, EHBO en de inzet van verkeersregelaars. Zodra de inschrijving openstaat, werk je toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst, startnummers en een duidelijke briefing. In de laatste dagen draait alles om routepijlen, kilometerborden, drinkposten, tijdregistratie en het op tijd klaarzetten van materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Route op verkeersrisico's controleren
2 personen
5
Verkeersregelaars reserveren
6
EHBO-bezetting regelen
7
Start- en finishlocatie reserveren
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijvingen verwerken
2 personen
11
Deelnemersbevestigingen versturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Startnummers ontwerpen
15
Startnummers afdrukken
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Routepijlen voorbereiden
2 personen
18
Parcoursmarkering controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Definitieve briefing versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Startnummers sorteren
2 personen
23
Materiaal naar locatie brengen
3 personen

Event

24
Routeborden klaarzetten
4 personen
25
Verkeersmaatregelen plaatsen
6 personen
26
Parcours uitzetten
6 personen
27
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
30
EHBO-punt inrichten
2 personen
31
Waterpost inrichten
3 personen
32
Cateringpunt inrichten
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Startnummers klaarleggen
2 personen
35
Tijdregistratie testen
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen
37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Bagage-inname openen
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Waterbekers vullen
3 personen
44
Startvak afzetten
3 personen
45
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
10 kilometerloop starten
2 personen
48
Parcoursposten bemannen
12 personen
49
Tussentijden registreren
2 personen
50
Water en fruit uitdelen
4 personen
51
Deelnemers opvangen bij finish
4 personen
52
Medaljes uitdelen
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
EHBO verlenen
2 personen
56
Bagage uitgifte verzorgen
2 personen
57
Uitslagen controleren
2 personen
58
Prijzen en herinneringen uitreiken
3 personen
59
Finishmuziek verzorgen
60
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
61
Parcours vrijgeven
6 personen
62
Verkeersmaatregelen verwijderen
6 personen
63
Routeborden verzamelen
4 personen

Nazorg

64
Catering opruimen
3 personen
65
Afval inzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materiaal inventariseren
2 personen
71
Materiaal terugbrengen
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
74
Bedankbericht versturen
75
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Medaljesaantal 350
Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 20
Kilometerbordenaantal 10
Pionnenaantal 30
Borstelsaantal 4
Drinkbekersaantal 500
Start- en finishboog
Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 20
Parcourskaartenaantal 30
Opbergkrattenaantal 12
Bagagelabelsaantal 350
Bagagebakkenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
AED
IJsblokkenaantal 8

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Klapbalieaantal 2
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectiepompjesaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en loop of fiets hem volledig na. Controleer kruisingen, smalle stukken en plekken waar verkeerskegels, afzetlint of dranghekken nodig zijn.
Regel vergunningen, verzekering, verkeersregelaars en EHBO voordat je de uitnodigingen verstuurt. Voor een route door openbaar gebied kan één ontbrekende toestemming je planning stilleggen.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer de deelnemerslijst enkele dagen vooraf, sorteer startnummers op volgorde en verstuur daarna een definitieve briefing met starttijd, route en praktische instructies.
Plan drinkpunten op vaste plekken langs de 10 kilometer en zet drinkbekers, tafels en afvalvoorziening daar vooraf klaar. Test ook het tijdregistratiesysteem en leg stopwatches als reserve klaar.
Maak een apart draaiboek voor de laatste ochtend: routeborden plaatsen, verkeersmaatregelen uitvoeren, start- en finishboog opbouwen, materiaal brengen en vrijwilligers kort briefen. Controleer de weersverwachting opnieuw voordat de eerste deelnemer start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 10 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Dan is er tijd voor vergunningen, een geschikte route, verkeersregelaars, EHBO, inschrijvingen en het bestellen of regelen van materiaal.
Welke vergunning heb je nodig voor een 10 kilometerloop?: Dat hangt af van de gemeente en de route. Neem minimaal 3 maanden vooraf contact op met de gemeente en vraag welke evenementenvergunningen, verkeersplannen en meldingen nodig zijn.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een 10 kilometerloop?: Dat kun je pas bepalen na een controle van alle kruisingen en verkeersrisico’s. Reken per punt waar verkeer of deelnemers elkaar kruisen op een aparte post en stem het definitieve aantal af met de gemeente.
Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een 10 kilometerloop?: Stuur een eerste bevestiging direct na inschrijving en een definitieve briefing 3 tot 7 dagen voor de loop. Vermeld daarin de starttijd, bereikbaarheid, route, startnummer, bagage-instructies en eventuele wijzigingen door het weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.