Hockeytoernooi organiseren: checklist en planning

Een hockeytoernooi vraagt vooral om strakke planning rond velden, kleedkamers, teams en wedstrijdbegeleiding. Leg eerst de datum, het wedstrijdformat en de regels vast; daarna kun je inschrijvingen, schema en bezetting regelen. Controleer het sportmateriaal ruim op tijd en plan reserveballen, keepersmateriaal en EHBO mee. In de laatste week draait alles om bevestigingen, catering, prijzen en duidelijke deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Hockeyvelden reserveren
Kleedkamers reserveren
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Teamgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Scheidsrechters bevestigen
Bardienst indelen
Opbouwploeg indelen
Opruimploeg indelen
Reservering kleedkamers controleren
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
Ontbrekend materiaal reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
Prijzen en wisselgeld regelen
2 personen
Prijzengeld of bekers regelen
Deelnemersinformatie versturen
Wedstrijdschema publiceren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Teamregistratie printen
Wedstrijdformulieren printen
Plattegrond printen
Bardienstbriefing voorbereiden
EHBO-inhoud controleren
Contant geld klaarmaken
Transportmateriaal verzamelen
2 personen
Velden controleren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdtafels opstellen
3 personen
Publiekstafels opstellen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kleedkamers bewegwijzeren
2 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Teamregistratie openen
3 personen
Teams naar kleedkamers wijzen
2 personen
Opening aankondigen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
2 personen
Wedstrijdmateriaal wisselen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bar afsluiten
3 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Doelen en veldmaterialen opruimen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Restanten en borg afhandelen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 30
Reserveballenaantal 12
Hockeysticksaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerschijvenaantal 30
Veldgrenslintaantal 2
Scorebordenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scheidsrechterskaartenaantal 6
Wedstrijdhesjesaantal 40
Teamvlaggenaantal 8
Reservekeeperhandschoenenaantal 2
Reservekeepershelmenaantal 2
Trainingshoedjesaantal 30
EHBO-koffer
IJscompressenaantal 12
Sporttapeaantal 6
Podiumbekersaantal 3

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Partytentenaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Jassengarderobesaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Prullenbakkenaantal 10

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kassa
Betaalterminal

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Teamnaambordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer velden én kleedkamers zodra de datum vaststaat. Controleer de reservering opnieuw in de laatste week; een veldindeling zonder beschikbare kleedkamers zorgt op de dag zelf direct voor vertraging.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teamgegevens zijn gecontroleerd. Stuur het schema en de toernooiregels uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat teams weten hoe laat ze spelen en waar ze moeten zijn.
Tel niet alleen gewone hockeyballen en sticks, maar leg ook reserveballen, reservekeepershelmen en reservekeeperhandschoenen apart. Controleer fluitjes, stopwatches, scoreborden en scheidsrechterskaarten vóór de opbouw.
Plan bardienst, opbouw en opruimen als afzonderlijke roosters. Zet klaptafels, stoelen, partytenten, prullenbakken en afzetpalen vooraf op de plattegrond, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment hoeven te zoeken.
Bereken catering op basis van het aantal aangemelde spelers, begeleiders en scheidsrechters. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en regel prijzen, bekers, wisselgeld en een EHBO-koffer uiterlijk in de laatste week.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, veldreservering en het wedstrijdformat. Reserveer scheidsrechters en kleedkamers uiterlijk 4 weken van tevoren en controleer alles opnieuw in de laatste week.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een hockeytoernooi?: Stel een voorlopig schema op zodra het format en de inschrijfdeadline bekend zijn. Maak het definitief nadat alle teams en gegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het toernooi.
Hoeveel hockeyballen heb je nodig voor een toernooi?: Leg per gelijktijdig gebruikt veld minimaal één wedstrijdbal en meerdere reserveballen klaar. Controleer daarnaast het aantal velden, wedstrijden en scheidsrechters, zodat elke wedstrijd een bal en reservevoorraad heeft.
Wanneer controleer je het materiaal voor een hockeytoernooi?: Doe een volledige inventarisatie 1 tot 2 weken vooraf en reserveer ontbrekend materiaal meteen. Loop op de dag vóór het toernooi opnieuw de doelen, ballen, sticks, hesjes, scoreborden, EHBO en keepersuitrusting na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.