Organiser un tournoi de hockey sans rien oublier
Un tournoi de hockey demande de coordonner les terrains, les vestiaires, les équipes, les arbitres et le matériel sportif dans le bon ordre. Commence par fixer le format et la date, puis verrouille les réservations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à confirmer les équipes, le programme, le catering et les services sur place. Cette checklist t’aide aussi à anticiper les oublis fréquents : matériel de rechange, monnaie, besoins alimentaires et organisation du rangement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du tournoi
Réserver les terrains de hockey
Réserver les vestiaires
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Vérifier les coordonnées de l'équipe
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les arbitres
Répartir les services au bar
Répartir l’équipe de montage
Répartir l’équipe de rangement
Vérifier la réservation des loges
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
Réserver le matériel manquant
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Prévoir les prix et la monnaie
2 personnes
Prévoir les prix ou les coupes
Envoyer les informations aux participants
Publier le programme des matchs
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer l’inscription des équipes
Imprimer les formulaires de match
Imprimer le plan de salle
Préparer le briefing du service bar
Vérifier le contenu de la trousse de premiers secours
Préparer la caisse
Rassembler le matériel de transport
2 personnes
Vérifier les terrains
2 personnes
Délimiter les espaces
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Installer les tables de compétition
3 personnes
Installer les tables pour le public
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Indiquer les vestiaires
2 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Ouvrir l’enregistrement de l’équipe
3 personnes
Orienter les équipes vers les vestiaires
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer les matchs
4 personnes
Mettre à jour les classements de la compétition
2 personnes
Échanger le matériel de compétition
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Fermer le bar
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les buts et le matériel de terrain
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les invendus et la caution
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Buts de hockeyqté 4
- Balles de hockeyqté 30
- Ballons de rechangeqté 12
- Cannes de hockeyqté 12
- Cônesqté 40
- Disques de marquageqté 30
- Ruban de délimitation de terrainqté 2
- Panneaux de scoreqté 2
- Siffletsqté 6
- Chronomètresqté 4
- Cartons d’arbitreqté 6
- Maillots de compétitionqté 40
- Drapeaux d’équipeqté 8
- Gants de gardien de réserveqté 2
- Casques de gardien de rechangeqté 2
- Cônes d'entraînementqté 30
- Trousse de premiers secours
- Poches de glaceqté 12
- Ruban de sportqté 6
- Coupes du podiumqté 3
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Tentes de réceptionqté 3
- Tabourets de barqté 6
- Bancs de vestiaireqté 12
- Vestiaires pour manteauxqté 4
- Poteaux de balisageqté 12
- Poubellesqté 10
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Lampes rechargeablesqté 6
- Batteries externesqté 4
- Caisse
- Terminal de paiement
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 6
- Bacs de rangementqté 12
Décoration
- Bannières du tournoiqté 4
- Nappesqté 12
- Panneaux de noms d’équipeqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
Nettoyage
- Conteneurs à déchetsqté 6
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les terrains et les vestiaires avant d’envoyer les invitations : indique clairement les horaires d’arrivée, de début des matchs et de remise en état.
- Fixe le format, les règles et la durée des matchs avant d’ouvrir les inscriptions. Les équipes doivent connaître le nombre de joueurs, les horaires prévus et les conditions de participation.
- Prévois du matériel de secours, notamment des balles, des gants et des casques de gardien, des sifflets et au moins un chronomètre par terrain utilisé. Vérifie chaque élément lors de l’inventaire, pas le matin du tournoi.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et calcule les quantités à partir du nombre confirmé d’équipes et d’accompagnateurs. Passe la commande après la clôture des inscriptions, avec une marge pour les imprévus.
- Répartis séparément le montage, le service au bar et le rangement. Envoie le programme des matchs et les consignes aux participants quelques jours avant, puis vérifie la météo avant de confirmer l’installation.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un tournoi de hockey ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les terrains, les vestiaires, les arbitres et le format doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
- Combien de temps avant faut-il clôturer les inscriptions ?
- Clôture les inscriptions 10 à 14 jours avant le tournoi. Il te restera ainsi assez de temps pour vérifier les coordonnées des équipes, recueillir les besoins alimentaires et établir le programme.
- Quel matériel prévoir pour un tournoi de hockey ?
- Prévois les buts, balles, crosses, cônes, disques de marquage, panneaux de score, sifflets, chronomètres et cartons d’arbitre. Ajoute du matériel de rechange, une trousse de premiers secours et des poches de glace avant l’inventaire final.
- Quand envoyer le programme des matchs aux équipes ?
- Envoie le programme 3 à 5 jours avant le tournoi, une fois les inscriptions et les horaires vérifiés. Rappelle aussi l’heure d’arrivée, les vestiaires attribués, les règles et les coordonnées de contact le jour J.
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