Hockeytoernooi organiseren: checklist en planning
Een hockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en teams regelen. Leg eerst de datum, velden, kleedkamers, regels en scheidsrechters vast; daarna volgen inschrijvingen, teamindeling en wedstrijdschema. In de laatste week controleer je materiaal, prijzen, formulieren, catering en het weerplan. Deze checklist helpt je om alle 66 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de toernooidag niet nog achter reserveballen, koeling of printwerk aan hoeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Hockeyvelden reserveren
Kleedkamers reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling vastleggen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdschema versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Toernooimateriaal verzamelen
3 personen
Prijzen en medailles controleren
Wedstrijdformulieren printen
Teamlijsten printen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches voorbereiden
3 personen
EHBO-materiaal controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Kleedkamers openen
Terrein en materialen controleren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
3 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Scoretafels inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen
Teams ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooibriefing geven
2 personen
Openingswedstrijd begeleiden
4 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en lunch serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
Afval verzamelen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Laatste consumpties serveren
2 personen
Teams uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval scheiden en wegbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Terrein schoon achterlaten
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Kleedkamerbankenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Hockeysticksaantal 30
- Wedstrijdballenaantal 24
- Reserveballenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 30
- Trainingshesjesaantal 30
- Fluitjesaantal 8
- Scorebordenaantal 4
- Wedstrijdklokkenaantal 4
- Doelnettenaantal 4
- Keepersmaskersaantal 4
- Keeperhandschoenenaantal 4
- Scheidsrechterkaartenaantal 8
- Aanvoerdersbandenaantal 8
- Ballenzakkenaantal 4
- Waterkrattenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Apparatuur
- Megafonenaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Labelprinter
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterkannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
- Koelvitrinesaantal 2
Decoratie
- Teamtafelbordjesaantal 12
- Pijlbordjesaantal 12
- Podiumlinten
- Tafelkledenaantal 8
- Prijzenbekersaantal 3
- Medaillesaantal 60
- Deelnemerscertificatenaantal 60
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- IJspakkingenaantal 12
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de velden en kleedkamers voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in dezelfde planning ook tijd op voor opbouw, wedstrijdwissels en het opruimen van 62 benodigde spullen.
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de teamindeling vaststaat. Verstuur het schema samen met de toernooiregels, locatie-informatie en praktische tijden.
- Controleer het sportmateriaal afzonderlijk: naast hockeysticks en wedstrijdballen heb je ook reserveballen, pionnen, markeerschijven, hesjes, fluitjes, scoreborden en wedstrijdklokken nodig.
- Regel de catering niet alleen op aantallen deelnemers, maar ook op dieetwensen. Bereid sandwiches en hapjes vooraf voor, koel de dranken en zet waterkratten klaar voordat de eerste teams arriveren.
- Maak uiterlijk in de laatste week een besluit over slecht weer. Controleer de weersverwachting, bevestig het alternatieve weerplan en leg EHBO-materiaal, telefoons of powerbanks en communicatieapparatuur klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, velden, kleedkamers en scheidsrechters. Open daarna de aanmeldingen en leg de teamindeling en het wedstrijdschema uiterlijk 1 tot 2 weken voor het toernooi vast.
- Wat moet ik een week voor een hockeytoernooi controleren?
- Controleer dan de aanmeldingen, dieetwensen, teamlijsten, wedstrijdformulieren, prijzen en medailles. Loop ook al het materiaal na en bevestig het weerplan, zodat ontbrekende spullen nog binnen 7 dagen geregeld kunnen worden.
- Hoeveel reserveballen heb ik nodig voor een hockeytoernooi?
- Leg naast de wedstrijdballen altijd een aparte voorraad reserveballen klaar. Bewaar ze in ballenzakken langs het veld, zodat een verloren of beschadigde bal binnen enkele seconden vervangen kan worden.
- Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een hockeytoernooi versturen?
- Stuur het definitieve schema zodra alle teams zijn bevestigd en de teamindeling klaar is, meestal 1 tot 2 weken voor de toernooidag. Vermeld ook de aanvangstijd, wedstrijdduur, veldindeling en regels.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!