Hockeytoernooi organiseren: checklist van planning tot wedstrijddag

Een hockeytoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen teams en wedstrijden indelen. Je legt eerst datum, veld, scheidsrechters en regels vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, materiaal, catering en vrijwilligers. In de laatste week controleer je vooral gegevens die vaak ontbreken: teamnamen, dieetwensen, parkeerinformatie en reserveballen. Op de wedstrijddag helpen een geprint schema, wedstrijdformulieren, scoreborden en gevulde koelboxen om het programma zonder onnodige vertraging uit te voeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Scheidsrechters vastleggen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Inschrijvingen bevestigen
Prijzen bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Wedstrijdschema publiceren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Hockeymateriaal reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Wedstrijdformulieren printen
Teamindeling afdrukken
Materialen sorteren
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Toernooibalie inrichten
2 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Publieksterras opbouwen
4 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

Teams registreren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Fluitjes en ballen uitgeven
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Wedstrijdpauzes aankondigen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Teams uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Hockeyballen verzamelen
3 personen
Velden afbreken
4 personen
Doelen terugplaatsen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen digitaal archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Tafelkleedjesaantal 10
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Hockeydoelenaantal 4
Hockeyballenaantal 30
Wedstrijdsticksaantal 12
Trainingshesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Markeerlijnenaantal 2
Veldmarkeringstapeaantal 6
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Klembordenaantal 8
Reserveballenbakkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelbordjesaantal 8
Start- en finishbord
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen en teamgegevens binnen zijn. Reserveer per wedstrijd extra wisseltijd voor veldwissels, uitleg en eventuele uitloop.
Leg scheidsrechters en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf vast. Deel niet alleen veldtaken in, maar ook iemand voor ontvangst, scoreverwerking, catering en het bijvullen van koelboxen.
Publiceer het definitieve wedstrijdschema tegelijk met parkeerinformatie en de toernooiregels. Zo voorkom je op de wedstrijddag losse berichten over starttijden, routes en uitzonderingen.
Controleer het hockeymateriaal niet alleen op aantallen, maar ook op bruikbaarheid. Zet doelen, ballen, sticks, hesjes, pionnen, markeerlijnen, fluitjes en stopwatches per veld gesorteerd klaar en houd reserveballen apart.
Bereken catering per deelnemer en neem dieetwensen mee voordat je boodschappen doet. Vul koelboxen vlak voor de start, zet herbruikbare bekers en servies klaar en plaats afvalbakken direct bij de eet- en drinkpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hockeytoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en scheidsrechters. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve inschrijvingen, teamgegevens, catering, materiaalcontrole en het publiceren van het schema.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema van een hockeytoernooi maken?: Maak een eerste indeling zodra je de verwachte teamgrootte en speelduur kent, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Publiceer het definitieve schema pas nadat de inschrijvingen en teamgegevens zijn bevestigd, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
Hoeveel scheidsrechters heb ik nodig voor een hockeytoernooi?: Reken minimaal met 2 scheidsrechters per gelijktijdig gespeelde wedstrijd. Plan daarnaast reservecapaciteit of een vervanger, zodat ziekte of uitloop niet meteen het hele schema vertraagt.
Wat moet ik de week voor een hockeytoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, vrijwilligers, parkeerinformatie, wedstrijdregels en materiaalvoorraad. Print in de laatste 1 à 2 dagen de wedstrijdformulieren en teamindeling en sorteer al het materiaal per veld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.