Checklist pour organiser un tournoi de hockey
Un tournoi de hockey demande surtout une bonne coordination entre les équipes, les arbitres, le lieu et le matériel. Commence par bloquer la date et le terrain, puis fixe le format des matchs avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières vérifications concernent les feuilles de match, le matériel de rechange, les glacières et l’accueil des participants. Cette checklist rassemble les étapes à suivre dans l’ordre, pour éviter les oublis le jour du tournoi.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Finaliser les arbitres
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Définir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les coordonnées de l’équipe
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
2 personnes
Confirmer les inscriptions
Commander les prix
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Publier le programme des matchs
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver le matériel de hockey
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et les médailles
Imprimer les formulaires de match
Imprimer la répartition des équipes
Trier les matériaux
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Aménager le comptoir du tournoi
2 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Monter la terrasse pour le public
4 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Donner le briefing des arbitres
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Événement
Enregistrer les équipes
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Encadrer les matchs
8 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Distribuer les sifflets et les ballons
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de catering propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les pauses du match
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Dire au revoir aux équipes
3 personnes
Suivi
Rassembler les balles de hockey
3 personnes
Démonter les terrains
4 personnes
Remettre les objectifs en place
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les résultats numériquement
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 10
- Chaises pliantesqté 80
- Nappesqté 10
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Buts de hockeyqté 4
- Balles de hockeyqté 30
- Bâtons de compétitionqté 12
- Chasubles d’entraînementqté 40
- Cônesqté 40
- Lignes de marquageqté 2
- Ruban de balisageqté 6
- Siffletsqté 8
- Chronomètresqté 4
- Panneaux de scoreqté 4
- Presse-papiersqté 8
- Balles de réserve pour piscine à ballesqté 4
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Lampes rechargeablesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Petits bolsqté 20
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pincesqté 8
- Carafeqté 6
- Thermosqté 4
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux de table d’équipeqté 8
- Panneau départ et arrivée
- Nappe pour table des prix
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le terrain et les arbitres avant d’annoncer le tournoi. Prévois le programme des matchs seulement après avoir fixé la durée des rencontres, les pauses et le nombre d’équipes.
- Demande les coordonnées de chaque équipe au moment de l’inscription, ainsi que les besoins alimentaires. Confirme ensuite chaque inscription avec les horaires, les règles et les informations de parking.
- Prépare les feuilles de match, la répartition des équipes et les panneaux de score au plus tard la veille. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer une feuille perdue ou mal remplie.
- Vérifie le matériel de hockey avant le montage : buts, balles, bâtons, chasubles, cônes, sifflets et chronomètres. Garde des balles de réserve et du ruban de balisage accessibles pendant toute la compétition.
- Calcule la restauration à partir du nombre confirmé de participants, puis remplis les glacières le matin même. Installe aussi les tables, les poubelles et la sonorisation avant l’arrivée de la première équipe.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un tournoi de hockey ?
- Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les arbitres, ouvrir les inscriptions et commander les prix.
- Combien de temps faut-il prévoir pour un tournoi de hockey ?
- Prévois une demi-journée pour un petit tournoi et une journée complète si plusieurs équipes jouent plusieurs matchs. Ajoute au moins 30 minutes avant le premier match pour l’accueil, le montage et la vérification du matériel.
- Que faut-il vérifier la veille d’un tournoi de hockey ?
- Vérifie la liste des équipes, le programme, les arbitres, les feuilles de match et tout le matériel sportif. Prépare également les prix, les médailles, les fournitures imprimées et les glacières pour éviter les courses de dernière minute.
- Combien de balles de hockey prévoir pour un tournoi ?
- Prévois au minimum une balle par terrain en jeu, plus 20 à 30 % de réserve. Pour deux terrains, cela signifie par exemple 2 balles en circulation et 1 balle supplémentaire pour les remplacements.
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