Hobbymarkt organiseren: checklist en planning

Een hobbymarkt organiseren vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken met deelnemers. Leg eerst datum, locatie en kramen vast en controleer daarna vergunningen, verzekering en voorzieningen op het terrein. Werk met een deelnemerslijst, verstuur tijdig de uitnodigingen en publiceer later de plattegrond met parkeerinformatie. In de laatste week controleer je betalingen, catering, bewegwijzering, materialen en de levering van kramen, tafels en eventuele partytenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kramen reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Deelnemerslijst openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Parkeerinformatie maken
Plattegrond publiceren
Promotie op sociale media
Informatieborden ontwerpen
Deelnemersindeling afronden
2 personen
Deelnemersinstructies versturen
Betalingsmateriaal voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Borden en routepijlen klaarzetten
2 personen
Kramen en materialen aanleveren
4 personen
Terrein en ingang controleren
2 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Kramen laten inrichten
4 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad aanvullen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Deelnemers laten afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 48
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkleedensetsaantal 18

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Handmicrofoon
Kassa
Betaalterminal

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelbordjesaantal 20
Prijskaartjesaantal 200
Kleefbandaantal 6
Touwrollenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktindeling voordat je deelnemers bevestigt. Houd looppaden vrij en reserveer extra ruimte bij de ingang, voor informatie en bij kramen met kledingrekken.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de aanlevertijd, kraamindeling, parkeerroute, betaalafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Controleer stroompunten minstens 3 dagen voor de markt. Tel verlengkabels en stekkerdozen per zone en test koffiezetapparaten, waterkokers, geluidsboxen en de handmicrofoon.
Plan catering op basis van het bezoekersmoment, niet alleen op basis van het aantal deelnemers. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en controleer of koffiekopjes, drinkglazen, borden en bestek klaarstaan.
Loop het terrein de avond ervoor en opnieuw vóór opening na. Controleer ingang, routepijlen, informatieborden, afzetpalen, afvalinzameling, kassa en betaalterminal voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hobbymarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, kramen en vergunningen. Open daarna direct de deelnemerslijst, zodat je ongeveer 6 weken voor de markt kunt uitnodigen en aanmelden.
Wanneer moet ik de deelnemers van een hobbymarkt bevestigen?: Bevestig deelnemers bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de markt. Stuur de definitieve indeling en praktische instructies uiterlijk 7 dagen vooraf, wanneer parkeerinformatie en plattegrond klaar zijn.
Hoeveel kramen heb ik nodig voor een hobbymarkt?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de gewenste ruimte per hobbyist. Reken per deelnemer minimaal 1 kraam of tafel en reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra ruimte voor doorgangen, informatie en wijzigingen.
Wanneer moet ik vergunningen en verzekering voor een hobbymarkt controleren?: Controleer dit zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Sommige aanvragen hebben meerdere weken verwerkingstijd; wacht daarom niet tot de deelnemerslijst compleet is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.