Checklist pour organiser un salon de loisirs créatifs

Un salon de loisirs créatifs demande une préparation précise, surtout quand plusieurs exposants partagent le même espace. Commencez par fixer la date, le lieu et l’aménagement, puis avancez vers les inscriptions, les autorisations et la logistique. Les dernières semaines servent à confirmer les participants, préparer les stands, vérifier le matériel de paiement et organiser l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Ouvrir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver l’enlèvement des déchets
Créer les informations de stationnement
Publier le plan du site
Promotion sur les réseaux sociaux
Concevoir des panneaux d’information
Finaliser la répartition des participants
2 personnes
Envoyer les instructions aux participants
Préparer le matériel de paiement
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Préparer les panneaux et les flèches d’orientation
2 personnes
Livrer les stands et le matériel
4 personnes
Contrôler le site et l'entrée
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Faire aménager les stands
4 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réanimer les stocks
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Faire démonter par les participants
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 48
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Sets de nappesqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintesqté 2
Microphone à main
Caisse
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Bacs de stockageqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pancartes de tableqté 20
Étiquettes de prixqté 200
Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture des inscriptions. Vérifiez dès ce moment les autorisations, l’assurance, l’accès électrique et les conditions d’installation des stands.
Préparez le plan du marché avant de confirmer la répartition des participants. Prévoyez les tables, chaises, tentes, portants et passages nécessaires, puis envoyez à chaque exposant des consignes écrites au moins 7 jours avant le salon.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les besoins alimentaires et de finaliser la liste des participants. Une confirmation tardive complique aussi le plan du site et la signalétique.
Testez le matériel de paiement avant le jour J : caisse, terminal, rallonges et multiprises. Gardez également une solution de repli si le réseau ou l’alimentation électrique ne fonctionne pas à l’entrée.
Préparez les panneaux, flèches, pancartes de table et informations de stationnement la veille. Contrôlez l’entrée, les stands et les stocks dès la livraison du matériel afin de corriger les manques avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et les stands, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser la restauration.
Quand confirmer les participants d’un salon de loisirs créatifs ?: Confirmez la liste finale 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez alors terminer la répartition des stands, publier le plan du site et envoyer les instructions pratiques.
Combien de temps avant faut-il envoyer les consignes aux exposants ?: Envoyez les consignes au moins 7 jours avant l’ouverture. Indiquez l’horaire de livraison, l’emplacement du stand, le stationnement, le matériel prévu et les règles d’installation.
Quand préparer le matériel et la signalétique du salon ?: Triez le matériel et préparez les panneaux la veille, puis contrôlez le site dès la livraison le jour J. Gardez au moins 60 minutes avant l’ouverture pour vérifier l’entrée, les stands, les prises et les stocks.

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