Herplaatsingsdag organiseren: checklist en planning

Een herplaatsingsdag vraagt om meer dan dieren en bezoekers bij elkaar brengen. Je moet profielen en gezondheidsgegevens controleren, kennismakingsgesprekken plannen en transporten op elkaar afstemmen. Daarnaast richt je veilige verblijven, een registratiebalie en informatietafels in. Met deze checklist werk je van datum en aanmeldingen naar de uitvoering, zodat formulieren, dierenbenodigdheden en vrijwilligers op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Deelnemende dieren aanmelden
2 personen
Dierprofielen verzamelen
2 personen
Gezondheidsgegevens controleren
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Diertransporten afstemmen
2 personen
Kennismakingsgesprekken plannen
2 personen
Reservering voor bezoekers maken
Dierinformatie afdrukken
2 personen
Adoptieformulieren afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Dierbenodigdheden klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dierverblijven inrichten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Dieren rustig laten wennen
4 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Dierprofielen toelichten
4 personen
Kennismaking met dieren begeleiden
5 personen
Dieren veilig verplaatsen
3 personen
Adoptiegesprekken voeren
3 personen
Adoptieformulieren invullen
2 personen
Dieren verzorgen
4 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Dieren terugbrengen
4 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Dierverblijven schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Adoptiegegevens verwerken
2 personen
Bezoekers en adoptanten opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Klapbankenaantal 3

Dierenverzorging

Hondenkennelsaantal 8
Kattenbenchesaantal 6
Dierenrennenaantal 4
Hondenriemenaantal 10
Halsbandenaantal 10
Voerbakkenaantal 20
Waterbakkenaantal 12
Transportboxenaantal 6
Dierenkledenaantal 15
Kattenbakkenaantal 6
Kattenbakscheppenaantal 3
Poepzakdispensersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 3

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Pinapparaat
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Communicatie

Dierinformatiefoldersaantal 60
Adoptieformulierenaantal 50
Clipboardsaantal 12
Pennenaantal 30
Naambadgesaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Verzamel dierprofielen en gezondheidsgegevens voordat je de promotie publiceert. Zo kunnen bezoekers vooraf betrouwbare informatie lezen en voorkom je dat een dier op de dag zelf nog niet goed geregistreerd is.
Plan diertransporten en kennismakingsgesprekken niet op hetzelfde moment voor alle dieren. Houd per gesprek extra tijd vrij voor vragen, registratie en het invullen van adoptieformulieren.
Maak voor elk deelnemend dier een eigen plek met passende materialen. Voor honden heb je onder meer kennels, riemen, halsbanden, voer- en waterbakken nodig; voor katten ook benches, kattenbakken en scheppen.
Richt de registratiebalie in met een laptop, printer, pinapparaat, naambadges en adoptieformulieren voordat bezoekers arriveren. Controleer daarbij verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet tijdens de ontvangst nog stroom moet zoeken.
Koel dranken en zet koffie, thee en bekers vooraf klaar, maar laat dierbenodigdheden en catering gescheiden. Plan boodschappen en het inrichten van tafels en stoelen uiterlijk de dag ervoor, zodat de ochtend alleen nog controlewerk vraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herplaatsingsdag organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende dieren. Gebruik de laatste week voor aanmeldingen, vrijwilligers, transporten, drukwerk en een controle van alle materialen.
Wat moet ik regelen voor dieren op een herplaatsingsdag?: Regel per dier een gecontroleerd profiel, gezondheidsgegevens, een veilige verblijfplaats en passende verzorgingsmaterialen. Plan transport en kennismakingsgesprekken uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat wijzigingen nog mogelijk zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herplaatsingsdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor bezoekers en informatie en per 3 tot 5 aanwezige dieren iemand voor toezicht en verzorging. Voeg extra mensen toe als transporten of meerdere gesprekken tegelijk plaatsvinden.
Wanneer moet ik adoptieformulieren en dierinformatie afdrukken?: Druk de formulieren en dierinformatie 1 tot 2 dagen vooraf af, nadat de laatste gegevens zijn gecontroleerd. Leg op de dag zelf extra exemplaren klaar bij de registratiebalie en informatietafels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.