Checklist para organizar un Día de reubicación

Un Día de reubicación reúne animales, visitantes, voluntarios y varias decisiones que deben encajar en pocas horas. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la confirmación del lugar hasta el montaje de los alojamientos, el registro y las entrevistas de presentación. Empieza con los datos de cada animal y las inscripciones; después cierra transportes, turnos y materiales impresos. Así evitarás llegar al día del evento sin formularios, jaulas o información actualizada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Registrar los animales participantes
2 personas
Recopilar perfiles de animales
2 personas
Comprobar datos de salud
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar a los voluntarios
2 personas
Coordinar los transportes de animales
2 personas
Planificar las entrevistas de presentación
2 personas
Hacer una reserva para los visitantes
Imprimir información sobre los animales
2 personas
Imprimir los formularios de adopción
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar materiales para animales
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Preparar los alojamientos de los animales
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas de información
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Dejar que los animales se aclimaten con calma
4 personas

Evento

Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Explicar los perfiles de los animales
4 personas
Guiar la presentación con animales
5 personas
Trasladar animales con seguridad
3 personas
Realizar entrevistas de adopción
3 personas
Rellenar los formularios de adopción
2 personas
Cuidar a los animales
4 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Devolver los animales
4 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los alojamientos de animales
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar los datos de adopción
2 personas
Hacer seguimiento de visitantes y adoptantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Bancos plegablescant. 3

Cuidado de animales

Casetas para perroscant. 8
Jaulas para gatoscant. 6
Carreras de animalescant. 4
Correas para perroscant. 10
Lanyardscant. 10
Cuencos para comidacant. 20
Bandejas de aguacant. 12
Cajas de transportecant. 6
Mantas para animalescant. 15
Areneros para gatoscant. 6
Pala para arenerocant. 3
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 60
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de servircant. 8
Tijerascant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Máquina de sellado
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Comunicación

Folletos informativos sobre animalescant. 60
Formularios de adopcióncant. 50
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Credencialescant. 50
Señales de orientacióncant. 10

Decoración

Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Globoscant. 50

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de publicar el formulario de inscripción. Comprueba también con antelación dónde irán las jaulas, casetas, carreras y mesas de información.
Revisa los perfiles y datos de salud de los animales antes de imprimir folletos o preparar entrevistas. Reserva tiempo para corregir cambios de última hora y lleva copias actualizadas.
Programa los voluntarios por turnos y asigna responsables concretos para el registro, los transportes y las entrevistas. Con 51 tareas, una persona no debería controlar todo el evento a la vez.
Prepara los formularios de adopción, las acreditaciones y la información sobre animales como mínimo el día anterior. Lleva una impresora o copias de respaldo por si cambia una inscripción.
Comprueba los alojamientos y el material de cuidado antes de recibir a los animales: agua, comida, mantas, correas, cajas de transporte y areneros deben estar colocados y etiquetados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de reubicación?: Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los animales y las inscripciones. Durante la última semana debes cerrar voluntarios, transportes, entrevistas y materiales impresos.
¿Cuándo debo publicar el formulario de inscripción?: Publícalo después de confirmar la fecha y la ubicación y de recopilar los perfiles básicos de los animales. Procura dejarlo abierto entre 10 y 14 días para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se preparan las jaulas y los alojamientos de los animales?: Monta y revisa los alojamientos el mismo día, antes de que lleguen los animales, y deja preparado el material al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba que cada espacio tenga agua, identificación y los accesorios necesarios.
¿Cuánto tiempo antes hay que enfriar las bebidas y preparar la compra?: Haz la compra entre 1 y 2 días antes y enfría las bebidas la víspera. El día del evento revisa las cantidades, coloca los vasos y platos y deja las bandejas de servicio listas antes del montaje final.

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