Zo organiseer je een herfstwandeling

Begin niet met de soep, maar met de route en de eindlocatie. Controleer het wandelpad zelf, leg een alternatief vast en bepaal hoeveel deelnemers je aankunt. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en routekaarten. In de laatste week regel je de houdbare voorraad en materialen; pas op de dag zelf haal je verse boodschappen en bereid je de soep. Zo voorkom je dat ontbrekende routebordjes, lege walkietalkies of een late weerswijziging de wandeling verstoren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Eindlocatie reserveren
3
Wandelroute inspecteren
2 personen
4
Route en alternatief vastleggen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Deelnamebevestigingen versturen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
9
Routekaarten ontwerpen
10
Weersverwachting controleren
11
Routebordjes voorbereiden
2 personen
12
Routekaarten afdrukken
13
Voorraad niet-bederfelijk inkopen
2 personen
14
Materialen controleren
2 personen
15
Walkietalkies opladen
16
Verse boodschappen doen
2 personen
17
Soep bereiden
2 personen
18
Snacks en brood klaarzetten
2 personen
19
Deelnemerslijst afdrukken
20
Weersverwachting definitief controleren
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Soep en dranken klaarzetten
3 personen
26
Routebordjes plaatsen
3 personen
27
Checkpointmateriaal plaatsen
3 personen
28
Verlichting installeren
2 personen
29
Route en veiligheidsmiddelen controleren
3 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
4 personen
32
Deelnemers registreren
3 personen
33
Startinstructie geven
2 personen
34
Wandeling begeleiden
6 personen
35
Checkpoints bemannen
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Soep en brood serveren
3 personen
38
Deelnemers opvangen bij aankomst
3 personen
39
Servies en afval verzamelen
2 personen
40
Verlichting controleren
41
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen
43
Partytenten afbouwen
4 personen
44
Routebordjes verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen registreren
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buitenbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Mokkenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Catering

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Herfstkransenaantal 4
Pompoenenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 60
Routebordjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Klembordenaantal 4
Walkietalkiesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Tips

Inspecteer de route minstens 2 weken vooraf en noteer modderige stukken, afgesloten paden en plekken waar routebordjes of pionnen nodig zijn. Leg meteen een alternatief vast voor slecht weer of een onbegaanbaar deel.
Verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 3 dagen voor de wandeling en stuur daarna deelnamebevestigingen. Vraag bij de aanmelding ook dieetwensen uit, zodat je soep, brood en snacks niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan vrijwilligers per taak en geef de routekaarten, klemborden en walkietalkies vooraf uit. Laad de walkietalkies de avond ervoor op en controleer of iedere post een veiligheidshesje en toegang tot een EHBO-koffer heeft.
Doe de houdbare boodschappen en materiaalcontrole eerder in de week; haal verse boodschappen pas op de laatste dag. Controleer naast servies en thermoskannen ook verlengsnoeren, stekkerdozen, waterkokers en koelboxen.
Houd de weersverwachting twee keer in de gaten: eerst enkele dagen vooraf en definitief op de ochtend zelf. Bouw partytenten, tafels en de registratietafel ruim vóór de ontvangst op en zet soep en dranken pas daarna klaar, zodat deelnemers niet wachten bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstwandeling organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de eindlocatie, route-inspectie en uitnodigingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor aanmeldingen, materiaalcontrole en de boodschappen.
Wanneer moet ik de route van een herfstwandeling controleren?: Inspecteer de route minstens 2 weken vooraf en controleer haar opnieuw kort voor het evenement. Kijk op de ochtend zelf nog naar water, modder, omgevallen takken en tijdelijke afsluitingen.
Wanneer moet ik soep maken voor een herfstwandeling?: Bereid de soep op de dag van de wandeling en houd haar warm in soepketels of thermoskannen. Zet kommen, mokken, brood en snacks pas klaar nadat de tafels en de registratietafel zijn ingericht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herfstwandeling?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de registratie, 1 voor de catering en per splitsing of belangrijke routepost 1 begeleider. Voeg bij grotere groepen een extra achterloper toe die controleert of niemand achterblijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.