Organiser une promenade d'automne, étape par étape

Une promenade d'automne réussie se prépare d'abord sur le terrain, pas autour de la table d'inscription. Commencez par inspecter l'itinéraire, prévoyez une alternative et fixez le lieu d'arrivée avant d'envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre de participants, leurs besoins alimentaires et le nombre de bénévoles nécessaires. Gardez enfin une marge pour la météo, l'installation des tentes et le service de la soupe à l'arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Réserver le lieu d’arrivée
3
Inspecter l'itinéraire de randonnée
2 personnes
4
Définir l'itinéraire et l'alternative
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Envoyer les confirmations de participation
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
9
Concevoir les cartes d'orientation
10
Vérifier les prévisions météo
11
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
13
Acheter des stocks non périssables
2 personnes
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Recharger les talkies-walkies
16
Faire les courses de produits frais
2 personnes
17
Préparer la soupe
2 personnes
18
Préparer les snacks et le pain
2 personnes
19
Imprimer la liste des participants
20
Vérifier définitivement les prévisions météo
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Préparer la soupe et les boissons
3 personnes
26
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
27
Installer le matériel de checkpoint
3 personnes
28
Installer l'éclairage
2 personnes
29
Vérifier l’itinéraire et le matériel de sécurité
3 personnes
30
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

31
Accueillir les participants
4 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Donner les consignes de départ
2 personnes
34
Encadrer la promenade
6 personnes
35
Assurer les points de contrôle
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir la soupe et le pain
3 personnes
38
Accueillir les participants à leur arrivée
3 personnes
39
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
40
Vérifier l'éclairage
41
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

42
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
43
Démonter les tentes de réception
4 personnes
44
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Inventorier le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Bancs d'extérieurqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tassesqté 60
Bol à soupeqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Catering

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Courses

Équipement

Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8

Décoration

Couronnes d’automneqté 4
Courgesqté 12
Nappesqté 6

Matériel de promenade

Cartes d'itinéraireqté 60
Panneaux d’orientationqté 20
Cônesqté 12
Presse-papiersqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Conseils

Inspectez l'itinéraire plusieurs jours avant l'envoi des invitations et testez aussi l'alternative. Vérifiez les passages glissants, les croisements et les endroits où un panneau ou un cône sera nécessaire.
Fixez une date limite d'inscription au moins 7 jours avant la promenade. Vous pourrez ainsi envoyer les confirmations, recueillir les besoins alimentaires et imprimer une liste fiable des participants.
Répartissez les bénévoles par postes, plutôt que de les mobiliser uniquement le jour même. Prévoyez notamment des personnes pour l'accueil, l'orientation sur le parcours et le service à l'arrivée.
Contrôlez la météo une première fois quelques jours avant, puis une dernière fois la veille. Une décision tardive sur les tentes, les lampes LED ou l'itinéraire de repli complique tout le transport du matériel.
Préparez séparément le matériel de marche et celui de l'arrivée. Chargez les talkies-walkies, regroupez les cartes, les panneaux et les trousses de premiers secours, puis installez les tables, les chaises et les tentes avant l'arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps avant faut-il préparer une promenade d'automne ?: Commencez la préparation au moins 3 semaines avant la date prévue. Inspectez le parcours et réservez le lieu d'arrivée en premier, puis envoyez les invitations dès que l'itinéraire et l'horaire sont fixés.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant la promenade. Ce délai laisse le temps de traiter les réponses, de confirmer les participants, d'adapter les quantités de soupe et de répartir les bénévoles.
Que prévoir en cas de pluie pour une promenade d'automne ?: Décidez au plus tard la veille si l'itinéraire alternatif sera utilisé. Prévoyez des tentes de réception à l'arrivée, des lampes ou lanternes si la lumière baisse, et gardez les cartes et listes dans des porte-blocs protégés.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser la promenade ?: Répartissez les bénévoles sur au moins 3 fonctions : accueil, orientation et service à l'arrivée. Ajoutez une personne responsable de la coordination et des talkies-walkies dès que le groupe est réparti sur plusieurs points du parcours.

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