LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde herfstmiddag

Een herfstmiddag vraagt om meer voorbereiding dan alleen soep, koffie en wat versiering. Je moet vooraf de zaal, het programma en de aanmeldingen op elkaar afstemmen, inclusief dieetwensen en toegankelijkheid. Op de dag zelf draait veel om een logische opbouw: eerst de ruimte en techniek, daarna buffet en decoratie, en pas dan de ontvangst. Deze checklist bevat 45 taken en 39 spullen, zodat je niets vergeet bij het organiseren van een middag met eten, activiteiten en bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Zaal reserveren

  • Programma vastleggen

    2 personen

  • Muziek samenstellen

  • Toegankelijkheid controleren

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Sleutels ophalen

  • Ruimte en toiletten controleren

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Programma's printen

  • Herfstdecoratie voorbereiden

    2 personen

  • Soep en hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Buffet en koffiehoek inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Verlichting testen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    4 personen

  • Jassen aannemen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Herfstquiz begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Muziek en dans begeleiden

    2 personen

  • Soep en brood serveren

    4 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Dessert en koffie serveren

    3 personen

  • Tafels tussentijds afruimen

    3 personen

  • Spills en afval opruimen

    2 personen

  • Afscheid en vertrek begeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Eten en drinken opruimen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Ruimte en keuken schoonmaken

    3 personen

  • Afval wegbrengen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 2
  • Kapstokkenaantal 2
  • Tafellinnenaantal 10

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Glazenaantal 80
  • Bordenaantal 80
  • Soepkommenaantal 60
  • Messenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Lepelsaantal 70
  • Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

  • Herfstbladerenaantal 6
  • Tafeldecoratiesaantal 10
  • Pompoenenaantal 12
  • Kaarsenaantal 30
  • Theelichthoudersaantal 15
  • Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Geluidsinstallatie
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 4

Keuken

  • Soepketelsaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 10
  • Dienbladenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3

Verlichting

  • Snoerverlichtingaantal 4
  • Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Afvalzakhoudersaantal 4
  • Afwasteilaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen direct. Vraag daarbij meteen naar dieetwensen, zodat je vóór de boodschappen weet hoeveel soep, hapjes en alternatieven nodig zijn.
  • Plan de opbouw minstens 2 uur vóór de ontvangst. Zet tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken klaar en controleer daarna de toiletten, verlichting en toegankelijkheid.
  • Test geluidsinstallatie, microfoon, koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers binnenkomen. Leg verlengsnoeren veilig en houd minstens 30 minuten over voor een tweede controle.
  • Zet soep, dranken, servies en bestek niet pas tijdens de ontvangst klaar. Richt het buffet en de koffiehoek minimaal 45 minuten vooraf in en gebruik thermoskannen of soepketels om de bediening vlot te houden.
  • Geef vrijwilligers vóór de start een korte taakverdeling van 10 minuten. Bespreek wie bezoekers ontvangt, jassen aanneemt, koffie en thee serveert en waar naamkaartjes en programma’s liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een herfstmiddag organiseren?
Reserveer de zaal bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de middag, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een herfstmiddag op te bouwen?
Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie en techniek. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor het testen van verlichting, geluid en koffieapparatuur.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een herfstmiddag verzamelen?
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit, uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer ze nog een keer voordat je boodschappen doet en de soep en hapjes voorbereidt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een herfstmiddag?
Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en jassen, 1 voor koffie en thee en 1 voor het buffet. Bij een grotere groep voeg je per extra taak een vrijwilliger toe en instrueer je iedereen 10 minuten voor de start.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!