La checklist pour un après-midi d’automne bien organisé
Un après-midi d’automne demande surtout une bonne préparation du lieu, du buffet et de l’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis les invitations et les inscriptions jusqu’au rangement final. Prévoyez la soupe, les amuse-bouches, le café et les boissons assez tôt pour ne pas les gérer pendant l’arrivée des visiteurs. La vérification de l’accessibilité, des toilettes, de l’éclairage et du matériel audio évite aussi les mauvaises surprises le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la salle
Définir le programme
2 personnes
Composer la musique
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Répartir les bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer la décoration d’automne
2 personnes
Préparer la soupe et les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le coin café
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer le quiz d’automne
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la musique et la danse
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Ramasser les éclaboussures et les déchets
2 personnes
Accompagner les départs
3 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace et la cuisine
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 10
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Bol à soupeqté 60
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillèresqté 70
- Louchesqté 8
Décoration
- Feuilles d'automneqté 6
- Décorations de tableqté 10
- Courgesqté 12
- Bougiesqté 30
- Porte-bougies chauffe-platqté 15
- Badges nominatifsqté 60
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Système de sonorisation
- Microphone
- Rallongesqté 4
Cuisine
- Marmites à soupeqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Plateauxqté 6
- Verres doseursqté 2
- Glacièresqté 3
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampadairesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Supports de sacs poubelleqté 4
- Bac à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez les invitations au moins trois semaines avant la date, puis fixez une échéance d’inscription une semaine avant afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de personnes.
- Réservez la salle dès que la date est choisie et vérifiez au moins 10 jours avant l’événement l’accès, les toilettes, les tables, les chaises et les porte-manteaux.
- Préparez le programme, la musique, les badges et les feuilles imprimées la veille. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
- Le jour même, prévoyez environ deux heures pour installer les tables, le buffet, le coin café, la décoration, l’éclairage et le système de sonorisation, puis testez le microphone et les rallonges avant l’arrivée du public.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez la soupe suffisamment tôt pour la maintenir chaude. Placez séparément bols, louches, assiettes, couverts, tasses et verres afin de fluidifier le service.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un après-midi d’automne ?
- Envoyez-les environ trois semaines avant l’événement. Demandez une réponse au plus tard sept jours avant, afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant les courses.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Comptez environ deux heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le coin café, la décoration et le matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour le briefing des bénévoles et les derniers contrôles.
- Quand préparer la soupe et les amuse-bouches ?
- Préparez les éléments qui se conservent la veille et terminez la soupe le jour même, avec assez de temps pour la garder chaude avant l’accueil. Sortez la vaisselle et les plateaux au moins 30 minutes avant le service.
- Que vérifier avant l’arrivée des visiteurs ?
- Faites un contrôle final 30 minutes avant l’ouverture : clés, toilettes, accessibilité, éclairage, sonorisation, badges, vestiaire, boissons et buffet. Vérifiez aussi que les bénévoles savent qui accueille, qui prend les vestes et qui sert le café et le thé.
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