Zo organiseer je een herfstmarkt

Begin met de datum en het terrein, en werk daarna in drie lijnen: regelgeving, deelnemers en inrichting. Controleer vroeg welke vergunningseisen gelden en reserveer marktkramen en partytenten voordat je standhouders uitnodigt. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en kinderactiviteiten in één overzicht. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, materialen ophalen en de opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat je op de ochtend zelf nog sleutels, tafels of een indeling moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Marktkramen reserveren
3
Vergunningseisen controleren
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kinderactiviteiten vastleggen
2 personen
9
Muziekafspeellijst samenstellen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
12
Standhouders informeren
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen ophalen
3 personen
18
Locatie en sleutels controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen sorteren
3 personen
20
Versiering voorbereiden
3 personen
21
Standhouders herinneren
22
Terrein afzetten
3 personen
23
Marktkramen plaatsen
5 personen
24
Partytenten opbouwen
5 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Kraamnummers ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Stroompunten testen
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
3 personen
32
Soep en warme drank voorbereiden
4 personen
33
Hapjes voorbereiden
4 personen
34
Servies klaarzetten
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Informatietafel inrichten
2 personen
37
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
38
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen

Event

39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Informatietafel bemannen
2 personen
42
Koffie en thee serveren
3 personen
43
Soep serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Eettafels schoonhouden
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
49
Herfstspel begeleiden
2 personen
50
Muziek bedienen
51
Toezicht bij kabels houden
52
Verlichting inschakelen
53
Standhouders uitzwaaien
2 personen
54
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Kassa afsluiten
2 personen
56
Overgebleven eten koelen
3 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Kramen en tenten afbreken
5 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
3 personen
62
Verlichting afkoppelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
68
Borg en betalingen afhandelen
69
Gevonden voorwerpen sorteren
70
Standhouders nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Klapbankenaantal 12
Kraambladenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiebekersaantal 250
Soepkommenaantal 180
Bordenaantal 220
Messenaantal 220
Vorkenaantal 220
Lepelsaantal 220
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Pompoenenaantal 35
Herfstbladerenaantal 10
Strobalenaantal 12
Jutezakkenaantal 15
Slingersaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 18
Tafeldecoratiesaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Soepketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8
Handkarrenaantal 2

Keuken

Soepkommenbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 18
Serveerlepelsaantal 12
Thermometersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk een week vooraf vast. Noteer per standhouder de plek, benodigde tafelruimte en eventuele stroombehoefte; stuur die indeling daarna samen met de praktische informatie door.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Controleer eerst locatie en sleutels, zet daarna het terrein af, plaats de marktkramen en bouw vervolgens de partytenten op voordat tafels en stoelen worden verdeeld.
Vraag standhouders niet alleen om hun aanmelding, maar verzamel ook dieetwensen en bijzonderheden in hetzelfde overzicht. Stuur drie tot vijf dagen vooraf een herinnering met aankomsttijd, plek en wat zij zelf meenemen.
Maak de weerscontrole twee keer: een eerste controle ongeveer een week vooraf en een definitieve controle de dag ervoor. Houd voor regen een alternatief klaar voor kinderactiviteiten en bescherm decoratie zoals pompoenen, herfstbladeren en krijtborden.
Tel servies en drankmateriaal per gebruiksmoment, niet alleen per gast. Zet herbruikbare bekers, koffie- en soepbekers, borden en bestek apart klaar en controleer thermoskannen, waterkannen en koffiezetapparaten vóór de boodschappen worden gedaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herfstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, terrein, vergunningseisen en het reserveren van marktkramen. Benader standhouders daarna direct, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt weet hoeveel plekken nodig zijn.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een herfstmarkt?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur alle bevestigde standhouders 3 tot 5 dagen voor de markt een herinnering met de plattegrond en aankomstinformatie.
Wanneer bouw je de kramen en tenten op?: Plan de opbouw op de dag zelf minstens 2 tot 3 uur voor opening, afhankelijk van de locatie en het aantal kramen. Controleer eerst sleutels en terrein, zet daarna af en bouw pas vervolgens kramen, partytenten, tafels en zitplaatsen op.
Hoe bereid je een herfstmarkt voor op regen?: Controleer de weersverwachting een week vooraf en nogmaals 24 uur voor aanvang. Reserveer voldoende partytenten en bepaal uiterlijk de dag ervoor waar kinderactiviteiten, eten en kwetsbare decoratie droog kunnen staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.