Organiser un marché d’automne sans rien laisser au dernier moment

Un marché d’automne se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifiez les autorisations nécessaires et réservez les stands avant de contacter les exposants. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires, les activités pour enfants et les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à confirmer, vérifier la météo et réunir le matériel : tentes, tables, chaises, signalétique et décoration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain
2 personnes
2
Réserver les stands du marché
3
Vérifier les exigences de permis
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver les activités pour enfants
2 personnes
9
Composer la playlist
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
12
Informer les exposants
13
Créer le plan
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Récupérer le matériel
3 personnes
18
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
19
Trier les tables et les chaises
3 personnes
20
Préparer la décoration
3 personnes
21
Rappeler les exposants
22
Balisage du site
3 personnes
23
Installer les stands du marché
5 personnes
24
Monter les tentes de réception
5 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
28
Suspendre la décoration
4 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Tester les prises de courant
2 personnes
31
Mettre en place le point café
3 personnes
32
Préparer la soupe et les boissons chaudes
4 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Aménager le stand d’information
2 personnes
37
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
38
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Servir le café et le thé
3 personnes
43
Servir la soupe
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
49
Animer le jeu d’automne
2 personnes
50
Gérer la musique
51
Assurer la surveillance des câbles
52
Allumer l’éclairage
53
Dire au revoir aux exposants
2 personnes
54
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Clôturer la caisse
2 personnes
56
Réfrigérer les restes
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Démonter les stands et les tentes
5 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Débrancher l’éclairage
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Gérer la caution et les paiements
69
Trier les objets trouvés
70
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs pliantsqté 12
Nappes de standqté 12
Nappesqté 18
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Gobelets à caféqté 250
Bol à soupeqté 180
Assiettesqté 220
Couteauxqté 220
Fourchettesqté 220
Cuillèresqté 220
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Courgesqté 35
Feuilles d'automneqté 10
Balles de pailleqté 12
Sacs en juteqté 15
Guirlandesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 18
Décorations de tableqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8
Chariots à mainqté 2

Cuisine

Paniers à bols à soupeqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12
Thermomètresqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et la date au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Les autorisations et la réservation des stands prennent souvent plus de temps que prévu.
Contactez les exposants dès que le terrain est confirmé, puis envoyez un rappel 7 jours avant l’événement avec les horaires d’arrivée, le plan et les consignes d’installation.
Prévoyez un responsable pour 5 à 8 bénévoles et répartissez les missions avant le jour J : accueil, montage des stands, orientation du public, ravitaillement et rangement.
Préparez le plan du site au moins 3 jours avant l’ouverture. Indiquez l’emplacement des stands, des tentes, des tables, des activités pour enfants et des zones de circulation.
Faites l’inventaire du matériel 48 heures avant : tables, chaises pliantes, nappes, gobelets réutilisables, thermos, carafes d’eau et éléments de décoration. Vérifiez aussi les clés et l’accès au lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’automne ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le terrain, vérifier les permis, réserver les stands, recruter les bénévoles et gérer les inscriptions sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d’automne ?: Contactez-les dès que la date et le terrain sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant. Envoyez ensuite un rappel une semaine avant avec les horaires, le plan et les besoins d’installation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez environ 1 bénévole pour 5 à 8 personnes mobilisées sur l’organisation et l’accueil. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les exposants et une pour coordonner le montage et le rangement.
Quand installer les stands et les tentes ?: Préparez le matériel et vérifiez le lieu la veille si l’accès est possible. Le jour même, commencez l’installation des tentes, des tables et de la signalétique au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.