Zo organiseer je een herfstbruiloft
Begin met de trouwdatum, locatie en ceremoniemeester; die drie keuzes bepalen de rest van je planning. Reserveer daarna tijdig de fotograaf, muziek, catering, bloemen en taart, zodat je in de laatste weken niet hoeft te improviseren. Werk met een actuele gastenlijst, verzamel dieetwensen en maak de tafelindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Een herfstbruiloft vraagt daarnaast om een concreet plan voor regen, kou en vroege duisternis.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Trouwdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
2 personen
- 3
Ceremoniemeester aanwijzen
2 personen
- 4
Fotograaf reserveren
2 personen
- 5
Muziek regelen
2 personen
- 6
Catering reserveren
2 personen
- 7
Bloemen bestellen
2 personen
- 8
Taart bestellen
2 personen
- 9
Gastenlijst opstellen
2 personen
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 14
Tafelindeling maken
2 personen
- 15
Draaiboek afdrukken
2 personen
- 16
Leveringen bevestigen
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Laatste gastenlijst bijwerken
2 personen
- 19
Leveranciers bellen
2 personen
- 20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Taart ophalen
2 personen
- 24
Bloemen ophalen
2 personen
- 25
Decoratie sorteren
3 personen
- 26
Locatie inspecteren
2 personen
- 27
Ceremonieruimte markeren
3 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Ceremoniestoelen plaatsen
3 personen
- 31
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
- 32
Servies klaarzetten
3 personen
- 33
Bestek klaarleggen
3 personen
- 34
Glazen klaarzetten
3 personen
- 35
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
- 36
Versiering ophangen
4 personen
- 37
Herfstbloemstukken plaatsen
3 personen
- 38
Lichtjes ophangen
3 personen
- 39
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
- 40
Muziek testen
2 personen
- 41
Buffet opbouwen
4 personen
- 42
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 43
Koffiehoek inrichten
2 personen
- 44
Garderobe inrichten
2 personen
- 45
Toiletten controleren
2 personen
- 46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 47
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
- 48
Catering ontvangen
3 personen
- 49
Leveringen controleren
2 personen
- 50
Bruidsboeket klaarleggen
Event
- 51
Ceremonie begeleiden
3 personen
- 52
Gasten ontvangen
3 personen
- 53
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 54
Groepsfoto begeleiden
2 personen
- 55
Hapjes serveren
3 personen
- 56
Dranken bijvullen
2 personen
- 57
Buffet openen
2 personen
- 58
Buffet bijvullen
3 personen
- 59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 60
Borden afruimen
3 personen
- 61
Bruidstaart aansnijden
2 personen
- 62
Koffie en thee serveren
3 personen
- 63
Dansvloer vrijmaken
2 personen
- 64
Avondhapjes serveren
3 personen
- 65
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 66
Restanten koelen
2 personen
- 67
Afval verzamelen
3 personen
- 68
Servies verzamelen
3 personen
- 69
Tafels afruimen
4 personen
- 70
Decoratie verwijderen
4 personen
- 71
Stoelen stapelen
3 personen
- 72
Tafels inklappen
4 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Locatie schoonmaken
4 personen
- 75
Koelboxen legen
2 personen
- 76
Bruikbare restanten verdelen
2 personen
- 77
Huurmaterialen verzamelen
3 personen
- 78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 79
Afval wegbrengen
2 personen
- 80
Garderobeartikelen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Ronde tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Ceremoniestoelenaantal 10
- Garderoberekkenaantal 2
- Krukkenaantal 8
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 120
- Champagneglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Dinermessenaantal 100
- Dinervorkenaantal 100
- Dessertvorkenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Geluidsmixer
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 10
Decoratie
- Tafellopersaantal 10
- Stoffen servettenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 90
- Menukaartenaantal 12
- Welkomstbord
- Tafelkaartjesaantal 10
- Glazen vaasjesaantal 30
- Kunstbladerenaantal 40
- Pompoenenaantal 20
- Dienbladenaantal 8
- Fotolijstjesaantal 12
- Plakstripsaantal 4
- Tafelnummersaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalzakkenaantal 50
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk twee weken voor de bruiloft een leveranciersronde: bevestig bezorgtijden, contactpersonen en wie de taart en bloemen ophaalt. Zet deze afspraken ook in het draaiboek van de ceremoniemeester.
- Controleer de weersverwachting zeven dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Leg vast waar gasten bij regen naar binnen gaan en waar garderoberekken, stoelen en eventuele buitenopstelling komen te staan.
- Maak de tafelindeling pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd bij het klaarzetten rekening met aparte borden, glazen, bestek en serveermateriaal voor diner, dessert en koffie.
- Koel dranken niet allemaal tegelijk als de ruimte weinig capaciteit heeft. Gebruik koelboxen en ijsblokbakken voor de eerste voorraad en zet de rest volgens het draaiboek koud; reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon.
- Sorteer decoratie, servies en keukenmateriaal per onderdeel voordat de opbouw begint. Leg warmhoudbakken, serveerschalen, tangen, thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers bij de juiste uitgifteplek, zodat de catering niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een herfstbruiloft organiseren en leveranciers boeken?
- Leg de trouwdatum en locatie bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf vast. Reserveer fotograaf, muziek, catering, bloemen en taart daarna zo snel mogelijk; controleer uiterlijk 6 weken voor de bruiloft of alle afspraken nog kloppen.
- Hoe maak je een draaiboek voor een herfstbruiloft?
- Werk vanaf de ceremonie terug en noteer per onderdeel een tijd, verantwoordelijke en locatie. Druk het draaiboek 2 tot 3 dagen vooraf af en geef een exemplaar aan de ceremoniemeester en de belangrijkste leveranciers.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een herfstbruiloft?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor de trouwdag en zet een uiterste aanmelddatum 4 tot 6 weken vooraf. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor de tafelindeling en het doorgeven van dieetwensen aan de catering.
- Hoe bereid je een herfstbruiloft voor op slecht weer?
- Maak uiterlijk 2 weken vooraf een binnenplan met ruimte voor de ceremonie, garderobe en ontvangst. Controleer de verwachting 7 dagen en 24 uur vooraf en wijs één persoon aan die bij regen of kou de omschakeling uitvoert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!