Zo organiseer je een herdenkingspicknick

Een herdenkingspicknick vraagt om een rustige volgorde: regel eerst de locatie en toestemming, leg daarna het programma en de gastenlijst vast. Verzamel op tijd foto’s, herinneringen en dieetwensen, zodat het samenzijn persoonlijk én praktisch blijft. Plan de boodschappen en koeling niet pas op de dag zelf. Op locatie draait alles om een duidelijke indeling, een eenvoudig buffet en een programma dat ruimte laat voor gesprekken en stilte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Programma afstemmen
2 personen
9
Herinneringen verzamelen
2 personen
10
Foto's selecteren
2 personen
11
Muziek samenstellen
12
Sprekers bevestigen
13
Programma afdrukken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Koelproducten ophalen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Salades voorbereiden
2 personen
19
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Picknickmanden vullen
2 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Herinneringstafel inrichten
2 personen
29
Fotocollage plaatsen
2 personen
30
Geluidsapparatuur testen
2 personen
31
Kaarsen en lantaarns plaatsen
2 personen
32
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

33
Gasten ontvangen
3 personen
34
Programma uitdelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Herdenkingsprogramma begeleiden
2 personen
37
Muziek afspelen
38
Buffet openen
2 personen
39
Hapjes en salades serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Buffet aanvullen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Kaarsmoment begeleiden
2 personen
44
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Eten verpakken
2 personen
46
Servies verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Afval wegbrengen
2 personen
52
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Koelboxen schoonmaken
2 personen
55
Herinneringsmateriaal veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Picknickkleedaantal 12
Buffettafelaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3

Decoratie

Herinneringskaartenaantal 70
Fotolijstenaantal 12
Fotocollagebordenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Witte tafellopersaantal 8
LED-kaarsenaantal 30
Windlichtenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie minstens enkele weken vooraf op vergunningen, toegang, toiletten en een alternatief bij regen. Een partytent alleen is niet genoeg als tafels, stoelen en eten niet droog kunnen blijven.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma in grote lijnen vaststaan. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en bijdragen aan het herinneringsmoment; stuur ongeveer een week vooraf een herinnering.
Leg foto’s, herinneringen en muziek uiterlijk enkele dagen tevoren vast. Bevestig sprekers en verzamel hun bijdragen, zodat het programma op de dag zelf niet afhankelijk is van last-minute telefoontjes.
Koel dranken en producten afzonderlijk en haal koelproducten zo laat mogelijk op. Zet salades, hapjes, brood en beleg pas vlak voor de start klaar en gebruik aparte serveerschalen en serveerbestek.
Inspecteer de plek op de ochtend zelf en richt eerst de looproute in: tafels, buffet, zitplaatsen en picknickkleedjes. Plaats herinneringskaarten, fotolijsten, fotocollageborden en LED-kaarsen daarna pas, zodat ze tijdens het opbouwen niet beschadigen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een herdenkingspicknick organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met locatie, vergunning en uitnodigingen. Plan het programma, de foto’s en de boodschappen uiterlijk 1 week van tevoren.
Wat regel je als eerste voor een herdenkingspicknick?: Reserveer eerst de locatie en controleer direct of een vergunning nodig is. Leg daarna de datum, het programma en de manier van aanmelden vast.
Wanneer zet je eten en drinken klaar voor een herdenkingspicknick?: Zet dranken kort voor aanvang koud en haal gekoelde producten zo laat mogelijk op. Bereid salades en hapjes dezelfde dag, maar laat ze tot het serveren gekoeld.
Hoe maak je een herdenkingspicknick persoonlijk?: Werk met een kort programma waarin sprekers, foto’s, herinneringskaarten en muziek elkaar afwisselen. Verzamel bijdragen uiterlijk enkele dagen vooraf en houd ruimte voor gesprekken zonder vast programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.