So organisierst du eine Gedenkpicknick
Bei einer Gedenkpicknick kommt es auf einen ruhigen Ablauf und gute Vorbereitung an. Beginne mit dem Ort, einer möglichen Genehmigung und der Gästeliste, bevor du Programm und Verpflegung planst. Persönliche Erinnerungen, Fotos und Beiträge brauchen oft länger als gedacht. Am Veranstaltungstag solltest du Kühlung, Sitzplätze, Schatten und den Aufbau frühzeitig prüfen, damit die gemeinsame Zeit nicht durch fehlende Kleinigkeiten unterbrochen wird.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigung prüfen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Erinnerung senden
- 8
Programm abstimmen
2 Personen
- 9
Erinnerungen sammeln
2 Personen
- 10
Fotos auswählen
2 Personen
- 11
Musik zusammenstellen
- 12
Referenten bestätigen
- 13
Programm drucken
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Salate vorbereiten
2 Personen
- 19
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Picknickkörbe füllen
2 Personen
- 22
Location inspizieren
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Picknickdecken auslegen
2 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Erinnerungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Fotocollage aufhängen
2 Personen
- 30
Tonanlage testen
2 Personen
- 31
Kerzen und Laternen aufstellen
2 Personen
- 32
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
- 33
Gäste empfangen
3 Personen
- 34
Programm verteilen
2 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 36
Gedenkprogramm begleiten
2 Personen
- 37
Musik abspielen
- 38
Buffet eröffnen
2 Personen
- 39
Snacks und Salate servieren
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Buffet auffüllen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Kerzenmoment begleiten
2 Personen
- 44
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 45
Essen verpacken
2 Personen
- 46
Geschirr sammeln
3 Personen
- 47
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 48
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 49
Dekoration entfernen
2 Personen
- 50
Location reinigen
4 Personen
- 51
Müll entsorgen
2 Personen
- 52
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Kühlboxen reinigen
2 Personen
- 55
Erinnerungsmaterial sicher aufbewahren
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 55
- PicknickdeckeAnz. 12
- Buffet-TischAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- MesserAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ScherenAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 3
Dekoration
- ErinnerungskartenAnz. 70
- BilderrahmenAnz. 12
- Fotocollage-TafelnAnz. 3
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Weiße TischläuferAnz. 8
- LED-KerzenAnz. 30
- WindlichterAnz. 10
- WimpelketteAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandfegerAnz. 2
- MüllgreiferAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ort mindestens vier bis sechs Wochen vorher und prüfe direkt, ob für Zelt, Tische oder eine öffentliche Fläche eine Genehmigung nötig ist.
- Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vorher und frage dabei Essenswünsche sowie verbindliche Anmeldungen ab. Sende sieben Tage vor der Picknick eine Erinnerung.
- Plane das Programm nicht nur inhaltlich: Bestätige Referenten und Beiträge spätestens eine Woche vorher und sammle Fotos und Erinnerungen so, dass die Auswahl mindestens drei Tage vor dem Termin abgeschlossen ist.
- Bereite Salate, Snacks sowie Brot und Belag am Vortag vor. Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab und stellst Getränke mindestens zwei bis drei Stunden vor Beginn kalt.
- Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn zur Location. Prüfe zuerst den Platz, stelle dann Tische und Stühle auf, lege Picknickdecken aus und richte Buffet, Geschirr, Getränke und Erinnerungsbilder ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Gedenkpicknick planen?
- Beginne etwa sechs Wochen vorher mit der Reservierung des Ortes und der Genehmigungsprüfung. Einladungen sollten ungefähr drei Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann verschickt man die Einladung zu einer Gedenkpicknick?
- Verschicke die Einladung spätestens drei Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung innerhalb von zehn bis vierzehn Tagen, damit du Mengen und Ernährungswünsche planen kannst.
- Was muss man für eine Gedenkpicknick an Essen einplanen?
- Plane Snacks, Salate sowie Brot und Belag so, dass alle angemeldeten Gäste versorgt sind, und erfasse besondere Ernährungswünsche bereits mit der Anmeldung. Bereite vieles am Vortag vor und hole Kühlprodukte am Veranstaltungstag ab.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gedenkpicknick?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für die Kontrolle der Location und den Aufbau. Für Zelt, Tische, Stühle, Decken, Buffet und Erinnerungsdekoration solltest du bei größerer Runde besser zwei Stunden einplanen.
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